Van inkoopfactuur tot goedkeuring, betaling en boekhouding

Een factuur moet de volledige juridische of geregistreerde namen en adressen van jouw bedrijf en de leverancier bevatten, plus de KVK-nummers en btw-identificatienummers. Ook verplicht zijn een uniek opeenvolgend factuurnummer, de leverdatum en een exacte uitsplitsing van bedragen per btw-tarief. Deze gegevens garanderen het recht op btw-aftrek; ontbreken ze, dan riskeer je afkeuring van de aftrek bij een controle.

Koop je een bedrijfsmiddel uitsluitend voor je onderneming, gaat het langer dan een jaar mee en kost het minimaal €450 exclusief btw? Dan mag je het niet direct in het aanschafjaar aftrekken: je moet het op de balans zetten en de kosten via afschrijving over de levensduur verdelen. Aanschaffingen onder dit drempelbedrag boek je direct als kosten.

Nee, er gelden strikte beperkingen: btw op eten en drinken in een horecagelegenheid of geserveerd door een cateraar is in de basis niet aftrekbaar. Voor overige personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken geldt het BUA, het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting: bij uitgaven boven €227 per werknemer per kalenderjaar moet je de al afgetrokken btw corrigeren. Je riskeert anders een naheffing inclusief wettelijke belastingrente.

Bij intracommunautaire verwervingen, goedereninkopen uit een ander EU-land, en bij import verlegt de Belastingdienst de btw-heffing naar je en ontvang je een factuur zonder btw. Je moet zelf de Nederlandse btw berekenen en aangeven in rubriek 4a of 4b; vreemde valuta reken je om tegen de actuele ECB-koers of verkoopkoers. Is de inkoop bestemd voor belaste omzet, dan kun je de btw in dezelfde aangifte aftrekken in rubriek 5b, zodat je per saldo niets betaalt.

Nee, een gewone betaling ontslaat je niet van aansprakelijkheid volgens de Wet ketenaansprakelijkheid (WKA). Voor vrijwaring moet de onderaannemer SNA-gecertificeerd (NEN 4400) zijn en moet je precies 25% van het totale factuurbedrag inclusief btw, of 20% bij btw-verlegging, op diens geblokkeerde g-rekening storten. Voldoe je hier niet aan, dan kan de Belastingdienst of het UWV je direct aansprakelijk stellen voor onbetaalde premies en heffingen van je onderaannemer.

Voor basisgegevens, waaronder je leveranciersadministratie en facturen, geldt in Nederland een fiscale bewaartermijn van 7 kalenderjaren, vanaf het moment dat de gegevens hun actuele waarde verliezen. Gegevens over onroerende zaken, zoals bouwfacturen, moet je 10 jaar bewaren. Voldoe je niet aan de bewaarplicht of vernietig je bestanden te vroeg, dan mag de Belastingdienst bij een controle de bewijslast omkeren: jij moet dan aantonen dat de vaststelling niet klopt.

Te laat btw-aangifte doen of betalen leidt tot zware, directe sancties: de coulancetermijn eindigt 7 kalenderdagen na de formele datum, waarna bij te laat indienen direct een aangifteverzuimboete van €82 volgt. Bij te laat betalen krijg je een betaalverzuimboete van minimaal 3% van het verschuldigde bedrag, met een minimum van €50. Herhaaldelijk te laat indienen of betalen verhoogt ook het incassorisico, met 4,3% invorderingsrente.

Nee, als zzp'er kun je voor fysiek werk in de bouw wel de verleggingsregeling voor onderaanneming gebruiken, maar geen g-rekening openen. De Belastingdienst weigert dit omdat je zonder personeel wettelijk niet inhoudingsplichtig bent voor loonheffingen: je hoeft die niet in te houden en af te dragen.