Software voor crediteurenbeheer vergelijken

Hoe lees je facturen in?

Facturen komen binnen als pdf via e-mail, op papier of via Peppol: een netwerk voor elektronische facturen. Software voor crediteurenbeheer leest facturen in met OCR: automatische tekstherkenning. De software kan ook UBL-bestanden direct verwerken. UBL staat voor Universal Business Language, een vast formaat voor digitale factuurgegevens.

Lever je aan de Rijksoverheid? Dan is een e-factuur verplicht. Een pdf geldt daarbij niet als e-factuur.

Hoe vergelijk je facturen met orders en ontvangsten?

Gebruik je inkooporders? Dan voorkomt driewegvergelijking, ook wel three-way matching, dat je te veel betaalt. Hierbij vergelijkt de software factuurregels met de openstaande order en de geregistreerde goederenontvangst. Scan Sys ImageCapture, Whitevision en Visma Spend Cloud doen dit automatisch.

Eenvoudigere pakketten zoals TriFact365 en Basecone richten zich alleen op herkenning en goedkeuring. Zij ondersteunen standaard geen driewegvergelijking met inkooporders. Daardoor moet je prijs- en hoeveelheidsverschillen handmatig controleren.

Wanneer mag je btw aftrekken?

Als software een factuur herkent en inboekt, heb je niet automatisch recht op btw-aftrek. De Belastingdienst stelt als harde voorwaarden dat de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn en dat de factuur aan alle wettelijke factuureisen voldoet.

Wie moet welke factuur goedkeuren?

Om ongeoorloofde uitgaven te voorkomen, stel je goedkeuringsschema's in. Je kunt die baseren op:

• De leverancier.
• De kostenplaats: de afdeling of het onderdeel waaraan je kosten toewijst.
• Het project.
• Het factuurbedrag.

Zo komen facturen automatisch bij de juiste budgethouder terecht voor akkoord.

Er is geen wettelijke verplichting om elke mkb-factuur door twee personen te laten goedkeuren. Je kunt dit zelf vastleggen als interne controlemaatregel in je procuratieregeling. Daarin staat wie welke uitgaven mag goedkeuren.

Welke blokkades en limieten gelden?

Pakketten zoals Zenvoices Pro ondersteunen goedkeuringsschema's met meerdere stappen. Ze geven nog niet goedgekeurde facturen automatisch een tijdelijke betalingsblokkade in het gekoppelde boekhoudpakket.

Let op de technische limieten. Basecone Autorisatie management heeft bijvoorbeeld een grens van maximaal 25 goedkeuringsroutes. Dat kan een beperking zijn als je veel afdelingen of uitzonderingsroutes hebt.

Blue10 MKB stuurt facturen automatisch naar de juiste persoon en biedt goedkeuringslimieten met een onbeperkt aantal gebruikers. Dat is handig als veel medewerkers af en toe facturen moeten goedkeuren.

Is goedkeuren hetzelfde als betalen?

Een factuur vrijgeven voor betaling is niet hetzelfde als de betaling uitvoeren. Veel pakketten voor crediteurenbeheer, ook wel AP-software genoemd, stoppen zodra de factuur is goedgekeurd. Ze sturen die status door naar het boekhoudsysteem.

Bij TriFact365, Basecone, Elvy en Visma Spend Cloud regel je de betaling in je eigen boekhoud- of ERP-pakket. Deze pakketten maken zelf geen betaalbestanden voor de bank.

Welke software bundelt betalingen?

Wil je betalingen centraal voorbereiden vanuit de AP-software? Dan heb je specifiekere opties. Met Bizcuit Boost kun je betaalbatches, oftewel gebundelde betalingen, direct goedkeuren en via een bankkoppeling uitvoeren. Je ziet ook steeds de actuele openstaande facturen en rekeningsaldi.

Zenvoices heeft een aparte Betalen-module. Daarmee maak je verzamelbetalingen aan in een SEPA-bestand (PAIN.001): een betaalbestand voor Europese betalingen. Je moet dit bestand daarna handmatig uploaden in je eigen bankomgeving.

Gebruikt de software toegang tot je bankrekening of start deze betalingen? Controleer dan vooraf of de partij de vereiste vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB) heeft.

Hoe houd je leveranciersgegevens gelijk?

Een efficiënte crediteurenadministratie houdt leveranciersgegevens direct gelijk met je financiële software. Systemen zoals Basecone, Invoice Complete en Scan Sys halen wijzigingen in stamgegevens automatisch op uit je gekoppelde administratie. Stamgegevens zijn de basisgegevens van je leveranciers.

Beheer je leveranciers centraal in je boekhouding, dan voorkom je dubbele invoer. Ook houd je grootboekrekeningen, btw-codes en betalingsafspraken gelijk in alle systemen.

Hoe controleer je op spookfacturen?

OCR-software herkent bedrijfsnamen, btw-nummers en IBAN's. Dat is op zichzelf geen controle van de betrouwbaarheid van een leverancier.

Uitgebreide modules om nieuwe leveranciers op te nemen en te controleren zitten zelden standaard in deze AP-tools. Controleer gewijzigde bankrekeningnummers altijd via je interne controleprocedure voordat je betaalt.

Welk inzicht krijg je in openstaande facturen?

Geen van de vergeleken AP-pakketten heeft een volwaardige module om je toekomstige banksaldo te voorspellen. Ze helpen je wel om je geldstromen te bewaken, met inzicht in openstaande facturen en waarschuwingen.

Invoice Complete geeft bijvoorbeeld een rode waarschuwing bij facturen die binnen 7 dagen vervallen. Bizcuit toont actuele banktransacties en openstaande facturen direct naast elkaar.

Met welke betaaltermijnen moet je rekening houden?

Stem je goedkeuringsroutes af op de betaaltermijnen:

• Als je niets hebt afgesproken, geldt 30 dagen.
• Voor transacties tussen bedrijven geldt maximaal 60 dagen.
• Grote bedrijven moeten het mkb binnen 30 dagen betalen.

Wat gebeurt er met btw bij niet-betalen?

Blijft een leveranciersfactuur 1 jaar na de uiterste betaaldatum onbetaald? Dan eist de Belastingdienst dat je de eerder afgetrokken btw terugbetaalt.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat betaal je per document of pagina?

Let op wat de aanbieder als een document telt:

• TriFact365: €0,18 per document. Elke 5 pagina's tellen als een apart document.
• Basecone: €0,35 per geboekte factuur, bovenop de administratiekosten.
• Bizcuit Boost: een bundel met 30 documenten volgens de abonnementsvoorwaarden. Elk extra document kost €0,15.

Controleer of de getoonde tarieven inclusief of exclusief btw zijn. Bij Bizcuit zijn prijzen inclusief btw, tenzij anders vermeld.

Wat kosten gebruikers en administraties?

Rechten om facturen goed te keuren brengen vaak extra maandlasten mee:

• Basecone: €4,95 per autorisator, de persoon die facturen goedkeurt, per maand. Per administratie betaal je €1,45 per maand.
• TriFact365: €1,65 per extra gebruiker en €3,15 per extra administratie.
• Elvy: onbeperkte documenten, maar licenties per boekhouder die tegelijk werkt. Een extra gelijktijdige boekhouder kost €29 per maand of eenmalig €495.
• Blue10: onbeperkte gebruikers en administraties in het MKB-pakket.

Welke opstartkosten betaal je?

Naast maandelijkse kosten rekenen leveranciers vaak opstartkosten:

• Blue10: eenmalig €500 voor de standaardinrichting en begeleiding.
• Scan Sys ImageCapture, Whitevision en Invoice Complete: inrichting op maat, met opstartkosten op offertebasis.

Wisselt de koppeling gegevens direct uit?

Controleer vooraf hoe de software gegevens uitwisselt. Koppelingen met pakketten zoals Exact Online, AFAS Profit, Twinfield en Visma werken doorgaans via een API-koppeling. Dat is een directe verbinding die basisgegevens en boekingen automatisch gelijk houdt.

Sommige koppelingen werken met bestanden die je op vaste momenten importeert en exporteert, of via een beveiligde bestandsserver. Whitevision ondersteunt die laatste optie bijvoorbeeld. Dit vraagt vaak om handmatige controles tussen beide systemen.

Werkt de koppeling ook met orders en voorraad?

Wil je facturen vergelijken met orders en voorraad? Dan moet de software gegevens kunnen uitwisselen met de inkoop- en logistieke onderdelen van je ERP-pakket, zoals SAP, Microsoft Dynamics of AFAS.

Niet elke koppeling ondersteunt dezelfde functies. Controleer vooraf of de koppeling afzonderlijke factuurregels kan vergelijken. Controleer ook of je financiële administratie betalingsblokkades uit het goedkeuringsproces automatisch overneemt.

Hoe bewaar je je factuurarchief?

Je moet facturen wettelijk 7 jaar bewaren. Voor facturen over onroerende zaken geldt 10 jaar. Digitale facturen moet je in hun oorspronkelijke digitale formaat bewaren.

Controleer bij opzegging hoe je het archief meekrijgt. Blue10 heeft bijvoorbeeld een apart inkijk-abonnement. In het archief staat hiervoor een tarief van €1 per document vermeld.

Vraag altijd een volledige export op van pdf's en auditlogs: overzichten van uitgevoerde handelingen.

Welke looptijden en opzegtermijnen gelden?

Hoe flexibel je contract is, verschilt sterk per leverancier:

• TriFact365 en Basecone: een looptijd van 1 maand met 1 maand opzegtermijn.
• Bizcuit: schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van 1 kalendermaand.
• Whitevision: een eerste contractduur van minimaal 1 jaar. Daarna geldt een opzegtermijn van 1 maand tegen het einde van de maand.
• Scan Sys: voor service- en supportovereenkomsten geldt doorgaans een minimale looptijd van 1 jaar.
• Zenvoices: een dagelijks opzegbaar maandabonnement of een jaarabonnement met een opzegtermijn van 1 maand.