Zakelijke creditcard in de boekhouding: van bon tot afgestemde betaling

Het type kaart bepaalt hoe je transacties op de balans verwerkt. Dat maakt verschil voor een sluitende administratie.

Hoe verwerk je een charge card?

Bij traditionele banken en verstrekkers zoals ICS, Rabobank, ING, ABN AMRO en American Express gebruik je meestal een charge card. De uitgever schiet de betalingen voor en incasseert het totale saldo eens per maand van je zakelijke bankrekening.

Je boekt losse uitgaven direct via een tussenrekening, zoals 'Kruisposten' of 'Creditcard'. Met de maandelijkse bankafschrijving boek je deze schuld in één keer weg. Je bouwt hierbij geen doorlopend krediet op.

Hoe verwerk je debet- en prepaidkaarten?

Kaarten van financiële technologiebedrijven zoals Spendesk, Wise Business, Pleo en Airwallex werken met een vooraf opgeladen saldo of debetstructuur. Je kunt hierbij niet rood staan of geld uitgeven dat niet op de rekening staat.

Je boekt dit saldo als een aparte rekening met beschikbare geldmiddelen aan de activazijde van de balans: de kant met je bezittingen. Geld overmaken naar deze kaart is een interne overboeking, geen kostenpost. De uitgave ontstaat pas bij de pin- of online betaling.

De acceptatie-eisen bepalen of je de gewenste kaart kunt krijgen. Banken stellen andere voorwaarden dan kaartplatforms zonder krediet.

Welke rekening en bedrijfsleeftijd zijn vereist?

De voorwaarden verschillen per aanbieder:

• ABN AMRO: je hebt een bestaande zakelijke rekening nodig. Bestaat je onderneming korter dan twee jaar, dan geldt een bedrijfslimiet van maximaal €500.
• ING: je moet minimaal drie maanden een zakelijke rekening aanhouden met voldoende maandelijkse inkomsten.
• American Express: voor de Business Gold Card heb je minimaal één jaar KvK-inschrijving nodig, een bruto jaarinkomen van ten minste €36.000 en geen negatieve BKR-registratie.

Wanneer geldt een krediettoets of persoonlijke aansprakelijkheid?

Bij kaarten met krediet of uitgestelde betaling beoordeelt de verstrekker of je de betalingen kunt dragen. ING voert bij een eenmanszaak of vof een BKR-toets uit, een controle van je kredietregistratie. Bij een rechtspersoon zoals een bv doet ING dit niet standaard.

Bij American Express en Rabobank teken je vaak voor hoofdelijke aansprakelijkheid van de hoofdkaarthouder naast het bedrijf. Dat betekent dat de hoofdkaarthouder ook persoonlijk voor de hele schuld kan worden aangesproken. Let daarom goed op de aansprakelijkheidsvoorwaarden.

Prepaid- en debetplatforms zoals Wise, Pleo en Airwallex voeren geen krediettoets uit, omdat zij geen krediet verstrekken.

Je bestedingsruimte bepaalt of medewerkers kunnen blijven betalen en betalingen voor softwareabonnementen zonder onderbreking doorgaan.

Welke vaste limieten hanteren banken?

Voor de Rabo BusinessCard van Rabobank gelden deze limieten:

• De standaardlimiet is €5.000.
• In internetbankieren kun je per creditcard een limiet instellen tussen €1.000 en €10.000.
• Een verhoging tot maximaal €50.000 moet je apart aanvragen en laten beoordelen.

Bij ABN AMRO krijgen bedrijven die korter dan twee jaar bestaan maximaal €500 bestedingsruimte. Dit is vaak alleen voldoende voor incidentele online inkopen.

Hoe werken maatwerk en prepaid saldo?

Moss Credit adverteert met kredietlijnen tot €2.500.000 en betaaltermijnen tot 60 dagen. Op aanvraag verstrekt Moss deze zonder onderpand.

Amex Business Gold heeft geen vooraf vastgestelde limiet. De aanbieder past je bestedingsruimte aan op basis van je uitgavenpatroon.

Bij Spendesk, Airwallex en Wise hangt je bestedingsruimte volledig af van het saldo dat je zelf op de rekening of in de digitale portemonnee aanhoudt.

Als je personeel uitgaven doet, wil je controle houden over bonnen en bevoegdheden. Zo voorkom je verrassingen achteraf.

Welke fysieke en virtuele kaarten zijn beschikbaar?

Financiële technologiebedrijven bieden vaak direct virtuele kaarten aan: digitale kaarten zonder fysieke pas. Bij Airwallex en Spendesk kun je kaarten aanmaken per leverancier of project.

De mogelijkheden en kosten verschillen:

• Wise Business: tot drie digitale kaarten per teamlid, tegen €4 eenmalig per extra kaart.
• ICS: €43 per extra Mastercard Business. Traditionele verstrekkers rekenen vaak zulke vaste jaarkosten.
• Amex Business Gold: vier extra kaarten kosteloos in het pakket.

Virtuele functies zoals ICS Payment Control zijn vaak aparte diensten.

Welke gebruikersrechten en limieten kun je instellen?

Pleo biedt individuele kaartlimieten pas vanaf de hogere abonnementspakketten, niet in het instaptarief van €8 per gebruiker per maand. Pleo gebruikt bovendien deels zachte limieten: een betaling die de limiet overschrijdt, gaat nog door. Pas daarna blokkeert de kaart voor volgende transacties.

Voor gebruikers gelden onder meer deze pakketvoorwaarden:

• Moss Debit: maximaal drie gebruikers in de gratis basisversie.
• Airwallex Grow: €49 per maand, inclusief vijf actieve gebruikers voor uitgavenbeheer.

Veel zakelijke creditcardbetalingen gaan naar buitenlandse leveranciers of online softwarediensten die dollars rekenen. Dat leidt tot wisselkoerskosten en koersverschillen in je administratie.

Welke wisselkoersopslag rekent de aanbieder?

• ICS, ING, ABN AMRO en American Express: een vaste koersopslag van 2,5% op betalingen in andere valuta dan de euro.
• Rabobank: een wisselkoersopslag van 2,0% over het omgewisselde bedrag.
• Spendesk: een opslag van 2,99% per valutatransactie.
• Moss: een standaardtarief van 2,0% voor het omwisselen van valuta.
• Pleo: afhankelijk van het pakket een opslag van 2,0%, 1,75% of 1,49%.
• Airwallex: 0,5% boven de interbancaire koers, de koers tussen banken, voor belangrijke valuta's. Bij automatische omwisseling is dit 1,0%.
• Wise Business: valutawissels vanaf 0,2%, afhankelijk van de valuta's die je omwisselt.

Hoe boek je koersverschillen?

Bij betalingen in vreemde valuta rekent de kaartuitgever het bedrag om naar euro's. Boek je een inkoopfactuur in vreemde valuta op de factuurdatum in? Dan ontstaat bij de uiteindelijke afschrijving vaak een klein verschil. Boek dit af op de rekening 'Koersverschillen'.

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan zakelijke aftrekposten. Een creditcardafschrift alleen is geen geldig bewijs voor btw-aftrek.

Welk bewijs heb je nodig voor btw-aftrek?

Je kunt alleen btw aftrekken als je een geldige factuur hebt. Een pinbon of creditcardafschrift toont alleen dat je hebt betaald. Het laat niet zien wat je hebt gekocht of welk btw-tarief geldt.

Een vereenvoudigde factuur is toegestaan tot maximaal €100 inclusief btw, zoals bij tankbonnen. Hierop moeten ten minste staan:

• De datum.
• De naam, het adres en de woonplaats van de leverancier.
• De geleverde goederen.
• Het btw-bedrag.

Bewaar alle documenten minimaal zeven jaar in je administratie.

Wat sturen boekhoudkoppelingen door?

Platforms zoals Pleo sturen via een directe koppeling met Exact Online volledige aankoopgegevens door. Het gaat om de bon, categorie, btw-code en toelichting. Spendesk ondersteunt ook een directe koppeling met btw-codes en inkoopdagboeken, waarin je inkopen registreert.

Traditionele bankkoppelingen richten zich vooral op betaal- en spaarrekeningen. Voorbeelden zijn:

• Rabo BoekhoudKoppeling: €2 per maand.
• ING-koppeling: €3,25 per maand.

Voor creditcardtransacties van ICS, Rabobank of ABN AMRO exporteer je maandelijks een CSV-bestand, een tabelbestand met transactiegegevens. Daarmee stem je de tussenrekening handmatig af.

Naast de vaste maand- of jaarbijdrage kunnen gebruikskosten je totale uitgaven beïnvloeden.

Wat kosten automatisering en extra gebruikers?

Wil je transacties automatisch doorsturen via ICS of ABN AMRO Smart Data Connect naar een financieel systeem? Houd dan rekening met:

• Eenmalige aansluitkosten van €1.500.
• Jaarlijkse gebruikskosten van €1.500.

Bij andere aanbieders gelden onder meer deze kosten:

• Wise Business: eenmalig €60 om een zakelijk account te openen, plus €4 per extra medewerkerskaart.
• Airwallex Grow: €49 per maand, inclusief vijf gebruikers voor uitgavenbeheer.

Welke krediet- en rekeningkosten kunnen gelden?

Bij ICS kunnen rente of boetes volgen als je niet binnen de betaaltermijn betaalt. Bij zelfbetaling is die termijn uiterlijk 21 dagen na maandafsluiting.

Voor aparte vreemde-valutarekeningen kunnen ook kosten gelden voor het aanhouden of beheren van de rekening.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Bij een onterechte afschrijving of niet-geleverde bestelling werkt de afhandeling bij zakelijke kaarten anders dan bij consumentenkaarten.

Welke bescherming heb je als zakelijke klant?

De herziene richtlijn betaaldiensten, PSD2, staat verstrekkers toe om af te wijken van standaard consumentenregels als je de kaart zakelijk gebruikt. Wettelijke beperkingen van je aansprakelijkheid gelden niet automatisch voor zakelijke klanten.

Controleer daarom de voorwaarden van je uitgever over het eigen risico en de meldtermijn bij misbruik of verlies van de kaart.

Hoe verwerk je een betwiste betaling?

Een chargeback is een terugboeking via het creditcardnetwerk. Het is een procedure voor betwiste betalingen, geen gegarandeerde teruggave. Bewaar facturen, afschriften en correspondentie zorgvuldig.

Betwist je een betaling? Laat dan de oorspronkelijke inkoopboeking op de tussenrekening openstaan. Je kunt het betwiste bedrag ook tijdelijk boeken op de post 'Vlottende activa / Betwiste betalingen'. Boek de post pas tegen de tussenrekening weg zodra je de terugbetaling definitief hebt ontvangen.