Zakelijke creditcard voor de bv: vergelijk kaarten op bedrijfsnaam

Kies het juiste betaalmodel

Voor een besloten vennootschap (bv) zijn er vier soorten betaalkaarten. Je keuze bepaalt hoeveel werkkapitaal je vastzet: geld voor de dagelijkse bedrijfsuitgaven. Ook bepaalt die keuze welke financiële verplichtingen je bv aangaat.

Creditcard met kredietruimte

Bij een doorlopend zakelijk krediet, zoals Moss Credit, stel je betalingen uit over meerdere weken of maanden. Hiervoor toetst de aanbieder uitgebreid de jaarcijfers en actuele bankgegevens van je bv.

Charge card met maandelijkse afrekening

Traditionele bankkaarten van ING, Rabobank, ABN AMRO en ICS zijn charge cards. Je bv betaalt de uitgaven niet vooraf. De aanbieder schrijft het volledige saldo maandelijks in één keer automatisch af van de zakelijke rekening.

Zakelijke debet- of prepaidkaart

Bij debetkaarten en prepaidkaarten, zoals van Spendesk, Pleo of Vivid Money, geef je alleen saldo uit dat al op de rekening of in je digitale portemonnee staat. Daardoor ontstaat er nooit een bedrijfsschuld of renterisico.

• Debet of prepaid: past bij pas opgerichte bv's of als je het budget per medewerker strikt wilt bewaken.
• Charge card: past bij gevestigde bv's die betalingen 20 tot 30 dagen willen uitstellen om werkkapitaal beschikbaar te houden.
• Kredietkaart: past alleen als je bv getoetste kredietruimte zoekt voor grotere inkoopvolumes.

Registratie bij de KvK en bedrijfsleeftijd

Vrijwel alle aanbieders accepteren een bv als rechtsvorm. Banken en creditcardmaatschappijen stellen wel eisen aan hoe lang je bedrijf bestaat. Een inschrijving in het handelsregister is niet altijd genoeg voor directe acceptatie.

• American Express: je bv moet minimaal één jaar ingeschreven staan bij de KvK.
• ING Businesscard: je bv moet al minstens drie maanden een actieve zakelijke rekening hebben met voldoende bijschrijvingen.

Wat als je bv nog geen jaarrekeningen heeft?

Nieuw opgerichte bv's zonder gedeponeerde jaarrekeningen lopen bij traditionele charge cards vaak vast op minimale bestedingslimieten. ABN AMRO beperkt het krediet voor bedrijven die korter dan twee jaar bestaan tot maximaal €500.

Bij aanbieders van debetkaarten, zoals Vivid Money Free Start of Spendesk, verloopt de aanvraag voor een pas opgerichte bv sneller. Zij vragen vaak alleen een KvK-uittreksel en identificatie van de uiteindelijke belanghebbenden (UBO's).

Wanneer ben je als dga persoonlijk aansprakelijk?

Een bv is een rechtspersoon. Daardoor blijven zakelijke schulden in principe gescheiden van je privévermogen. Toch laten veel kaartuitgevers de dga of kaarthouder het contract meetekenen.

De voorwaarden van American Express Business en de zakelijke voorwaarden van Rabobank bevatten bijvoorbeeld bepalingen over hoofdelijke aansprakelijkheid. Dat betekent dat de aanbieder de directeur of pashouder persoonlijk kan aanspreken als de bv haar verplichtingen niet nakomt.

Hoe bepaalt de uitgever je bestedingsruimte?

Bij kaarten met krediet of uitgestelde betaling bepaalt de uitgever de bedrijfslimiet. Die kijkt naar je omzet, je solvabiliteit en het beschikbare geld op de gekoppelde bankrekening. Solvabiliteit geeft aan in hoeverre je bv met eigen vermogen is gefinancierd.

Welke startlimieten gelden er?

Nieuwe aanvragers krijgen bij traditionele partijen vaak een lage startlimiet.

• ICS Mastercard Business en ABN AMRO: voor startende bedrijven geldt standaard een kredietruimte van €500.
• Rabo BusinessCard: de standaardlimiet is €5.000. Je kunt die in internetbankieren per kaart aanpassen tussen €1.000 en €10.000. Na een beoordeling door de bank zijn incidentele verhogingen tot €50.000 mogelijk.

Hoeveel ruimte bieden platforms?

Grote platforms zoals Moss adverteren met kredietruimte tot €2.500.000 zonder onderpand. Deze limieten hangen altijd af van een individuele financiële controle en koppelingen met actuele gegevens.

Bij debet- en prepaidkaarten van platforms zoals Airwallex of Spendesk stelt de uitgever geen kredietlimiet. Je bestedingsruimte is precies gelijk aan het saldo dat je bv vooraf overboekt.

Fysieke passen of virtuele betaalkaarten

Als financiële afdeling heb je binnen een bv verschillende kaarttypen nodig. Fysieke kaarten zijn geschikt voor medewerkers onderweg. Virtuele kaarten zijn digitale betaalkaarten voor bijvoorbeeld online software-abonnementen en leveranciersfacturen.

Je kunt virtuele inkoopkaarten direct per leverancier aanmaken. Ze kunnen na een eenmalige aankoop automatisch verlopen. Zo voorkomt een gelekte kaart dat onbevoegden het hele bedrijfsbudget kunnen aanspreken.

Budgetten en transactieregels per gebruiker

Bij uitgavenplatforms zoals Moss, Spendesk en Pleo kun je per medewerker dag-, week- of maandlimieten instellen. Ook kun je bepaalde uitgavecategorieën centraal blokkeren, zoals contant geld pinnen of gokken.

Bij traditionele bankkaarten kun je vaak alleen een vaste maandlimiet per extra kaart instellen. Als financieel manager moet je de transacties dan achteraf controleren in het online bankportaal.

Let op zachte limieten

Controleer hoe de limiet bij een software-aanbieder werkt. Bij Pleo zijn wekelijkse of maandelijkse limieten bijvoorbeeld 'zachte limieten'.

Een betaling die de ingestelde medewerkerslimiet net overschrijdt, gaat dan nog door. Pas de betalingen daarna weigert het systeem.

Wat kosten internationale betalingen?

Veel bv's gebruiken hun zakelijke kaart voor buitenlandse online software-abonnementen in dollars of zakenreizen buiten de eurozone. De wisselkoersopslag, de toeslag voor het omrekenen van valuta, maakt daarbij een groot verschil.

• Banken en ICS: de gangbare koersopslag ligt rond 2,00% tot 2,50% over het omgerekende bedrag.
• Specialistische platforms: de kosten verschillen. Aanbieders van debetkaarten gebruiken soms lagere tarieven die banken onderling hanteren. Andere aanbieders rekenen tot 2,99%.

Wat kost contant geld opnemen?

Voor contant geld pinnen met een zakelijke kaart betaal je vrijwel altijd vaste transactiekosten of een percentage. Daar kunnen wisselkoersopslagen bij komen.

Veel financiële afdelingen blokkeren geldopnames standaard op medewerkerskaarten om de administratie controleerbaar te houden. Bij de meeste platforms en zakelijke bankkaarten kun je dit met een vinkje in het beheerpaneel instellen.

Een creditcardafschrift is geen btw-factuur

Je mag voorbelasting, de btw op je zakelijke aankopen, alleen aftrekken op basis van een geldige factuur. Dat is een harde eis van de Belastingdienst. Een pintransactie of creditcardafschrift bewijst alleen dat je hebt betaald en laat geen btw-specificatie zien.

Medewerkers moeten daarom altijd het originele aankoopbewijs uploaden. Voor bepaalde brandstofbonnen gelden onder strikte voorwaarden uitzonderingen. De aankoop moet dan herleidbaar zijn naar de vennootschap.

Hoe verwerk je privé-uitgaven van de dga?

Betaal je als directeur-grootaandeelhouder per ongeluk een privé-uitgave met de bedrijfskaart? Je bv mag dit bedrag fiscaal niet aftrekken of zomaar als zakelijke kosten boeken.

Je moet zulke uitgaven direct verwerken op de rekening-courant tussen jou en je bv: het overzicht van bedragen die jullie elkaar verschuldigd zijn. Let daarbij op de renteregels:

• Blijft het saldo onder de vrijstellingsgrens, dan geldt er geen rente.
• Overschrijdt het saldo die grens, dan moet je over het gehele saldo een zakelijke rente berekenen.

Wat stuurt een boekhoudkoppeling door?

Voor een sluitende administratie koppel je de kaart rechtstreeks aan Exact Online, AFAS of Twinfield. Traditionele bankkoppelingen sturen alleen transactieregels door.

Gespecialiseerde tools voor uitgavenbeheer sturen ook direct de gekoppelde bon, btw-code en kostenplaats mee. De kostenplaats geeft aan bij welk onderdeel van je bedrijf de kosten horen.

Meer dan alleen de basiskaartprijs

Naast de vaste pakketprijs en de kosten per medewerkerspas zijn er kosten voor administratie en gebruik. Die staan niet altijd direct op de offertepagina.

Gebruik de kostenmodule hierboven om de standaardtarieven, wisselkoersopslagen en opnamekosten voor je situatie door te rekenen.

Wat kost een boekhoudkoppeling?

Transacties automatisch doorsturen naar je bedrijfsadministratie is niet altijd gratis.

• Rabo BoekhoudKoppeling: €2 per maand per gekoppelde rekening.
• ING: €3,25 per maand excl. btw voor één koppeling.
• ICS Smart Data Connect bij ABN AMRO of ICS: voor deze uitgebreidere zakelijke koppeling betaal je eenmalig €1.500 aansluitkosten en daarna €1.500 per jaar aan gebruikskosten.

Wat kosten inactieve kaarten en vervanging?

Let bij platforms voor debet- en virtuele kaarten op inactiviteitskosten. Vivid Free Start rekent per maand:

• €1 voor een inactieve virtuele kaart.
• €2 voor een inactieve fysieke pas.

Uitgevers kunnen ook kosten rekenen voor een spoedvervanging van een kwijtgeraakte fysieke kaart. Dat geldt ook voor het handmatig behandelen van betwiste transacties als je bezwaar ongegrond blijkt.

Hoe betwist je een transactie?

Een chargeback is een verzoek om een kaartbetaling terug te draaien. Voor zakelijke kaarten werkt dit anders dan consumentenbescherming. Uitgevers zoals ICS schrijven voor dat je altijd eerst schriftelijk contact opneemt met de verkoper of leverancier.

• Stap 1: Bewaar de oorspronkelijke bestelbevestiging, factuur en alle correspondentie met de tegenpartij.
• Stap 2: Meld de niet-geleverde dienst of foutieve afschrijving direct bij de kaartaanbieder. Volg daarvoor de officiële leveringsgarantieprocedure.
• Stap 3: Houd je aan de geldende termijnen. Meldingen na de betwistingstermijn wijst de aanbieder doorgaans af.

Wat doe je bij fraude of intern misbruik?

Vermoed je pasfraude door een buitenstaander of skimming, waarbij iemand je pasgegevens kopieert? Dan moet je de kaart onmiddellijk blokkeren via de app of telefonische alarmlijn. Veel apps hebben hiervoor een knop om de kaart direct te blokkeren.

Maak onderscheid tussen cybercriminaliteit en intern misbruik. Overtreedt een medewerker zelf de beleidsregels, dan keert de fraudeverzekering van de kaartuitgever vrijwel nooit automatisch uit. Je bv blijft dan als eerste aansprakelijk voor de betaling.