Revolut Business of Wise Business: welke internationale zakelijke pas past bij jou?

Debitcard, creditcard of uitgavenkaart

Voor bedrijven met internationaal betalingsverkeer bepaalt het type kaart hoeveel controle en flexibiliteit je hebt. Bij Wise Business en Revolut Business krijg je zakelijke debitcards. Betalingen worden meteen van je rekeningsaldo afgeschreven, waardoor je geen rente betaalt en geen schulden opbouwt.

Groeiende startups of handelsbedrijven kiezen soms juist voor een kaart met kredietruimte. Aanbieders zoals Pleo bieden op hogere abonnementen kredietlijnen tot €500.000, waarbij je uitgaven maandelijks achteraf verrekent.

• Zakelijke debitcard: directe afschrijving van je valutarekening zonder kredietrisico of rentekosten.
• Corporate creditcard: uitgaven achteraf betalen via een kredietlimiet na een krediettoetsing.
• Virtuele uitgavenkaart: tijdelijke kaarten of vaste budgetten per medewerker voor online zakelijke aankopen.

Acceptatie en toetsing bij aanvragen

Zzp'ers, vennoten van een vof en bv's openen bij Wise en Revolut volledig digitaal een account. Omdat je werkt met prepaid- of debitsaldi, vindt er vooraf geen controle plaats bij het Bureau Krediet Registratie (BKR).

Bij traditionele creditcards van banken of ICS geldt wel een verplichte BKR-toetsing. Bij een eenmanszaak of vof ben je bovendien persoonlijk aansprakelijk voor zakelijke creditcardschulden.

Vergunningen en depositogarantie

Alle kaartuitgevers moeten voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Je levert daarom altijd een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel aan en identificeert de uiteindelijke belanghebbenden (UBO's).

Wise en Payhawk werken met een vergunning als elektronischgeldinstelling (EMI). Je zakelijke saldo valt daardoor niet onder het depositogarantiestelsel van €100.000, maar staat verplicht op een afgescheiden derdengeldenrekening.

Rekeningtegoed versus kredietlimiet

Bij een zakelijke debitcard is je bestedingsruimte gelijk aan het saldo op je rekening of de limiet die je zelf instelt in de app. Hierdoor houd je grip op uitgaven zoals softwareabonnementen en advertentiekosten.

Platforms voor uitgavenbeheer hanteren vaak organisatorische limieten. Zo werkt Spendesk standaard met een limiet van €10.000 per transactie en €50.000 per maand, wat beheerders kunnen verhogen tot €200.000.

Bij aanbieders zoals Pleo hangt je kredietruimte af van je jaarcijfers en financiële draagkracht. De bestedingsruimte start bij €5.000 op het instappakket en kan voor grotere ondernemingen oplopen tot €500.000.

Grip op personeelsuitgaven

Voor groeiende teams is het onhandig om één fysieke kaart te delen. Veel platforms bieden daarom virtuele kaarten aan die medewerkers direct koppelen aan Apple Pay of Google Pay.

Bij Wise Business kost een extra fysieke teamkaart eenmalig €4. Revolut Business levert virtuele kaarten binnen het abonnement en rekent €5,99 bezorgkosten voor een plastic kaart of €57,99 voor een metalen pas.

Bestedingsregels instellen per gebruiker

Platforms zoals Soldo bieden virtuele kaarten die na 1 tot 10 betalingen of na 7 dagen automatisch verlopen. Dit voorkomt dat tijdelijke budgetten voor projecten doorlopen.

Als beheerder stel je per medewerker daglimieten in, blokkeer je bepaalde uitgavencategorieën en schakel je geldopnames bij geldautomaten eenvoudig uit.

Wisselkoersen en rekeningen in vreemde valuta

Traditionele banken rekenen meestal een wisselkoersopslag van 2,0% tot 2,5% op buitenlandse transacties. Bij Spendesk is dat 2,99% en bij Pleo 1,99% tot 2,49%.

Wise Business rekent af tegen de zuivere middenkoers zonder vaste procentuele opslag, met variabele transactiekosten vanaf 0,47%. Je ontvangt bovendien lokale rekeninggegevens in onder meer Amerikaanse dollars en Britse ponden, zodat buitenlandse klanten lokaal betalen.

Revolut Business biedt een Nederlandse IBAN met iDEAL en wisselt valuta tegen het interbancaire tarief binnen je bundel. Buiten de bundel betaal je 0,6% opslag, met in het weekend een extra toeslag van 1%.

Contant geld opnemen buiten de eurozone

Geld pinnen buiten de eurozone brengt extra kosten met zich mee. Bij Wise neem je tot €250 per maand kosteloos op en betaal je daarboven 2,69%. Revolut rekent standaard 2% per opname, terwijl Spendesk 0,75% plus 2,99% berekent met een minimum van €2,50.

Bewijslast voor de Belastingdienst

Voor zakelijke aftrekposten eist de Belastingdienst een geldige btw-bon of factuur; een bankafschrift alleen is niet voldoende. Vooral bij bedragen boven de €100 moeten de herkomst en het zakelijke doel aantoonbaar zijn.

Moderne kaartplatforms lossen dit op via een mobiele app. Na elke betaling krijgt de medewerker een melding om een foto van de bon te maken, die de software direct aan de afschrijving koppelt.

Koppeling met boekhoudsoftware

Platforms zoals Payhawk en Spendesk synchroniseren automatisch met Exact Online en AFAS. Hierdoor worden transacties, grootboekrekeningen en btw-bedragen direct op de juiste plek in je boekhouding klaargezet.

Extra kosten om rekening mee te houden

Naast de vaste pakketprijs en de wisselkoersopslag kunnen incidentele kosten de totale factuur verhogen. Let bij je vergelijking op de volgende posten:

• Rente en boetes bij roodstand: bij Pleo betaal je bij een betalingsachterstand op de kredietfaciliteit 15% vertragingsrente per jaar en een wekelijkse boete van €100.
• Vervangende betaalpassen: bij diefstal of verlies betaal je bij myPOS en Soldo €5 voor een nieuwe pas, bij ICS €7,50 en bij Pleo Starter €15.
• Inactiviteitskosten: gebruik je het account langere tijd niet, dan kost dat bij Spendesk €30 per jaar, bij myPOS €20 per jaar en bij Payhawk €5 per maand.
• Internationale overboekingen: Revolut rekent €5 per overboeking buiten je bundel. Bij Airwallex kost een overschrijving via het internationale SWIFT-netwerk €10 tot €20.

Kaarten direct blokkeren via de app

Vermoed je fraude of verlies je een pas, dan blokkeer je de fysieke of virtuele kaart direct zelf in de mobiele app. Zo voorkom je direct nieuwe ongeautoriseerde afschrijvingen.

Bij een onterechte afschrijving vraag je een chargeback (terugboeking) aan via Mastercard of Visa. Blijkt de betwisting onterecht, dan rekenen platforms vaak dossierkosten: Payhawk vraagt €25 per chargeback en Pleo €19 tot €29 per dossier.

Bij ICS-creditcards ben je via de Verzekering Ongeoorloofd Gebruik beschermd tot €15.000 per gebeurtenis, met een eigen risico van €50. Neem bij verdachte transacties altijd meteen contact op met de helpdesk van je kaartuitgever.