Zakelijke rekening voor de horeca

Een bv of nv is een aparte rechtspersoon: de onderneming staat juridisch los van jou. Daarom kan die je privérekening niet gebruiken. ABN AMRO verbiedt zakelijk gebruik van een privérekening bovendien uitdrukkelijk in de voorwaarden.

Leg vooraf de exacte rechtsvorm van je horecazaak vast. Die is nodig om te bepalen of de bank je zaak accepteert en wat het klantonderzoek kost.

Voor de aanvraag van een zakelijke rekening heb je een KvK-inschrijving en een geldig identiteitsbewijs nodig. Bij een vennootschap onder firma moeten de uiteindelijke belanghebbenden geregistreerd staan in het UBO-register van de KvK. Dat is het register voor deze belanghebbenden.

Ook bij een snelle aanvraag moet je je identificeren. Een snelle aanvraag biedt geen garantie dat de bank je accepteert.

Je mag verwachten dat de bank uitlegt waarom die specifieke gegevens opvraagt om te controleren of je aan de regels voldoet.

Wanneer staat je pinomzet op de rekening?

Een geslaagde pinbetaling aan de bar of tafel betekent niet dat het geld direct op je rekening staat. Hoe snel je het geld ontvangt, verschilt per aanbieder:

• Viva.com schrijft kaartbetalingen via de eigen terminal-app direct bij.
• Revolut Business keert kaartbetalingen binnen 24 uur uit op de rekening, ook in het weekend.
• Rabobank schrijft pintransacties via SmartPin de volgende dag bij op de rekening.

Heb je een apart pincontract nodig?

Voor het accepteren van pinbetalingen via een traditionele bankrekening heb je een aanvullend pincontract nodig.

Welke rechten je aan personeel kunt geven, verschilt per bank:

• ABN AMRO laat beheerders medewerkers aparte rechten geven om betalingen alleen klaar te zetten.
• Rabobank laat je gebruikersrechten verdelen. Je kunt ook een drempel instellen waarboven een tweede handtekening verplicht is.
• Bunq Business heeft vaste toegangsniveaus: volledige toegang, betalingen uitvoeren of alleen meekijken.
• ASN Bank geeft een gemachtigde direct zelfstandige en onbeperkte bevoegdheid om betalingsopdrachten uit te voeren.

Hoelang moet je kassagegevens bewaren?

Gegevens uit je kassasysteem zijn een verplicht onderdeel van je horeca-administratie. Je moet ze wettelijk zeven jaar bewaren.

Kun je de betaalautomaat aan je kassa koppelen?

Viva.com biedt technische aansluitingen voor betaalautomaten die werken met protocollen van partijen zoals CCV en Atos-Worldline. Protocollen zijn afspraken waarmee systemen gegevens uitwisselen. Zo kun je de betaalautomaten koppelen aan kassa- en bestelsystemen.

De betaalautomaten van Qonto kun je niet koppelen aan een externe kassa.

Moet je klaargezette betalingen nog goedkeuren?

Zet je via een boekhoudkoppeling betalingen klaar bij ABN AMRO? Dan moet je die eerst apart goedkeuren in de bankomgeving.

Wat kost het storten van contante dagomzet?

De kosten en mogelijkheden verschillen per aanbieder:

• ING: storten via een Geldmaat-stortautomaat kost €5,08 per storting plus 0,26% van het gestorte bedrag.
• ABN AMRO: een onverpakte contante storting bij een automaat kost €3,15 per storting plus 0,244% van het bedrag.
• Rabobank: storten bij een Geldmaat-afstortautomaat kost €4,50 per storting plus €0,06 per biljet voor kleine coupures.
• ASN Bank: een biljetstorting bij Geldmaat kost €5,00. Muntgeld of sealbags, verzegelde zakken met contant geld, kun je niet storten.
• Qonto en Revolut Business: je kunt geen contant geld storten.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

De Nederlandse Depositogarantie beschermt zakelijke tegoeden bij Nederlandse banken zoals ABN AMRO en Rabobank tot €100.000 per rekeninghouder. Depositogarantie is bescherming van je banksaldo als een bank failliet gaat.

Tegoeden bij het Nederlandse bijkantoor van Revolut Bank UAB vallen onder het depositogarantiestelsel van Litouwen.

Saldi op rekeningen bij partnerbanken van Qonto vallen onder het Franse garantiefonds FGDR, tot €100.000 per instelling. Deze depositogarantie dekt alleen het saldo op de bankrekening. Pinomzet die nog niet is bijgeschreven valt daar niet onder.

Wat moet je zelf regelen bij overstappen?

De Overstapservice van banken loopt 13 maanden. Je moet periodieke overboekingen en koppelingen met instanties zoals de Belastingdienst zelf aanpassen.

Int je horecazaak zelf incasso's bij zakelijke klanten? Dan moet je het incassocontract vooraf opnieuw inrichten bij je nieuwe bank.

Kun je geldstromen per vestiging scheiden?

Bij ING en ABN AMRO kun je een extra zakelijke rekening openen. Daarmee houd je de geldstromen van afzonderlijke vestigingen gescheiden.