Zakelijke rekening voor het mkb: controle over teams en betalingen

Wanneer stap je over vanaf een privérekening?

Een bv of nv is een aparte rechtspersoon en kan je privérekening niet gebruiken. Je mag je privérekening alleen zakelijk gebruiken als je bank dat toestaat. ABN AMRO verbiedt zakelijk gebruik van een privérekening in de voorwaarden.

Waarom kiezen groeiende bedrijven een zakelijk pakket?

Groeiende mkb-bedrijven kiezen zakelijke rekeningen die kunnen meegroeien. Ze bieden ruimte voor meerdere gebruikers, boekhoudkoppelingen en toegang voor adviseurs.

Welke gegevens en controles zijn verplicht?

Voor je aanvraag heb je het volgende nodig:

• Een KvK-inschrijfnummer.
• Een geldig identiteitsbewijs.
• Antwoorden over het doel en gebruik van de rekening.

Hoe uitgebreid het klantonderzoek is, hangt af van het risico van het type klant, het product en de transacties.

Eenmanszaken hoeven geen formele UBO-opgave te doen. Een UBO is een uiteindelijk belanghebbende: iemand die eigenaar is of zeggenschap heeft. Een bank kan voor het eigen klantonderzoek alsnog nagaan wie de bepalende personen zijn.

Welke grenzen gelden voor complexe bedrijfsstructuren?

ABN AMRO vraagt UBO-verklaringen voor belangen boven 25 procent. Na één jaar rekent de bank maandelijkse kosten voor klantonderzoek, afhankelijk van de rechtsvorm.

Bij bunq gelden deze voorwaarden:

• Alle bestuurders en UBO's moeten permanent in de Europese Economische Ruimte wonen.
• De bedrijfsstructuur mag maximaal drie lagen hebben, of vier als de structuur een rechte lijn is.
• Entiteiten die een stichting als bestuurder hebben, zijn uitgesloten.

Welke banken verwerken ISO 20022 XML-bestanden?

ISO 20022 is een standaard voor betaalbestanden. De mogelijkheden verschillen per aanbieder:

• Rabobank ondersteunt pain.001-bestandsversies, met bestandscontrole en goedkeuringsrechten voor betalingsbatches.
• ABN AMRO ondersteunt de import van ISO 20022 pain.001-bestanden, met ontvangerscontrole.
• Qonto ondersteunt vanaf het Basic-plan XML-bestanden volgens de ISO 20022-standaard en CSV-bestanden tot 400 overboekingen per batch.

Welke bestandslimieten gelden bij andere aanbieders?

Finom biedt batchbetalingen tot 200 overboekingen per bestand via CSV of XML. Dit kan uitsluitend met de pakketten Smart, Pro en Grow.

Wise Business accepteert voor batchbestanden uitsluitend CSV- of XLSX-bestanden en ondersteunt geen XML-invoer.

Kun je bij klanten incasseren?

Met een zakelijke rekening van ABN AMRO kun je via een incassocontract bedragen bij klanten incasseren. bunq biedt incasseren als schuldeiser niet aan.

Welke krediet- en roodstandopties zijn er?

Een rekening-courantkrediet is krediet waarmee je op je betaalrekening rood kunt staan. Voor werkkapitaal gelden onder meer deze mogelijkheden en voorwaarden:

• Rabobank en ABN AMRO bieden zakelijk rekening-courantkrediet op de betaalrekening.
• Bij ABN AMRO geldt hiervoor een minimale kredietgrens vanaf €250.000.
• Bij ING moet de maandelijkse omzet op de zakelijke rekening minimaal 25 procent van de gewenste kredietlimiet bedragen.

Hoe werkt goedkeuring door meerdere personen?

Bij het vierogenprincipe keurt iemand anders een klaargezette betaling goed. De mogelijkheden verschillen per bank:

• Rabobank biedt in Rabo Business Banking Pro instelbare limieten. Je kunt per rekening en gebruiker vanaf een bepaald bedrag een tweede handtekening verplicht stellen.
• Bij ING kunnen transacties gezamenlijke bevoegdheid vereisen. Meerdere bevoegde personen moeten de betaling dan goedkeuren.
• Bij Qonto en Wise Business kunnen medewerkers betalingen die zij zelf hebben klaargezet niet zelf goedkeuren.

Welke rollen en goedkeuringsrechten zijn mogelijk?

bunq biedt optionele vierogengoedkeuring tussen directeuren voor externe overboekingen en gevoelige beheerwijzigingen.

Bij ABN AMRO kun je per gebruiker rechten instellen. Er is ook een rol waarmee een gebruiker betalingen uitsluitend kan klaarzetten.

Triodos Bank biedt een bijzondere autorisatie: bij overboekingen boven een vooraf ingesteld bedrag moeten specifieke gebruikers goedkeuring geven.

Welke directe koppelingen met Exact Online zijn er?

ABN AMRO verwerkt transacties automatisch in Exact Online. Klaargezette betalingen moet je apart goedkeuren in internetbankieren.

Exact Online biedt een directe koppeling met Rabobank om transacties automatisch in te lezen en batchbetalingen te verwerken.

ING verwerkt bij- en afschrijvingen op de zakelijke rekening automatisch via een koppeling met Exact Online.

Wanneer werken andere aanbieders je boekhouding bij?

• Wise Business werkt transactiegegevens via een directe koppeling om de vier uur automatisch bij in Exact Online.
• SnelStart biedt een directe koppeling om dagelijks gratis eurotransacties van Revolut Business te importeren.
• Qonto werkt transacties automatisch bij in aangesloten boekhoudsoftware, via een nachtelijke batch om 03:00 uur.

Wat betaal je voor batches en SEPA-overschrijvingen?

Voor batchverwerking en SEPA-overschrijvingen, Europese overboekingen in euro's, gelden deze kosten:

• ABN AMRO: €2,10 per SEPA-batch plus €0,12 per overboeking daarin.
• ING: €2,00 per verzamelbatch plus €0,14 per digitale afschrijving.
• Rabobank: €2,10 per batch plus €0,13 per digitale euro-overboeking.

Wat kost contant geld storten?

• ING: biljetten storten via Geldmaat kost €5,08 per storting plus 0,26 procent van het gestorte bedrag.
• Rabobank: storten bij een afstortautomaat van Geldmaat kost €4,50 per storting en €0,06 per biljet van een kleine coupure.
• Triodos Bank en Wise Business: je kunt geen contant geld storten.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke tegoeden vallen onder de Nederlandse Depositogarantie?

Depositogarantie beschermt je tegoed als een bank failliet gaat. Voor deze banken geldt:

• ABN AMRO, ING en Rabobank: saldi vallen onder de Nederlandse Depositogarantie tot €100.000 per rekeninghouder per bank.
• Triodos Bank: zakelijke tegoeden zijn automatisch beschermd tot €100.000 per persoon per bank onder het Nederlandse garantiestelsel.

Extra IBAN-rekeningen bij dezelfde bank verhogen de maximale bescherming van €100.000 niet.

Hoe beschermen buitenlandse aanbieders en betaalinstellingen je geld?

• Revolut: tegoeden bij het Nederlandse bijkantoor vallen onder het Litouwse depositogarantiestelsel tot €100.000 per rekeninghouder.
• Qonto: deze Franse betaalinstelling schermt klantgelden af bij Crédit Mutuel Arkéa, onder het Franse depositogarantiestelsel FGDR tot €100.000.
• Finom: betaalrekeningen vallen niet onder een depositogarantiestelsel. Finom bewaart klantgelden zonder bovengrens via een afzonderlijke stichting bij BNP Paribas.

Waarop moet je letten bij een bankoverstap?

De Overstapservice loopt 13 maanden. Instanties zoals de Belastingdienst kunnen vereisen dat je het nieuwe rekeningnummer rechtstreeks doorgeeft.

Controleer vóór je overstap het nieuwe incassocontract en de incassant-ID: je identificatienummer als incasseerder. Ga ook na of bestaande incassomachtigingen bij de nieuwe bank blijven doorlopen.

Waarom combineren bedrijven meerdere rekeningen?

Mkb-bedrijven combineren Wise Business regelmatig met een Nederlandse hoofdbankrekening om internationale transactiekosten en wisselkoersmarges te verlagen. Zo gebruiken ondernemers Wise als alternatief voor de hoge marges die traditionele grootbanken rekenen bij het wisselen van valuta.