Zakelijke rekening voor je winkel: pin, contant geld en kassa vergeleken

Mag je een privérekening gebruiken voor je winkelomzet?

Voor een besloten vennootschap (bv) is een zakelijke bankrekening wettelijk verplicht. Voor een eenmanszaak geldt die wettelijke verplichting niet. ABN AMRO verbiedt in de voorwaarden wel het zakelijke gebruik van een privérekening.

Wat heb je nodig om pinbetalingen te ontvangen?

Om pinbetalingen in je winkel te ontvangen, heb je een betaalautomaat nodig. Daarnaast heb je een specifiek verwerkingscontract nodig: een afspraak met een bank of betaaldienstverlener over de verwerking van die betalingen.

Welke documenten en controles gelden bij contante geldstromen?

Bij de aanvraag van een zakelijke rekening moet je:

• Een KvK-inschrijving tonen.
• Een geldig identiteitsbewijs tonen.
• Vragen beantwoorden over hoe je de rekening wilt gebruiken.

Bij vennootschappen moet de bank vaststellen wie een belang van meer dan 25 procent heeft. De bank moet deze personen vastleggen als UBO: de uiteindelijk belanghebbende van de onderneming.

Banken zien contante geldstromen als een risico bij het klantonderzoek. Dat geldt ook als deze betalingen logisch passen bij een fysieke winkel.

Hoe snel ontvang je de pinomzet?

Rabobank betaalt pintransacties via Rabo Smart Pay de volgende dag uit. Dat geldt ook in het weekend en op feestdagen. Viva.com schrijft kaartbetalingen direct bij op de zakelijke rekening.

Wat kost het ontvangen van pinbetalingen?

• Rabobank: via Rabo Smart Pay betaal je €0,066 per pin- of retourpintransactie. Retourpinnen is geld terugbetalen via de betaalautomaat. Daarnaast betaal je €3,80 per maand per automaat.
• ABN AMRO en ING: voor betalingen met debetkaarten, waarbij het bedrag van de rekening van de klant gaat, betaal je €0,065 per transactie.

Knab biedt zelf geen eigen pincontract aan.

Wat kost een pas voor je personeel?

• Rabobank: de Rabo Filiaalpas kost €2,75 per maand.
• ING en ABN AMRO: een extra zakelijke betaalpas voor een medewerker kost €1,50 per maand.

Welke betaalrechten kun je instellen?

Bij Rabobank stel je in online bankieren per medewerker in of die betalingen alleen mag klaarzetten of ook mag goedkeuren.

Op een ASN Zakenrekening kunnen gemachtigden direct volledig zelfstandig geld overboeken. Je kunt hun rechten niet beperken tot het klaarzetten van betalingen. De zzp-rekening van ASN ondersteunt geen extra gemachtigden.

Kun je de betaalautomaat aan je kassa koppelen?

Viva.com ondersteunt koppelingen met kassasystemen via terminal-API's: technische verbindingen tussen de betaalautomaat en de kassasoftware. De pinautomaat van Qonto kun je niet aan een externe kassa koppelen.

Wat kost een automatische boekhoudkoppeling?

ABN AMRO en Rabobank bieden automatische boekhoudkoppelingen met software zoals Exact Online en SnelStart. De maandelijkse tarieven zijn:

• ABN AMRO: vanaf €3,25 per rekening.
• Rabobank: €2,00 per rekening bij Rabo Business Banking. Bij Rabo Business Banking Pro is de koppeling voor de eerste rekening gratis.

Ook met een automatische bankkoppeling ben je wettelijk verplicht om de fysieke kasadministratie en kassabonnen zeven jaar te bewaren.

Wat betaal je voor biljetten en muntgeld?

• ING: bij Geldmaat betaal je voor biljetten en munten €5,08 per storting plus 0,26 procent over het gestorte bedrag.
• Rabobank: bij de afstortautomaat van Geldmaat betaal je €4,50 per storting plus €0,06 per biljet (€5,64 voor een biljet van €500) en €0,70 per 100 munten.
• ABN AMRO: voor biljetten betaal je €3,15 plus 0,244 procent. Voor munten betaal je €2,95 plus 0,265 procent.
• ASN Bank: je kunt alleen biljetten storten. Je betaalt €5,00 per storting van maximaal 200 biljetten.
• Qonto en Viva.com: contant geld storten via automaten is niet mogelijk.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke depositogarantie geldt voor je zakelijke saldo?

Depositogarantie beschermt je banksaldo als een bank failliet gaat. Zakelijke tegoeden bij Nederlandse banken zoals ABN AMRO, ING en Rabobank vallen onder de Nederlandse Depositogarantie tot €100.000 per rekeninghouder.

Bij ASN Bank geldt de bescherming van €100.000 voor het gezamenlijke saldo bij alle merken onder de vergunning van De Volksbank N.V. Daaronder vallen ook SNS en RegioBank.

Viva.com valt onder het Griekse depositogarantiestelsel TEKE.

Qonto is een Franse betaalinstelling. Qonto houdt klantgelden apart op rekeningen bij partnerbanken die onder het Franse depositogarantiestelsel FGDR vallen.

Wat kost een extra rekening voor een filiaal?

Wil je inkomsten en uitgaven per filiaal gescheiden beheren? Dan kun je een extra zakelijke betaalrekening openen:

• ING: €5,90 per maand.
• Rabobank: €5,30 per maand.

Wat moet je controleren als je overstapt?

De Overstapservice zet niet alle betaalafspraken automatisch over. Je moet instanties zoals de Belastingdienst daarom zelf informeren over je nieuwe rekeningnummer.

Test altijd de volledige verwerking van pintransacties op de nieuwe rekening. Controleer ook of die betalingen aansluiten op je kassagegevens. Zeg pas daarna je oude bankrekening definitief op.