Zakelijke rekening voor SaaS en abonnementen

Is een zakelijke rekening wettelijk verplicht?

Een zakelijke bankrekening is wettelijk niet verplicht bij een eenmanszaak, vennootschap onder firma, maatschap of commanditaire vennootschap. Banken zoals ABN AMRO verbieden in hun voorwaarden wel dat je een privérekening zakelijk gebruikt.

Hoe telt je saldo mee voor depositogarantie?

Heb je een eenmanszaak zonder rechtspersoonlijkheid? Dan telt het saldo op je zakelijke rekening voor de depositogarantie mee bij het saldo op je privérekening. Depositogarantie beschermt je saldo als een bank failliet gaat.

Welke gegevens moet je aanleveren?

Bij je aanvraag moet de bank je persoonsgegevens en KvK-inschrijving controleren. Ook moet de bank nagaan wie bevoegd is om namens je bedrijf te handelen.

Bij een eenmanszaak hoef je geen UBO-registratie aan te leveren: die bestaat daarvoor niet. Het UBO-register legt vast wie de uiteindelijke belanghebbenden van een organisatie zijn. Bij rechtspersonen verzorgt de notaris meestal de inschrijving in het Handelsregister en het UBO-register.

Wanneer is je rekening actief?

Banken geven geen vaste garantie voor de tijd tussen je aanvraag en een actieve rekening. Houd daar rekening mee.

Hoe werken terugkerende incasso’s en storno’s bij abonnementen?

Een geïncasseerd bedrag is juridisch nog geen definitieve, onomkeerbare betaling. Bij een reguliere SEPA Core-incasso heeft je klant een onvoorwaardelijk storneringsrecht van 8 weken: je klant kan het bedrag binnen die termijn laten terugboeken.

Betaalt een zakelijke klant via een Core-machtiging? Dan is dat nog geen zakelijke B2B-incasso.

Welke beperkingen gelden er per aanbieder?

Bij ASN Bank en Triodos Bank kun je geen incassocontract afsluiten om zelf zakelijke Europese B2B-incasso’s te innen. Ook bij B2B-incasso’s zonder wettelijk storneringsrecht kunnen weigeringen tijdens de verwerking en mislukte incasso-opdrachten voorkomen.

Bij Moneybird kun je bestaande incassomachtigingen niet overzetten naar Moneybird Online Betaalmethoden. Je klanten moeten daarom een nieuwe machtiging afgeven.

Wie mag betalingen klaarzetten en goedkeuren?

Bij deze aanbieders verschillen de mogelijkheden om betaalrechten in te stellen:

• In ABN AMRO Internet Bankieren Zakelijk kun je als rekeninghouder per gebruiker rechten instellen. Je kunt iemand bijvoorbeeld alleen toestemming geven om betalingen klaar te zetten.
• Bij Airwallex kun je instellen wie overboekingen goedkeurt. Je kunt uitschakelen dat iemand een eigen betaling goedkeurt. Dan moet een andere gebruiker dat doen.
• Binnen Moneybird kunnen medewerkers betaalrechten krijgen. Een boekhouder kan nooit betaalrechten krijgen en mag betalingen alleen klaarzetten.

Hoe stem je abonnementsinkomsten af met je administratie?

Reconciliatie is het afstemmen van betalingen met je administratie. Transacties verwerken in je boekhouding is daarbij iets anders dan bijhouden wat de status van een abonnement is.

De Moneybird Betaalrekening importeert transacties direct en koppelt ze automatisch aan facturen. Dat gebeurt via betaalmethoden, gestructureerde betalingskenmerken of boekingsregels.

Welke kosten gelden er voor batches, incasso’s en storno’s?

Banken rekenen aparte tarieven voor gewone overboekingen, incasso-opdrachten, batches en storno’s. Een batch is een groep opdrachten die je tegelijk aanlevert. Een storno is een terugboeking.

Bij ABN AMRO betaal je als incassant:

• €13,50 per maand voor een SEPA-incassocontract;
• €2,10 per batch;
• €0,13 per incassopost;
• €0,40 per terugboeking op initiatief van je klant.

Via Moneybird Online Betaalmethoden betaal je:

• €0,25 voor een SEPA-incasso vanaf een IBAN;
• €1,50 voor een SEPA-incassostornering.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe zijn je zakelijke tegoeden beschermd?

Je moet afzonderlijk beoordelen wie de rekening aanbiedt, welke partij de vergunning heeft, hoe je geld wordt bewaard en welk garantiestelsel geldt. Een Nederlands IBAN betekent op zichzelf niet dat je saldo onder de Nederlandse Depositogarantie valt.

GoDutch levert betaaldiensten via de Franse instelling Swan. De saldo’s staan op een afgescheiden rekening bij BNP Paribas en vallen onder het Franse depositogarantiestelsel FGDR tot €100.000.

Wat moet je zelf regelen bij een overstap?

De Overstapservice leidt betalingen gedurende 13 maanden om. Je moet de nieuwe IBAN-gegevens zelf in je administratie vastleggen en bij de originele machtiging bewaren.

Wanneer gebruik je een extra rekening?

Bij Rabobank kun je als zakelijke klant extra betaalrekeningen openen. Daarmee houd je inkomsten en uitgaven gescheiden voor belastinggeld of aparte bedrijfsonderdelen.

Nederlandse mkb-bedrijven combineren een internationale rekening zoals Wise Business geregeld met een primaire Nederlandse rekening. Dat doen ze om valutamarges, de opslag bij het wisselen van valuta, en transactiekosten te verlagen.