Zakelijke rekening voor de zorgpraktijk

Wanneer is een zakelijke rekening verplicht?

Een zakelijke bankrekening is wettelijk uitsluitend verplicht voor ondernemingen met een besloten vennootschap (bv).

Werk je samen in een maatschap? Dan houd je volgens de KvK een eigen administratie bij én een gezamenlijke administratie voor de maatschap. Door zakelijke transacties gescheiden te houden van privérekeningen, houd je beter overzicht in je praktijkadministratie.

Welke bankvoorwaarden en administratieregels gelden?

ABN AMRO verbiedt in de algemene voorwaarden het zakelijk gebruik van een privérekening.

Maak in je praktijkadministratie daarnaast een duidelijk onderscheid tussen zorgdiensten die zijn vrijgesteld van btw en eventuele omzet waarover je wel btw betaalt.

Welke gegevens moet je aanleveren?

Bij de aanvraag van een zakelijke rekening zijn een KvK-inschrijving en een geldig legitimatiebewijs verplicht.

Eenmanszaken hoeven geen UBO-opgave te doen. Een UBO is een uiteindelijk belanghebbende. Bij andere rechtsvormen moet je belanghebbenden met meer dan 25% eigendom of zeggenschap registreren.

Ook als je de aanvraag snel digitaal indient, is je rekening niet direct actief. Controles van uiteindelijk belanghebbenden kunnen extra tijd kosten.

Welke rechtsvormen accepteren aanbieders?

• ABN AMRO accepteert praktijken met een eenmanszaak, maatschap of bv en een jaaromzet onder €25 miljoen.
• bunq ondersteunt eenmanszaken, maatschappen en bv's, maar sluit coöperaties uit.
• GoDutch accepteert een maatschap uitsluitend binnen de pakketten Pro en Max.

Kun je zelf bij patiënten incasseren?

Met een bankrekening kun je automatische incasso's van leveranciers betalen. Dat betekent niet automatisch dat je ook zelf zorgdeclaraties bij patiënten kunt incasseren.

ABN AMRO Zakelijk en ING Zakelijk bieden een apart incassocontract om zelf SEPA-incasso's bij cliënten te innen. Bij bunq kun je als praktijk niet zelf incasso-opdrachten naar particuliere consumenten sturen.

Welke privacy- en betaalrisico's spelen mee?

Medische gegevens zijn persoonsgegevens die altijd privacygevoelig zijn. Bij de vergeleken banken is geen directe koppeling met elektronische patiëntendossiers (EPD-systemen) of VECOZO voor de verwerking van zorgdeclaraties gevonden.

Houd bij consumentenincasso's rekening met het risico dat patiënten bedragen terugboeken.

Welke rollen kun je instellen?

• In ABN AMRO Internet Bankieren Zakelijk stel je per medewerker rollen in, zoals Bestuurder, Gevolmachtigde of Gemachtigde.
• GoDutch werkt met vaste rolprofielen. Een Controleur heeft alleen leesrechten; een Manager mag betalingen beheren.
• Binnen de Moneybird Betaalrekening krijgen boekhouders nooit betaalrechten. Ze kunnen geen passen beheren of zelfstandig overboekingen goedkeuren.

Hoe regel je aparte goedkeuring?

Bij ABN AMRO kunnen medewerkers betalingen klaarzetten. De bank voert die pas na afzonderlijke goedkeuring uit.

bunq biedt optioneel vier-ogen-goedkeuring: een bestuurder zet een externe betaling klaar en een tweede moet die goedkeuren.

Bij Triodos Bank kun je een bijzondere autorisatie instellen. Betalingen boven een limiet vereisen dan altijd goedkeuring van meerdere personen.

Welke boekhoudpakketten kun je koppelen?

• ABN AMRO biedt automatische bankkoppelingen met onder meer SnelStart, e-Boekhouden.nl en Exact Online.
• bunq wisselt automatisch gegevens uit met meer dan vijftig boekhoud- en administratiepakketten via een open API: een technische verbinding tussen systemen.
• Triodos Bank biedt kosteloze PSD2-koppelingen met onder meer Exact, Visma en e-Boekhouden.nl. Daarmee geef je software toestemming om bankgegevens op te halen. Het softwarepakket zelf kan wel kosten rekenen.

Welke voorwaarden en beperkingen gelden?

De PSD2-toestemming voor de boekhoudkoppeling van Triodos Bank is maximaal 180 dagen geldig. Daarna moet je opnieuw toestemming geven.

De Moneybird Betaalrekening werkt uitsluitend binnen Moneybird. Je kunt deze rekening niet koppelen aan externe boekhoudpakketten.

Wat kost periodiek klantonderzoek?

• ABN AMRO rekent voor het klantonderzoek na het eerste jaar €0 per maand voor eenmanszaken en maatschappen. Een bv betaalt voor het klantonderzoek €6,50 per maand exclusief btw.
• ING rekent voor het klantonderzoek €0,00 per maand voor eenmanszaken en maatschappen. Een bv betaalt voor het klantonderzoek €8,50 per maand.
• Rabobank rekent voor het klantonderzoek €0,00 voor eenmanszaken en maatschappen. Een bv betaalt voor het klantonderzoek €8,75 per maand exclusief btw.

Wat kosten contant geld en vreemde valuta?

• Bij ABN AMRO kost contant geld storten via de stortautomaat €3,15 per storting plus 0,244% van het gestorte bedrag.
• bunq, GoDutch en Revolut Business bieden in Nederland geen reguliere mogelijkheden om contant geld te storten via Geldmaat.
• Voor betalingen met je betaalpas in vreemde valuta rekent ABN AMRO een koersmarge van 1,2%.
• Voor betalingen met je betaalpas in vreemde valuta rekent ING een wisselkoersopslag van 1,40%.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat dekt de Nederlandse Depositogarantie?

Tegoeden bij ABN AMRO Bank N.V. en bunq B.V. vallen onder de Nederlandse Depositogarantie tot €100.000 per rekeninghouder. Dit stelsel beschermt je tegoed als een bank failliet gaat.

Vanaf 1 april 2025 geldt een maatschap binnen het Nederlandse depositogarantiestelsel als een afzonderlijke depositohouder: een aparte houder van het tegoed.

Welke andere bescherming geldt?

GoDutch is geen bank. Praktijktegoeden staan op een afgescheiden rekening bij partnerbank BNP Paribas en vallen onder het Franse garantiefonds FGDR.

Revolut Bank UAB werkt vanuit een Nederlands bijkantoor. Tegoeden tot €100.000 vallen onder het Litouwse depositogarantiestelsel.

Airwallex heeft een vergunning als elektronischgeldinstelling. Het houdt klantgelden apart via een stichting derdengelden. Deze tegoeden vallen niet onder een depositogarantiestelsel.

Wat doet de Overstapservice?

De Overstapservice tussen banken helpt bij het omzetten van automatische incasso's en doorlopende betalingen. De service blijft 13 maanden actief.

Welke extra rekeningen kun je openen?

• Bij ABN AMRO Zakelijk kun je een extra zakelijke rekening openen om geldstromen van verschillende praktijkvestigingen gescheiden te houden.
• Bij Rabobank kun je online tot acht extra zakelijke betaalrekeningen openen, bijvoorbeeld voor belastingreserves.
• Bij bunq kun je binnen je zakelijke account tot 25 aparte rekeningen aanmaken, elk met een eigen IBAN.