Leveranciersbetalingen op tijd en gecontroleerd uitvoeren

Directe bankkoppeling of handmatige verwerking

Je software bepaalt hoe je betaalopdrachten bij de bank terechtkomen. Sommige pakketten starten betalingen rechtstreeks. Andere software doet alleen het voorbereidende werk.

Bij Bizcuit keur je betaalbatches goed in de app en start je de betaling direct via een bankkoppeling. Bizcuit staat onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB) als betaalinitiatiedienst: een dienst die betalingen start. Voor de definitieve goedkeuring log je zelf nog in bij je bank.

Verwerking binnen je boekhoudpakket

Andere systemen, zoals Elvy of TriFact365, sturen zelf geen betalingen naar de bank. Ze verwerken facturen en sturen de goedgekeurde gegevens door naar je boekhouding.

Je maakt de betaalbatch dan pas aan in je financiële software of internetbankieren. Bepaal vooraf of je team betalingen direct naar de bank wil sturen. Of wil je blijven betalen vanuit je boekhoudpakket?

Verzamelbetaling via PAIN.001

Wil je betalingen niet via een directe koppeling versturen, maar zelf uploaden in je zakelijke bankomgeving? Dan heb je software nodig die een SEPA PAIN.001-bestand kan maken: een bestand met gebundelde Europese betaalopdrachten.

Zenvoices Pro kan zulke bestanden exporteren. Daarmee bundel je goedgekeurde inkoopfacturen in één bestand dat vrijwel elke Nederlandse bank kan inlezen. Deze exports zijn alleen bedoeld voor SEPA-betalingen binnen Europa.

Controle op naam en rekeningnummer

Sinds oktober 2025 is de IBAN-Naam Check breder actief in het Europese betalingsverkeer. Banken controleren automatisch of de naam van de leverancier overeenkomt met het IBAN.

Bij grote betaalbatches kun je met een zakelijke rekening soms afzien van de controle per betaling. Controleer bij je bank hoe die omgaat met waarschuwingen over afwijkende rekeningnummers in geüploade SEPA-bestanden.

Scheiding tussen controle en betaalvrijgave

Wil je voorkomen dat je facturen te vroeg betaalt? Scheid dan de inhoudelijke controle van de vrijgave voor betaling. Akkoord geven op geleverde goederen is iets anders dan de definitieve goedkeuring voor de bank.

In pakketten zoals Blue10 MKB geef je collega's een rol voor de inhoudelijke controle. Hun akkoord geeft de factuur nog niet vrij voor betaling. Pas na een aparte betaalvrijgave komt de factuur in het betaalvoorstel.

Automatische betaalblokkades in je boekhouding

Meerdere systemen blokkeren facturen direct na binnenkomst in je boekhouding. Zenvoices en Basecone geven boekingen zonder goedkeuring automatisch een betaalblokkade mee in gekoppelde pakketten zoals Twinfield of Exact Online.

Bij Invoice Complete stel je met een visueel stappenplan regels in op basis van bedrag, kostenplaats of leverancier. Een kostenplaats is een onderdeel van je bedrijf waaraan je kosten toewijst. Je kunt bijvoorbeeld een tweede fiatteur verplicht stellen boven €10.000.

Pas na volledige goedkeuring geeft de software de factuur vrij in je ERP-pakket: software waarin je bedrijfsprocessen samenkomen.

Wat verschilt er van openstaande facturen?

Veel software toont openstaande facturen en vervaldata. Zo'n lijst met nog te betalen rekeningen is geen volledige liquiditeitsprognose: een planning van je beschikbare geld op basis van verwachte inkomsten en uitgaven.

Volgens de richtlijnen van KVK begint zo'n prognose bij je actuele banksaldo. Daar voeg je verwachte inkomsten en geplande uitgaven aan toe, met het moment waarop je die verwacht. Geen van de besproken tools voor leveranciersfacturen biedt momenteel zo'n ingebouwde prognose.

Welke wettelijke termijnen gelden?

Houd bij het plannen van betalingen rekening met de geldende betaaltermijnen:

• Heb je niets afgesproken? Dan is de wettelijke standaardtermijn 30 dagen.
• Tussen bedrijven geldt een maximum van 60 dagen.
• Grootbedrijven moeten mkb-leveranciers binnen 30 dagen betalen.

Staat een factuur na één jaar nog open? Dan moet je volgens de Belastingdienst de eerder afgetrokken btw terugbetalen. Bewaak je uitgaven daarom in een apart liquiditeitsoverzicht.

Goedkeuren vóór of na het boeken

Bij het inrichten van je factuurverwerking kies je wanneer je facturen inboekt. Je kunt ze eerst laten goedkeuren en daarna inboeken. Of je boekt ze direct in met een tijdelijke betaalblokkade.

Basecone biedt beide mogelijkheden. Kies je voor goedkeuring na het boeken? Let dan op handmatige wijzigingen in Twinfield. Daardoor kan de software de status soms niet meer automatisch bijwerken.

Bewaarplicht en btw-aftrek

Je moet voor de Belastingdienst altijd kunnen aantonen hoeveel btw je leveranciers hebben berekend. Zorg dat de koppeling tussen je factuurverwerker en boekhouding de PDF-factuur direct als bijlage aan de boeking toevoegt.

Voor het bewaren gelden deze termijnen:

• Bewaar facturen minimaal 7 jaar.
• Bewaar facturen over onroerende zaken 10 jaar.

De digitale versie moet het origineel volledig en betrouwbaar weergeven. Dat is nodig om aan de fiscale eisen te voldoen.

Wat betaal je per factuur?

Naast de vaste pakketprijs bepalen vooral de variabele tarieven je maandelijkse kosten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Let op het aantal verwerkte inkoopfacturen:

• Zenvoices rekent €0,18 per verwerkte factuur.
• Bizcuit biedt in Boost een bundel van 30 documenten die je kunt scannen en laten herkennen. Daarna betaal je €0,15 per extra document.

Wat kosten gebruikers en inrichting?

Ook extra gebruikers en de inrichting kunnen kosten meebrengen:

• Basecone rekent voor het beheren van goedkeuringen €4,95 per autorisator per maand, exclusief btw. Een autorisator is iemand die facturen mag goedkeuren.
• Zenvoices rekent €2,85 per extra gebruiker per maand in de staffel tot 50 gebruikers.
• Blue10 rekent eenmalig €500 voor standaard hulp bij de start.
• Elvy rekent €29 per maand of eenmalig €495 voor een extra boekhouder die tegelijk kan werken.

Houd dus ook rekening met eenmalige kosten.

Directe koppeling of bestanden inlezen?

Controleer vooraf hoe de software samenwerkt met je huidige administratiesoftware. Een API-koppeling wisselt gegevens rechtstreeks tussen systemen uit. Andere verbindingen lezen op vaste momenten bestanden in.

Bizcuit heeft bijvoorbeeld een directe API-koppeling met Twinfield, SnelStart en Moneybird. Voor pakketten zoals Exact Online en AFAS verloopt documentuitwisseling deels via het automatisch inlezen van CAMT-bestanden, een formaat voor bankgegevens.

Extra kosten en uitwisseling controleren

Gebruik je uitgebreidere bedrijfssoftware? Controleer dan of je extra betaalt voor een connector: de verbinding tussen de systemen. Voor de koppeling tussen Blue10 en Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations betaal je bijvoorbeeld een apart onderhoudstarief van €312,81 per maand.

Test vooraf altijd of systemen gegevens in beide richtingen bijwerken. Past het portaal voor leveranciersfacturen de betaalstatus direct aan als je een factuur via de bank betaalt? En gebeurt dat ook als je de factuur handmatig wijzigt in je boekhoudpakket?

Welke gegevens kun je meenemen?

Stap je over naar een ander systeem voor leveranciersfacturen? Dan kun je leveranciersgegevens en openstaande facturen meestal exporteren vanuit je financiële software.

Het factuurarchief vraagt extra aandacht. De Belastingdienst eist dat je inkoopfacturen 7 jaar bewaart. Voor facturen over onroerende zaken is dat 10 jaar.

Zeg je een softwareabonnement op? Zorg dan dat alle PDF's en UBL-bestanden veilig in je eigen boekhouding of archief staan. UBL-bestanden zijn digitale facturen die software kan inlezen.

Welke controlehistorie raak je mogelijk kwijt?

Bij een overstap raak je vaak de gedetailleerde geschiedenis van het goedkeuringsproces kwijt. Denk aan notities van fiatteurs en audittrails: vastgelegde handelingen en wijzigingen. Die blijven niet altijd behouden als ze alleen in het oude portaal staan en niet zijn overgenomen in je boekhouding.

Welke opzegtermijn geldt?

Controleer tot slot de opzegtermijn van je huidige contract:

• Blue10 is maandelijks opzegbaar.
• Bizcuit en Basecone hebben een opzegtermijn van één kalendermaand.
• Zenvoices is dagelijks opzegbaar, tenzij je een jaarcontract met één maand opzegtermijn hebt gekozen.