Van factuur maken tot betaling ontvangen en verwerken

Een btw-factuur bevat je volledige naam, adres, btw-identificatienummer met 'NL', je KVK-nummer als je bij de KVK staat ingeschreven, factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Vermeld ook wat en hoeveel je hebt geleverd, de leverdatum, de bedragen exclusief btw uitgesplitst per btw-tarief en het uiteindelijke btw-bedrag. Ontbreekt een van deze onderdelen, dan voldoet de factuur niet aan de factuureisen.

Je moet je factuur uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand na de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd. Verstuur je de factuur te laat, dan moet je de btw toch afdragen in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen.

Je moet de basisadministratie standaard 7 jaar bewaren, waaronder je debiteuren- en crediteurengegevens en het grootboek. Voor facturen over onroerende zaken geldt 10 jaar, waarbij de bewaartermijn pas begint als de gegevens geen actuele waarde meer hebben. Bewaar je de gegevens niet, dan kan de Belastingdienst de bewijslast omkeren: jij moet dan aantonen dat de opgelegde belasting niet klopt.

Zonder contractuele afspraken geldt tussen bedrijven standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Het wettelijke maximum is 60 dagen. Een grootbedrijf mag bij een mkb'er nooit een termijn langer dan 30 dagen afdwingen.

Bij zakelijke klanten mag je de wettelijke WIK-vergoeding direct na het verstrijken van de betalingstermijn rekenen. Consumenten moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een reactietermijn van 14 dagen. De incassokosten bedragen minimaal €40 en stijgen volgens vaste wettelijke schijven, dus je mag geen willekeurige bedragen rekenen.

Ja, aan de Rijksoverheid. Die accepteert geen pdf-facturen per e-mail: volgens haar inkoopvoorwaarden stuur je een e-factuur via Peppol naar het juiste OIN, het Organisatie-identificatienummer van de dienst. Gemeenten, provincies en waterschappen eisen soms ook een e-factuur. Zonder OIN of facturatiesoftware die het elektronische UBL-formaat ondersteunt, kan de overheid je factuur niet verwerken.

Een stichting derdengelden is een aparte stichting die het geld van jouw klanten apart houdt van de betaaldienstverlener. Gaat je betaaldienstverlener failliet, dan blijft het geld beschermd dat je klant al heeft betaald maar jij nog niet hebt ontvangen. Het valt niet onder het vermogen waarmee de betaaldienstverlener zijn schuldeisers moet betalen.

Fouten tot maximaal €1.000 kun je corrigeren in je eerstvolgende btw-aangifte. Is de btw-correctie hoger dan €1.000, dan mag je die niet in je gewone kwartaalaangifte verwerken. Je bent dan wettelijk verplicht het formulier Suppletie btw in te sturen.

Sinds 1 juli 2026 is de wettelijke rente voor handelstransacties tussen bedrijven 10,4%. Voor niet-handelstransacties, zoals met consumenten, geldt sinds 1 januari 2026 4%.