Van openstaande factuur naar herinnering, incasso of factoring

Spreek je niets af, dan geldt wettelijk 30 dagen; voor transacties tussen bedrijven is maximaal 60 dagen toegestaan. Grootbedrijven mogen voor mkb-leveranciers nooit een betaaltermijn langer dan 30 dagen hanteren. Overschrijding van deze grenzen kan automatisch tot renteclaims leiden.

Je moet een particuliere consument eerst een aanmaning sturen met 14 dagen de tijd om zonder extra kosten te betalen. Vermeld daarin precies hoeveel incassokosten je rekent als betaling uitblijft. Zonder deze brief zijn de incassokosten juridisch ongeldig.

De incassokosten volgens de WIK volgen een wettelijke staffel: een berekening in schijven. Je begint met 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom, het openstaande bedrag zonder rente en kosten, met een absoluut minimum van €40. Bij hogere bedragen daalt het percentage per schijf, tot maximaal €6.775 aan incassokosten.

Voor handelstransacties met bedrijven en overheden geldt een aanzienlijk hogere rente om je als schuldeiser te beschermen. Sinds 1 juli 2026 is de wettelijke handelsrente 10,4%. Controleer of je debiteurensoftware dit percentage correct berekent wanneer je klant juridisch te laat betaalt.

Los je de incasso zelf via software op zonder rechter, dan behoud je 100% van de WIK-vergoeding. Ga je naar de rechter, dan gelden vaste deurwaarderstarieven volgens het Btag, het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders, zoals €125,57 voor een dagvaarding in 2026. Daarnaast moet je griffierechten voorschieten: de kosten om je zaak door de rechtbank te laten behandelen.

Voor vorderingen tot €25.000 ga je naar de kantonrechter. Het griffierecht, de kosten voor behandeling door de rechtbank, hangt af van je vordering en of je als rechtspersoon of eenmanszaak procedeert. Voor een rechtspersoon met een vordering tussen €2.500 en €5.000 is het griffierecht in 2026 €529.

Ja, je hebt recht op teruggave van de afgedragen btw zodra vaststaat dat de factuur oninbaar is. Volgens de wet is een vordering in ieder geval uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum oninbaar. Mis je die termijn, dan loop je de btw-teruggave mis.

Of je een suppletie, een correctie op een eerdere btw-aangifte, moet indienen, hangt af van het bedrag. Btw-correcties onder €1.000 mag je verwerken in je eerstvolgende gewone btw-aangifte. Is de correctie hoger dan €1.000, dan moet je wettelijk het digitale formulier 'Suppletie omzetbelasting' indienen.

De Belastingdienst hanteert strikte regels voor boetes. Bij te late betaling krijg je een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, tot maximaal €6.709 per jaar. Daarnaast betaal je 5% belastingrente over het openstaande bedrag.

Voor onbetwiste vorderingen in de EU kun je de Europese betalingsbevelprocedure (EOP) gebruiken door Formulier A in te vullen. Maakt je klant niet binnen 30 dagen bezwaar met Formulier F, dan kun je het bevel automatisch ook over de grens uitvoeren. Dit voorkomt langdurige en dure internationale rechtszaken.