Zakelijke betaalkaart en btw: voorkom afkeuring en ontbrekende bonnen

Geen kaart vervangt een factuur

Voor de Belastingdienst maakt het type kaart niet uit. Een afschrijving op een zakelijke betaalpas, prepaidkaart of charge card bewijst alleen dát je hebt betaald. De afschrijving geeft op zichzelf geen recht op btw-aftrek.

Hoe betaal je met de verschillende kaarten?

Bij betaalkaarten zoals die van Wise of Airwallex betaal je direct vanuit je eigen saldo. Dat geldt ook voor prepaidkaarten zoals die van Pleo. Je bouwt geen schuld op, waardoor je administratie meteen aansluit op de werkelijke geldstroom.

Traditionele zakelijke kaarten van Rabobank, ING, ICS en American Express werken als charge card: je betaalt het openstaande saldo maandelijks in één keer terug. Er is geen sprake van doorlopend krediet met rente, tenzij je te laat betaalt.

Administratieve controle weegt zwaarder dan krediet

Kies daarom niet op basis van krediet, maar op basis van administratieve controle. Als ondernemer of boekhouder heb je een systeem nodig dat transacties direct koppelt aan goedgekeurde inkoopfacturen en de juiste btw-codes.

Welke rechtsvormen accepteren aanbieders?

Niet elke kaartaanbieder accepteert elke ondernemingsvorm. Uitgavenplatforms zoals Spendesk sluiten uitsluitend contracten met rechtspersonen, zoals een bv. Eenmanszaken en vof's kunnen daar niet terecht.

Traditionele banken en partijen zoals Airwallex en Wise accepteren wel eenmanszaken en maatschappen.

Hoe lang moet je bedrijf bestaan?

Banken stellen vaak eisen aan je bankhistorie. Bij ING moet je bijvoorbeeld minimaal drie maanden een actieve zakelijke rekening met regelmatige inkomsten hebben.

American Express stelt de volgende eisen:

• Je staat minimaal één jaar ingeschreven bij de KVK.
• Je bruto jaarinkomen is minimaal €36.000.

Wanneer ben je persoonlijk aansprakelijk?

Bij kaarten met krediet of uitgestelde betaling teken je vaak voor hoofdelijke aansprakelijkheid: je kunt persoonlijk aansprakelijk zijn voor de volledige schuld. Bij American Express ben je als hoofdkaarthouder ook privé aansprakelijk voor zakelijke uitgaven.

Voor zakelijke kredieten boven €1.000 met persoonlijke aansprakelijkheid volgt een registratie bij BKR, het Bureau Krediet Registratie. Bij debet- en prepaidkaarten zonder krediet spelen krediettoetsen en BKR-registraties geen rol.

Wat bepaalt je bestedingsruimte?

Bij zakelijke debetkaarten en prepaidkaarten bepaalt je gestorte saldo hoeveel je kunt uitgeven. Dat saldo staat op je rekening of in je digitale portemonnee. Je kunt niet meer uitgeven dan er staat.

Bij charge cards stelt de uitgever een limiet vast op basis van je financiële gegevens. Bij Rabobank gelden deze limieten:

• Standaard €5.000 per kaart.
• Instelbaar tussen €1.000 en €10.000.
• Op aanvraag tot €50.000.

Welke beperkingen gelden voor starters?

Startende ondernemingen krijgen vaak te maken met strikte grenzen. Bestaat je bedrijf korter dan twee jaar? Dan geldt bij ABN AMRO en ICS een maximale bedrijfslimiet van €500.

Wat doet een borg met je bestedingsruimte?

Let op bij een borg voor een huurauto of hotel. Zo'n reservering verlaagt direct je beschikbare bestedingsruimte, maar is nog geen definitieve betaling. Je kunt de btw pas terugvragen zodra de eindfactuur is opgemaakt.

Wanneer kies je fysieke of virtuele kaarten?

Voor medewerkers die onderweg zijn, zijn fysieke kaarten praktisch. Voor terugkerende softwarelicenties en online advertenties zijn virtuele kaarten veiliger. Dit zijn digitale kaarten zonder fysieke pas. Je kunt per leverancier een aparte virtuele kaart aanmaken met een eigen limiet.

Platforms zoals Pleo, Spendesk en Mobilexpense Declaree bieden een overzicht waarin medewerkers direct na betaling een foto van de factuur moeten uploaden.

Wat doe je bij ontbrekende bonnen?

Levert een medewerker geen factuur in? Dan kan je onderneming de btw niet terugvorderen. Sommige systemen sturen automatische herinneringen of blokkeren de kaart tijdelijk zodra een medewerker te veel bonnen nog niet heeft ingeleverd.

Bij Spendesk kan een medewerker verklaren dat er geen bon beschikbaar is. Die verklaring sluit de administratieve taak af, maar is voor de Belastingdienst geen geldige btw-factuur.

Buitenlandse btw hoort niet in je Nederlandse aangifte

Btw die in een ander land in rekening is gebracht, mag je nooit als voorbelasting opvoeren in je reguliere Nederlandse btw-aangifte. Denk aan btw op een buitenlands hotel of etentje.

Voor btw uit andere EU-landen moet je een apart digitaal teruggaafverzoek indienen via de Nederlandse Belastingdienst. Het verzoek over het voorgaande kalenderjaar moet altijd vóór 1 oktober binnen zijn. Btw buiten de EU vraag je rechtstreeks terug bij het betreffende land.

Hoe verwerk je btw op buitenlandse software?

Bij zakelijke aankopen buiten Nederland hoort de leverancier de btw meestal te verleggen naar je Nederlandse btw-identificatienummer. Dat geldt bijvoorbeeld voor abonnementen op online software binnen de EU.

Je ontvangt dan een factuur met 0% btw of "btw verlegd". Je geeft deze verlegde btw zelf aan in je Nederlandse aangifte. Heb je recht op aftrek? Dan trek je deze btw in dezelfde aangifte weer af.

Welke valutaopslagen betaal je?

Betaal je in dollars of andere valuta? Dan rekenen kaartuitgevers een wisselkoersopslag:

• Bij traditionele banken en ICS ligt die rond 2,0% tot 2,5%.
• Wise hanteert eigen opslagen vanaf 0,2%.
• Airwallex hanteert eigen opslagen van 0,5% tot 1%.

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Om btw te mogen aftrekken, heb je van de Belastingdienst een factuur nodig die aan de wettelijke eisen voldoet. Een transactieoverzicht van je kaart is geen factuur.

Op een volledige factuur moeten onder meer staan:

• De volledige naam en het adres van de leverancier en de afnemer.
• Het btw-identificatienummer van de leverancier.
• Een factuurnummer.
• De datum.
• Het btw-bedrag.

Wanneer volstaat een vereenvoudigde factuur?

Voor uitgaven tot maximaal €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon. Hierop moeten minimaal staan:

• De datum.
• De naam en het adres van de leverancier.
• Een omschrijving van de goederen of diensten.
• Het btw-bedrag, of gegevens om dit te berekenen.

Voor brandstofkosten boven €100 geldt een specifieke regeling. Een tankbon zonder afnemersnaam is geldig voor btw-aftrek als je de betaling kunt herleiden via een zakelijke pas, tankpas of creditcard op naam van de onderneming.

Mag je btw op horeca aftrekken?

Btw op eten en drinken dat je in een horecagelegenheid nuttigt, is wettelijk niet aftrekbaar als voorbelasting. Dat geldt ook als de afspraak volledig zakelijk was. Boek deze kosten inclusief btw op de juiste kostenrekening.

Hoe leg je de koppeling met je boekhouding?

Zorg voor een sluitende audittrail. Vanuit de boekingsregel, de kaarttransactie en de factuur moet je steeds de bijbehorende gegevens direct kunnen opvragen. De wettelijke bewaartermijn voor deze administratie is zeven jaar en tien jaar voor onroerende zaken.

Welke kosten vallen buiten het basispakket?

Gebruik de kostenmodule hierboven om je vaste kaartbijdragen, standaard valutatoeslagen en opnamekosten door te rekenen. Daarnaast verschillen de volgende kosten per aanbieder:

• Boekhoudkoppelingen bij Rabobank: een automatische bankkoppeling met software zoals Exact Online kost €2 per maand.
• Boekhoudkoppelingen bij ING: zo'n koppeling kost vanaf €3,25 per maand per gekoppelde rekening.
• Geavanceerde gegevenskoppelingen: voor zakelijke gegevenskoppelingen via Smart Data Connect rekenen partijen zoals ICS en ABN AMRO eenmalig €1.500 aansluitkosten.
• Jaarlijkse gebruikskosten: voor deze koppelingen rekenen partijen zoals ICS en ABN AMRO jaarlijks €1.500.
• Te late betaling: bij charge cards betaal je geen rente als je op tijd betaalt. Na de vervaltermijn betaal je vertragingskosten en wettelijke rente. Bij ICS is die termijn bijvoorbeeld 21 dagen na maandafsluiting.

Zit er btw op kaartkosten?

Financiële diensten zoals betalingsverkeer, kaartbijdragen en koersopslagen zijn in de regel vrijgesteld van btw. Daarover kun je dus geen voorbelasting aftrekken. Over softwarelicenties van onkostenplatforms betaal je wel btw.

Hoe betwist je een betaling?

Is een betaling onterecht afgeschreven of levert een leverancier niet? Meld dit dan direct bij je kaartuitgever. Bij American Express moet je eerst zelf aantonen dat je hebt geprobeerd het geschil met de verkoper op te lossen.

Bij ICS en banken kun je onder voorwaarden een betaling betwisten via de aflevergarantie of betwistingsprocedure. Een tijdelijke bijschrijving tijdens het onderzoek is nog geen definitieve terugbetaling.

Wat gebeurt er met de afgetrokken btw?

Krijg je na een geschil of annulering je aankoopbedrag terug via een bijschrijving op je kaart? Dan vervalt ook het recht op btw-aftrek.

Heb je de btw over de oorspronkelijke aankoop al afgetrokken in een eerdere btw-aangifte? Dan ben je wettelijk verplicht die te veel afgetrokken btw terug te betalen aan de Belastingdienst. Dat doe je in de periode waarin je de terugbetaling ontvangt.