Moss of Payhawk: welke kaartsoftware past bij jouw scale-up?

Krediettermijn versus directe liquiditeit

Voor een snelgroeiende scale-up hangt de keuze tussen Moss en Payhawk af van de financiering van het werkkapitaal. Beide aanbieders leveren betaalkaarten die functioneren als debetkaart via een centrale rekening, maar hun kredietmodellen verschillen sterk.

Moss biedt corporate Mastercards met doorlopende kredietlijnen tot € 2.500.000 en een betalingstermijn tot 60 dagen. Dit geeft financiële ruimte om grote marketinguitgaven of voorraadinkopen voor te financieren.

Payhawk verstrekt Visa Platinum-kaarten via een Europese e-geldvergunning. Naast het vooraf opwaarderen van wallets biedt Payhawk in aanmerking komende bedrijven een renteloze krediettermijn tot maximaal 38 dagen.

Grip op uitgaven met debetkaarten

Wil je elk renterisico en kredietrisico uitsluiten? Dan kun je bij beide platforms debetkaarten gebruiken. Uitgaven worden direct afgeboekt van je centrale rekening of saldo, waardoor budgetoverschrijdingen technisch onmogelijk zijn.

Geen persoonlijke borgstelling voor bestuurders

Zowel Moss als Payhawk richt zich primair op rechtspersonen zoals een bv. In tegenstelling tot traditionele creditcards van grootbanken hoef je als bestuurder niet in privé mee te tekenen.

De aansprakelijkheid blijft volledig bij de onderneming. Dit voorkomt een BKR-registratie op je eigen naam en scheidt zakelijke risico's strikt van je privévermogen.

Verplichte controles en compliance

Tijdens de aanvraag voeren beide partijen een verificatie uit onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Zorg dat de gegevens bij de Kamer van Koophandel actueel zijn.

Je onderneming moet alle Ultimate Beneficial Owners (UBO's) met een belang boven 25% geregistreerd hebben. Vraag je kredietruimte aan, dan toetst de aanbieder de solvabiliteit op basis van je recente jaarcijfers en banktransacties.

Dynamisch krediet versus vaste plafonds

Traditionele banken hanteren vaak starre kredietlimieten van € 5.000 tot € 10.000 per maand. Moss en Payhawk bewegen juist mee met de omzet en kasstroom van je onderneming.

Bij Moss kunnen goedgekeurde scale-ups een kredietlijn tot € 2.500.000 benutten. De hoogte hangt af van een financiële analyse van je balans en omzetgroei.

Saldo-gestuurde bestedingsruimte

Werk je zonder kredietfaciliteit, dan bepaalt het gestorte saldo op de centrale rekening je totale limiet. In het dashboard verdeel je deze liquiditeit vervolgens zelf over teams, projecten of individuele medewerkers.

Virtuele kaarten per leverancier

Virtuele kaarten zijn ideaal om softwarelicenties en advertentiebudgetten per leverancier af te bakenen. Zowel Moss als Payhawk biedt onbeperkt eenmalige en terugkerende virtuele kaarten.

Fysieke kaarten zijn bedoeld voor medewerkers die reizen of onderweg representatiekosten maken. Bij Moss zijn extra kaarten inbegrepen zonder licentiekosten per individuele gebruiker.

Payhawk biedt een Growth Program voor kleinere teams met 10 kaarten voor € 149 per maand. Grotere organisaties stappen over op een maatwerkcontract.

Beheer over meerdere entiteiten

Beheert je finance team meerdere dochterondernemingen? Dan verschilt de inrichting:

• Payhawk Group Dashboard: geeft een geconsolideerd overzicht over alle juridische entiteiten heen, waarmee je cashflow centraal bewaakt en één uniform uitgavenbeleid instelt.
• Moss multi-entity: laat beheerders onder één centrale login schakelen tussen afzonderlijke bv's.

Wisselkoersopslag als doorslaggevende kostenpost

Betaalt je scale-up maandelijks flinke bedragen in dollars voor advertenties of buitenlandse software? Dan is de wisselkoersopslag een doorslaggevende factor.

Payhawk biedt 0% koersopslag over 26 basisvaluta's. Voor transacties buiten deze valuta's betaal je 1,99% opslag.

Moss hanteert een standaard wisselkoersopslag van 2% bovenop de Mastercard-tarieven. Bij een maandelijkse spend van tienduizenden dollars levert het model van Payhawk een directe besparing op.

Contant geld opnemen

Contant geld opnemen hoort bij beide platforms niet tot het primaire doel. Payhawk rekent bij debetkaarten 0,5% met minimaal € 2,00 per opname, en bij creditcards 2,99% met minimaal € 5,00. Beperk contante opnames daarom zoveel mogelijk.

Koppeling met Exact Online en AFAS Profit

Het handmatig verwerken van declaraties kost finance teams veel tijd. Beide platforms automatiseren dit via mobiele apps met automatische OCR-herkenning van bonnen.

Moss biedt diepe integraties met Nederlandse ERP-software. Dankzij bi-directionele koppelingen met Exact Online en AFAS Profit worden inkoopfacturen en bankjournaals voor kaartbetalingen direct realtime gesynchroniseerd.

Payhawk biedt eveneens een bi-directionele API-koppeling met Exact Online en een integratie met AFAS Profit. Grootboekrekeningen, kostenplaatsen en btw-codes worden automatisch gekoppeld aan transacties.

Voldoen aan de eisen van de Belastingdienst

Voor btw-aftrek stelt de Belastingdienst strikte eisen aan de factuurgegevens. Het systeem moet de leveranciersnaam, het btw-nummer, de datum en de uitgesplitste btw-bedragen vastleggen.

Beide systemen vragen medewerkers om direct na betaling een geldige bon te uploaden, voordat de transactie administratief wordt goedgekeurd.

Let op bijkomende operationele kosten

Naast de vaste licentie en de standaard transactiekosten brengen platforms soms incidentele kosten in rekening. Deze kosten zitten niet altijd in het basistarief.

Aanvullende kostenposten per aanbieder

Let bij contractonderhandelingen op de volgende operationele kosten:

• Payhawk incidentele kosten: de verzending van een fysieke kaart kost € 10,00 per stuk. Een chargeback kost € 25,00 en bij langdurige inactiviteit geldt een fee van € 5,00.
• Moss platformstructuur: Moss hanteert een modulair platformtarief met variabele transactiekosten, maar rekent geen licentiekosten per medewerker.
• Rente bij te late betaling: los je een openstaand creditsaldo niet tijdig af, dan gelden commerciële vertragingsrentes. Stel een automatische incasso in om extra kosten te voorkomen.

Direct kaarten blokkeren via het dashboard

Bij verlies, diefstal of verdachte transacties kan zowel de medewerker als de beheerder een kaart direct blokkeren via de mobiele app of het dashboard.

Gebruik je virtuele kaarten per leverancier? Dan schakel je bij een datalek bij één webshop alleen die specifieke kaart uit, zonder dat andere betalingen stilliggen.

Betwistingen en chargebacks

Bij een onterechte afschrijving of een niet-geleverde bestelling start je een formele betwisting (chargeback) via het platform.

Payhawk brengt € 25,00 in rekening als een geschil ongegrond blijkt. Verzamel daarom altijd eerst bewijs, zoals e-mails met de leverancier.

Bescherming van je tegoeden

Zowel Moss als Payhawk valt onder Europese regelgeving voor betalings- en e-geldinstellingen. Klantgelden staan verplicht op afgescheiden derdengeldenrekeningen bij erkende banken. Daardoor blijft je werkkapitaal beschermd bij een eventueel faillissement van de kaartuitgever.