Pleo vs Payhawk: welke zakelijke kaart past bij jouw scale-up?

Uitgaven vooraf storten of achteraf betalen

Voor een groeiend finance team draait de keuze tussen Pleo en Payhawk vooral om de manier van verrekenen: vooraf opwaarderen of achteraf vereffenen.

Pleo werkt hoofdzakelijk als een vooraf opgeladen uitgavenplatform met een optionele kredietfaciliteit. Je stort saldo op je rekening of stelt een kredietlimiet in waarbinnen medewerkers betalingen doen.

Payhawk biedt naast debetkaarten ook volwaardige zakelijke creditcards met een rentevrije betaaltermijn tot 38 dagen. Daarmee behoud je als scale-up grip op je werkkapitaal, doordat uitgaven maandelijks achteraf worden voldaan.

Zoek je een laagdrempelig platform om declaraties van kleinere teams te beheren, dan volstaat de debetstructuur van Pleo. Heb je als scale-up behoefte aan uitgesteld betalen voor marketingbudgetten of grote inkopen, dan sluit Payhawk beter aan.

Toezicht en derdengeldenrekeningen

Pleo en Payhawk zijn geen traditionele banken met een Nederlands depositogarantiestelsel. Het zijn vergunde Europese elektronischgeldinstellingen (EGI's).

Pleo staat onder toezicht van de Deense toezichthouder Finanstilsynet, terwijl Payhawk een vergunning heeft via de centrale bank van Litouwen. Beide partijen bewaren tegoeden op afgescheiden derdengeldenrekeningen bij J.P. Morgan.

Toetsing zonder persoonlijke borgstelling

Voor scale-ups met een bv is acceptatie vlot geregeld via een digitaal identificatieproces. Geen van beide platforms vraagt een persoonlijke borgstelling van bestuurders.

Wel voeren beide aanbieders een strikte financiële toetsing uit zodra je een kredietlijn aanvraagt. Ze beoordelen hierbij de liquiditeit en transactiehistorie van je onderneming.

Vaste pakketstaffels versus flexibel krediet

De beschikbare bestedingsruimte verschilt aanzienlijk per platform en hangt af van je abonnement en kredietwaardigheid.

Bij Pleo is de bestedingsruimte gekoppeld aan je pakket:

• Starter: kredietlimiet tot €5.000
• Essential: kredietlimiet tot €20.000
• Advanced: kredietlimiet tot €250.000
• Business: kredietlimiet tot €500.000

Payhawk hanteert een flexibel kredietmodel met een rentevrije termijn tot 38 dagen. De kredietruimte wordt individueel vastgesteld op basis van je kasstroom en maandelijkse transactievolume.

Zoek je voor je werkkapitaal zeer hoge kredietlijnen van meerdere miljoenen euro's? Dan sluit een gespecialiseerde partij zoals Moss vaak beter aan dan Pleo.

Grip op uitgavenstromen

Beide platforms maken het eenvoudig om virtuele kaarten aan te maken en fysieke passen uit te reiken aan teamleden.

In Payhawk stel je uitgebreide goedkeuringsstromen in. Uitgaven boven een vooraf bepaald drempelbedrag vereisen automatische goedkeuring door een teamleider of finance manager voordat de betaling kan plaatsvinden.

Pleo biedt duidelijke limieten per medewerker of per transactie. Medewerkers kunnen een pas zelf pauzeren of activeren via de mobiele app.

Licentiekosten per gebruiker

Let goed op hoe de tarieven meegroeien met je team. Pleo rekent extra kosten per actieve gebruiker: €5 per maand op Starter en €11 per maand op Essential. Bij Payhawk start je met het Growth-abonnement voor €149 per maand tot 10 medewerkers, waarbij extra kaarten €99 per maand kosten.

Verschillen in wisselkoersopslag

Voor scale-ups met internationale softwarelicenties of reizende collega's is de koersopslag een belangrijke kostenfactor.

Payhawk rekent 0% opslag over 26 basisvaluta's. Voor transacties in overige buitenlandse valuta's betaal je 1,99%.

Pleo rekent op het Starter-abonnement een valutatoeslag van 2,49%. Op het Essential-plan daalt deze opslag naar 1,99%. Bij intensief internationaal gebruik lopen de transactiekosten bij Pleo daardoor sneller op.

Contant geld opnemen bij automaten

Bij Pleo kost een geldopname op het Starter-plan €5 per transactie; binnen het Essential-plan zijn opnames gratis.

Payhawk rekent voor opnames met een debetkaart 0,5% over het opgenomen bedrag met een minimum van €2. Neem je contant geld op met een creditcard van Payhawk, dan betaal je 2,99% met een minimum van €5.

Integraties met Exact Online en AFAS

Voor een soepele crediteurenadministratie is een directe gegevenskoppeling met je boekhoud- of ERP-systeem essentieel.

Pleo biedt koppelingen met Exact Online en Twinfield. Uitgaven en bonnen worden automatisch toegewezen aan de juiste grootboekrekening en btw-code.

Payhawk integreert met Exact Online en biedt daarnaast een diepgaande koppeling met AFAS Software. Dit bespaart grotere finance teams veel handmatig uitzoekwerk bij de reconciliatie.

Fiscale bewaarplicht voor digitale bonnen

De Belastingdienst vereist dat je zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaard blijft (10 jaar bij vastgoed of specifieke EU-regelingen).

Zowel Pleo als Payhawk ondersteunen het digitaal opslaan van bonnetjes. Je mag papieren facturen vernietigen zodra de digitale scan een waarheidsgetrouwe en volledige weergave vormt die gedurende de hele bewaartermijn controleerbaar blijft.

Rente, boetes en vervangingskosten

Buiten de vaste licentieprijzen en kaarttarieven gelden er bijkomende variabele kosten.

Bij Pleo geldt voor roodstaan via de overdraft-faciliteit een vertragingsrente van 15% per jaar, plus een wekelijkse boete van €100 bij een betalingsachterstand. Een vervangende fysieke pas kost €15 op Starter en €5 op Essential.

Bij Payhawk betaal je voor een spoedlevering van een vervangende kaart €10. Daarnaast rekent Payhawk €5 inactiviteitstoeslag voor ongebruikte kaarten.

Factuurbetalingen in vreemde valuta via Payhawk kosten een opslag van 0,3%.

Handelen bij verdachte transacties

Blijkt een kaart gecompromitteerd, dan kan zowel de medewerker als de beheerder de pas direct blokkeren via de mobiele app of het dashboard.

Omdat beide partijen op het Visa- of Mastercard-netwerk werken, kun je onterechte afschrijvingen laten storneren via een officiële betwisting (chargeback).

Kosten van een betwistingsprocedure

Het starten van een chargeback brengt administratiekosten met zich mee:

• Pleo: €29 per betwisting op het Starter-plan en €19 op de overige plannen
• Payhawk: een vast tarief van €25 per betwisting

Documenteer betwiste betalingen daarom altijd zorgvuldig voordat je een formele claim indient.