Spendesk vs. Pleo: welk uitgavenbeheer past bij jouw finance team?

Debit versus rekening-courantkrediet

Als finance team kies je tussen twee werkwijzen: vooraf budget storten of achteraf betalen via een kredietfaciliteit.

Spendesk werkt alleen met een vooraf opgewaardeerd saldo (pre-funded). Je stort geld in de centrale wallet en betalingen worden direct afgeschreven. Rood staan kan niet en er is geen kredietlijn.

Pleo biedt twee opties. Je kunt werken met een vooraf opgewaardeerd saldo. Geschikte Nederlandse bedrijven kunnen daarnaast een doorlopend krediet afsluiten tot maximaal €500.000.

• Spendesk: Pre-funded Visa debit. Dit geeft maximale bescherming tegen schulden en uitgaven buiten het budget.
• Pleo: Keuze uit vooraf opwaarderen of zakelijk krediet tot €500.000 met maandelijkse afrekening.

Zoek je strakke kasstroomdiscipline zonder schuldrisico, dan dwingt Spendesk dat technisch af. Heb je extra werkkapitaal nodig om grote uitgaven op te vangen, dan biedt Pleo extra liquiditeit.

Formele vereisten voor je entiteit

Beide platformen zijn bedoeld voor geregistreerde ondernemingen. De acceptatievoorwaarden verschillen zodra je krediet aanvraagt.

Spendesk vereist dat je bedrijf een officiële rechtspersoon is, geregistreerd in de EER, het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten. Omdat Spendesk geen krediet verstrekt, toetst de aanbieder niet op kredietwaardigheid bij BKR.

Pleo accepteert ook zakelijke aanmeldingen binnen Europa. Vraag je de kredietfaciliteit van Pleo aan, dan voert de aanbieder wel een uitgebreide kredietbeoordeling uit.

• BKR-registratie: Zakelijk krediet kan bij Stichting BKR worden geregistreerd zodra een natuurlijk persoon hoofdelijk aansprakelijk is. Dit geldt bij een eenmanszaak, vof of via een persoonlijke borgstelling van een dga.
• Depositogarantie: Zowel Spendesk als Pleo zijn elektronischegeldinstellingen (EGI). Tegoeden vallen onder regels voor derdengelden, maar niet onder het wettelijke depositogarantiestelsel van €100.000.

Voor een besloten vennootschap (bv) zonder kredietbehoefte regel je de acceptatie bij beide partijen snel via een digitaal identificatieproces.

Hoe je bestedingslimiet wordt bepaald

De beschikbare bestedingsruimte hangt af van het gekozen financieringsmodel en je treasurybeleid.

Bij Spendesk bepaalt jouw finance team zelf de limiet: je geeft nooit meer uit dan het saldo op de centrale rekening. Binnen die grens stel je per medewerker of per team dynamische budgetten in.

Bij Pleo hangt de bestedingsruimte af van de gekozen opzet. Werk je met een vooraf gestort saldo, dan geldt dat saldo als maximum. Gebruik je de kredietfaciliteit, dan stelt Pleo een vaste kredietlimiet vast op basis van je bedrijfsresultaten, tot maximaal €500.000.

• Spendesk: Volledig variabel en gelijk aan je eigen overboeking naar de centrale wallet.
• Pleo: Variabel bij vooruitbetaling, of een kredietlimiet tot €500.000.

Wil je finance team budgetoverschrijdingen technisch onmogelijk maken, dan biedt het Spendesk-model de meeste zekerheid.

Regels en controles vooraf instellen

Zowel Spendesk als Pleo vervangen losse kantoorpassen door persoonlijke fysieke en virtuele kaarten met instelbare rechten.

Spendesk blinkt uit in inkoopcontroles. Medewerkers kunnen in het platform virtuele kaarten aanmaken voor eenmalige betalingen of abonnementen. Boven een ingesteld bedrag moet een manager of financieel beheerder eerst digitaal goedkeuring geven voordat de kaart werkt.

Spendesk rekent bovendien geen kosten per actieve gebruiker. Hierdoor geef je zonder extra licentiekosten het hele bedrijf toegang.

Pleo biedt ook fysieke en virtuele kaarten met een overzichtelijke mobiele app. Goedkeuringsstromen en geavanceerde bestedingslimieten zijn hier echter gekoppeld aan hogere abonnementsvormen.

• Spendesk: Onbeperkt aantal gebruikers zonder licentietoeslag per medewerker, met geavanceerde goedkeuringsstromen voor eenmalige en vaste kaarten.
• Pleo: Licentiemodel per medewerker, met snelle kaartuitgifte en uitgebreidere controles in de hogere pakketten.

Beheert je finance team honderden kaartgebruikers met strikte regels per afdeling, dan werkt Spendesk in de praktijk vaak prettiger.

Valutakosten en internationale transacties

Reizen medewerkers regelmatig of rekenen ze buitenlandse softwarelicenties af? Dan spelen de opslagen buiten de eurozone een grote rol.

Spendesk rekent voor betalingen in andere valuta dan de euro een vaste wisselkoersopslag van 2,99% per transactie. Pinnen bij een geldautomaat binnen de SEPA-zone kost 0,75% over het opgenomen bedrag met een minimum van €1,00. Pinnen buiten de SEPA-zone kost 0,75% plus 2,99% valutatoeslag (minimaal €2,50).

Pleo hanteert tarieven op basis van je softwarepakket. Bij het Starter-plan bedraagt de wisselkoersopslag 2,49% en kost geld opnemen €5 per keer. Vanaf het Essential-plan daalt de wisselkoersopslag naar 1,99% en zijn geldopnames gratis.

• Spendesk: 2,99% valutatoeslag; pinnen kost 0,75% (minimaal €1,00 in euro).
• Pleo: 1,99% tot 2,49% valutatoeslag; pinnen is gratis of kost €5 per opname, afhankelijk van het plan.

Voor intensief kaartgebruik buiten de eurozone rekent Pleo in de meeste plannen lagere wisselkoersopslagen dan Spendesk.

Automatische verwerking en fiscale regels

Beide platformen maken declaratieformulieren overbodig door transacties direct te koppelen aan digitale aankoopbewijzen.

Na elke betaling krijgt de kaarthouder een melding om direct een foto van het aankoopbewijs te uploaden. De software leest bedragen, btw-tarieven en leveranciers automatisch uit via tekstherkenning. De transacties synchroniseren via een directe koppeling met boekhoudpakketten zoals Exact Online, AFAS of Twinfield.

• Fiscale bewaarplicht: De Belastingdienst eist dat zakelijke facturen en bonnen digitaal traceerbaar en integer bewaard blijven.
• Brandstofbonnen: Bij brandstofuitgaven boven €100 inclusief btw hoeft de bedrijfsnaam niet op de bon te staan, mits je betaalt met een traceerbare zakelijke pas op naam van de onderneming.

Spendesk biedt naast kaartuitgaven ook geïntegreerd factuurbeheer voor crediteuren. Pleo focust vooral op snelle mobiele bonverwerking bij kaarttransacties.

Let op bijkomende kosten buiten het basisabonnement

Reken je situatie vooraf door voor vaste pakketprijzen, extra kaarten en standaard wisselkoersopslagen. Let daarnaast op specifieke bijkomende tarieven per aanbieder.

Bij Spendesk betaal je geen licentiekosten per gebruiker, maar werkt het platform met offertes op maat. Let op de kosten voor slapende rekeningen: bij een inactief account rekent Spendesk €30 per jaar. Ook geldt er een administratieve boete van 10% (maximaal €100) bij eventueel derdenbeslag op het saldo.

Bij Pleo zit het grootste financiële risico in te laat aflossen van het krediet. Voldoe je een openstaande schuld op de kredietlijn niet op tijd, dan geldt een vertragingsrente van 15% op jaarbasis plus een vaste boete van €100 per week tot het saldo is aangezuiverd.

• Pleo vervangende fysieke pas: €15 op het Starter-plan, €5 op het Essential-plan.
• Pleo betwistingen (chargebacks): €29 per incident op het Starter-plan, €19 op het Essential-plan.
• Pleo externe boekhouder: Toegang voor een externe accountant kost €12 per maand op het Starter-plan.

Kies je voor krediet bij Pleo? Zorg dan dat de automatische incasso voor aflossing altijd slaagt, zodat je hoge boeterentes voorkomt.

Direct ingrijpen en transacties betwisten

Bij verlies, diefstal of vermoeden van misbruik kunnen zowel de pashouder als de finance manager een kaart direct pauzeren of definitief blokkeren via de mobiele app of het dashboard.

Omdat Spendesk met een vooraf opgewaardeerd saldo werkt, blijft het schaderisico bij fraude beperkt tot het aanwezige saldo in de wallet. Virtuele kaarten voor eenmalig gebruik worden na de transactie direct ongeldig, wat misbruik bij online datalekken voorkomt.

Moet je een onterechte transactie terugvorderen via een chargeback-procedure, houd dan rekening met behandelingskosten:

• Spendesk: Betwistingen meld je via het dashboard, waarna de kaartuitgever de procedure administratief afhandelt.
• Pleo: Een chargeback kost €29 per dossier op het Starter-plan en €19 op het Essential-plan.

Blokkeer bij twijfel altijd direct de pas in het portaal. Je deblokkeert de kaart net zo snel zodra de situatie is opgehelderd.