Aanmaning: termijnen, incassokosten en bewijs

Stappenplan: zo behandel je een onbetaalde factuur

Controleer met deze zes stappen de aanmaning, de kosten en de verwerking van betalingen.

1. 1

   Controleer de betaaltermijn

   Vaststellen of de klant in verzuim is

   Controleer of een vaste, uiterste betaaltermijn is verstreken. Is zo'n termijn niet van toepassing, stel de klant dan schriftelijk in gebreke met een redelijke betaaltermijn.

   De regel

   Bij een vaste, uiterste betaaltermijn kan verzuim zonder ingebrekestelling ontstaan.

2. 2

   Stuur de consument een kosteloze aanmaning

   De klant laten betalen zonder incassokosten

   Geef de consument 14 dagen om alsnog te betalen. Vermeld het exacte bedrag aan incassokosten dat volgt als betaling uitblijft.

   De regel

   Je moet een consument eerst kosteloos aanmanen voordat je incassokosten mag rekenen.

3. 3

   Controleer het begin van de termijn

   Een ongeldige betaaltermijn voorkomen

   Laat de betaaltermijn voor de consument beginnen op de dag na ontvangst. Reken niet vanaf de datum van je brief of de verzending.

   De regel

   Bij een onjuiste termijn stuur je een nieuwe, geldige aanmaning in plaats van alleen kort uitstel te geven.

4. 4

   Bereken de incassokosten

   De wettelijke vergoeding bepalen

   Bereken de incassokosten over de hoofdsom, het factuurbedrag. Gebruik daarvoor de wettelijke staffel in de tabel.

   De regel

   De wettelijke staffel heeft een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775.

5. 5

   Verwerk ontvangen betalingen in de juiste volgorde

   Kosten, rente en factuurbedrag juist afboeken

   Boek een betaling op de schuld eerst af op de kosten en daarna op de al opgebouwde rente. Boek het restant af op de hoofdsom en de lopende rente.

   De regel

   Boek een deelbetaling dus niet automatisch volledig af op het oorspronkelijke factuurbedrag.

6. 6

   Vraag btw op oninbare facturen terug

   Btw op onbetaalde omzet terugvragen

   Vraag btw terug zodra zeker is dat de factuur geheel of gedeeltelijk oninbaar is. Verlaag de omzet en de verschuldigde btw in rubriek 1a of 1b van de aangifte over het juiste tijdvak.

   De regel

   Een vordering geldt in ieder geval als oninbaar uiterlijk 1 jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum.