Betalingsherinnering: van herinnering naar aanmaning

Stappenplan: zo stuur je een betalingsherinnering

Volg deze vijf stappen van controle van de betaaltermijn tot eventuele overdracht.

1. 1

   Controleer de betaaltermijn

   Vaststellen of je klant te laat betaalt

   Bekijk de betaalafspraak en het soort klant. Gebruik bij bedrijven 30 dagen als je niets hebt afgesproken. Controleer bij consumenten de termijn in je contract of algemene voorwaarden.

   De regel

   Voor consumenten bepaal je zelf een redelijke betaaltermijn.

2. 2

   Stuur een betalingsherinnering

   Je klant opnieuw om betaling vragen

   Stuur een herinnering als je klant niet heeft betaald. Reken bij de eerste aanmaning aan een consument geen aanmaningskosten.

   De regel

   Bij zakelijke klanten is een kosteloze aanmaning niet verplicht en kun je de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen.

3. 3

   Maak de aanmaning aan je consument volledig

   De juiste termijn en kosten vermelden

   Stuur de formele aanmaning nadat je consument in verzuim is. Gebruik als termijnzin: ‘Betaal binnen 14 dagen vanaf de dag nadat je deze brief hebt ontvangen.’ Vermeld ook het exacte bedrag aan incassokosten bij niet-tijdige betaling.

   De regel

   De betaaltermijn begint pas op de dag na ontvangst.

4. 4

   Bewaar bewijs van ontvangst

   Aantonen wanneer de betaaltermijn begint

   Bewaar bewijs dat de aanmaning je klant heeft bereikt. Leg ook de ontvangstdatum vast.

   De regel

   Alleen verzending per post of e-mail is onvoldoende als je klant de ontvangst gemotiveerd betwist.

5. 5

   Controleer wie je incasso uitvoert

   Een passende vervolgstap kiezen

   Controleer bij uitbesteding of het incassobureau in het register van Justis staat als het onder de registratieplicht valt. Wil je een gerechtelijke procedure starten, schakel dan een deurwaarder in.

   De regel

   Een incassobureau kan om betaling vragen, maar mag betaling niet afdwingen.