Dagboeken: je administratie indelen, controleren en bewaren

Er is geen algemeen verplicht aantal dagboeken. Inkoop, verkoop, bank, kas en memoriaal vormen een gebruikelijke indeling. Je administratie moet wel inzichtelijk en controleerbaar zijn.

Bij de margeregeling per individueel goed houd je inkoop en verkoop gescheiden bij. In het inkoopboek zet je de aankoopdatum, het inkoopnummer, de omschrijving en de inkoopprijs. In het verkoopboek zet je de verkoopdatum, het verkoopnummer, de omschrijving, de verkoopprijs, de inkoopprijs, het inkoopnummer en de winstmarge.

Je bewaart de basisgegevens van je administratie 7 jaar. Daaronder vallen het grootboek en de in- en verkoopadministratie. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar.

Nee, je hoeft geen specifiek gecertificeerd boekhoudprogramma te gebruiken. Je mag op papier of met een zelfgekozen programma werken. Bij een belastingcontrole moeten je programma's en bestanden bruikbaar en controleerbaar zijn.

Ja, als je voldoet aan de voorwaarden voor digitaal bewaren. De scan moet het origineel juist en volledig weergeven, inclusief de echtheidskenmerken. De digitale administratie moet tijdens de bewaartermijn binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.

De Belastingdienst stelt dan zelf je omzet en winst vast en berekent de verschuldigde belasting. Ben je het daarmee oneens, dan moet je zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet omkering van de bewijslast.

Een rechtspersoon herstelt een materiële fout in de eerstvolgende jaarrekening die nog niet is vastgesteld. Raakt de fout het eigen vermogen, dan herbereken je het eindvermogen van het vorige boekjaar en verwerk je het verschil in het beginvermogen van het hersteljaar. Bij een ernstig tekortschietende vastgestelde jaarrekening moet het bestuur ook direct de leden of aandeelhouders informeren en een mededeling bij het handelsregister neerleggen.

RGS-codes maken het gemakkelijker om financiële informatie uit te wisselen. Ze helpen verschillen in uitleg te voorkomen en cijfers met soortgelijke bedrijven te vergelijken. Je mag je eigen grootboeknummers blijven kiezen.