Debiteuren en crediteuren: houd overzicht en controleer

Stappenplan: zo controleer je debiteuren en crediteuren

Controleer je administratie met deze zes stappen.

1. 1

   Verzamel je facturen en betalingen

   Maak je administratie compleet.

   Leg je inkoopfacturen en verkoopfacturen vast. Houd ook de openstaande facturen en de betalingen in het grootboek bij.

   De regel

   Je bewaart deze basisadministratie ten minste 7 jaar.

2. 2

   Vergelijk de factuurtotalen met het grootboek

   Spoor verschillen tussen je overzichten op.

   Tel de openstaande verkoopfacturen en inkoopfacturen afzonderlijk op. Vergelijk elk totaal met het bijbehorende saldo in het grootboek. Zoek eventuele verschillen uit.

   De regel

   Controleer regelmatig of de aparte factuuroverzichten aansluiten op het grootboek.

3. 3

   Bewaak openstaande betalingen

   Volg onbetaalde facturen zorgvuldig op.

   Stuur een particuliere klant een aanmaning voordat je incassokosten rekent. Geef de klant daarin 14 dagen om alsnog te betalen. Vermeld ook welke incassokosten volgen als betaling uitblijft.

   De regel

   Bij consumenten mag je niet zonder de verplichte aanmaning incassokosten rekenen.

4. 4

   Verwerk deelbetalingen in de juiste volgorde

   Houd het resterende bedrag correct.

   Boek een deelbetaling eerst af op de kosten en daarna op de vervallen rente. Verminder pas daarna de hoofdsom en de lopende rente.

   De regel

   De wet bepaalt de volgorde waarin je een deelbetaling afboekt.

5. 5

   Beoordeel wat je nog verwacht te ontvangen

   Onderbouw je voorziening voor oninbare vorderingen.

   Beoordeel bij de statische methode per openstaande vordering welk bedrag je nog verwacht te ontvangen. Bepaal daarmee de voorziening op de balansdatum. Controleer of de voorziening voldoende is.

   De regel

   Bij de statische methode bepaal je de voorziening in principe per vordering.

6. 6

   Werk de btw van onbetaalde facturen bij

   Verwerk de gevolgen voor je btw.

   Controleer welke inkoopfacturen onbetaald blijven terwijl je de btw al hebt afgetrokken. Betaal die btw terug zodra duidelijk is dat je de factuur niet gaat betalen. Doe dit ook als de factuur 1 jaar na de uiterste betaaldatum nog niet is betaald.