Factureren: van factuureisen tot betaling en opvolging

Stappenplan: zo factureer je en volg je betalingen

Volg deze zes stappen voor je facturen en betalingen.

1. 1

   Spreek de betaaltermijn af

   Duidelijkheid over het betaalmoment

   Leg met je zakelijke klant een betaaltermijn vast. Houd bij een grootbedrijf als klant rekening met de verplichte termijn van 30 dagen voor betaling aan zzp en mkb.

   De regel

   Zonder afgesproken zakelijke betaaltermijn geldt 30 dagen.

2. 2

   Maak en controleer de factuur

   De verplichte gegevens volledig vermelden

   Vermeld op een volledige factuur de namen en adressen van jou en je klant, je btw-identificatienummer en je KVK-nummer als je bent ingeschreven. Voeg de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de omschrijving en omvang van je dienst en de leverdatum toe. Vermeld het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.

3. 3

   Verstuur op tijd en verwerk de btw

   Btw in het juiste tijdvak aangeven

   Verstuur je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Gebruik bij het factuurstelsel de factuurdatum om het aangiftetijdvak te bepalen. Verstuur je te laat, geef de btw dan aan over het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen.

4. 4

   Controleer welke facturen nog openstaan

   Zicht houden op nog te ontvangen geld

   Houd overzicht over klanten die nog moeten betalen. Controleer welke facturen nog openstaan.

   De regel

   Een klant die je factuur nog niet heeft betaald, heet een debiteur.

5. 5

   Vraag btw op oninbare facturen terug

   Btw terugvragen als betaling uitblijft

   Vraag btw terug zodra zeker is dat je klant de vordering niet of niet volledig betaalt. Verwerk dit in de btw-aangifte over het tijdvak waarin de oninbaarheid vaststaat of de 1-jaarstermijn is verstreken. Trek de btw en de bijbehorende omzet af in rubriek 1a of 1b.

   De regel

   De vordering geldt uiterlijk 1 jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum als oninbaar.

6. 6

   Bewaar je facturen in de oorspronkelijke vorm

   Je facturen beschikbaar houden voor controle

   Bewaar alle verzonden en ontvangen facturen in je administratie. Sla digitale facturen digitaal op.

   De regel

   Bewaar facturen 7 jaar en facturen over onroerende zaken 10 jaar.