Factuur maken: verplichte gegevens, btw en nummering

Stappenplan: zo maak en controleer je een factuur

Controleer je factuur met deze zes stappen.

1. 1

   Vul de namen en bedrijfsgegevens in

   Maak duidelijk wie levert en wie afneemt.

   Vermeld je volledige naam en adres en die van je klant. Voeg je btw-identificatienummer toe. Vermeld ook je KVK-nummer als je bij de KVK bent ingeschreven.

   De regel

   Je mag een handelsnaam gebruiken als die samen met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.

2. 2

   Voeg de factuurdatum en het volgnummer toe

   Houd je nummering opeenvolgend en uniek.

   Vermeld de datum waarop je de factuur uitreikt. Geef de factuur een opeenvolgend nummer dat niet eerder voorkomt.

   De regel

   Je mag verschillende nummerreeksen gebruiken, maar elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.

3. 3

   Beschrijf de levering en controleer de bedragen

   Leg vast wat je in rekening brengt.

   Beschrijf de goederen en hoeveelheden of de diensten en hun omvang. Vermeld de leverdatum of de datum van een vooruitbetaling. Vermeld bij gewone btw-heffing het bedrag exclusief btw, het toepasselijke tarief en het btw-bedrag.

   De regel

   Bij verschillende btw-tarieven vermeld je de bedragen apart en waar van toepassing ook de eenheidsprijs.

4. 4

   Rond het btw-bedrag correct af

   Gebruik een vaste manier van afronden.

   Rond btw af op hele centen. Is het 3e cijfer achter de komma lager dan 5, rond dan naar beneden af. Is dat cijfer 5 of hoger, rond dan naar boven af.

   De regel

   Kies afronding per geleverd goed of dienst, of over het totaalbedrag, en meng deze methoden niet.

5. 5

   Reik de factuur op tijd uit

   Haal de wettelijke uitreiktermijn.

   Reik de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering of dienst uit. Moet je voor een vooruitbetaling factureren, doe dat dan voordat die betaling opeisbaar is.

6. 6

   Bewaar de factuur in je administratie

   Houd je factuur beschikbaar voor controle.

   Bewaar je facturen in hun originele formaat. Houd voor je basisadministratie een bewaartermijn van 7 jaar aan. Voor gegevens over onroerende zaken en leveringen onder de Unieregeling of Invoerregeling geldt 10 jaar.