Factuurnummer: regels voor reeksen, gaten en correcties

Stappenplan: zo houd je factuurnummers controleerbaar

Controleer je nummering en verwerking met deze vijf stappen.

1. 1

   Kies je factuurreeksen

   Doorlopende reeksen inrichten

   Bepaal welke reeksen je gebruikt. Zorg dat de nummers binnen elke reeks doorlopen.

   De regel

   Je mag meerdere afzonderlijke reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per vestiging.

2. 2

   Controleer het volgende nummer

   Dubbele factuurnummers voorkomen

   Ken het volgende nummer uit je reeks toe. Controleer of je dat volledige factuurnummer niet eerder hebt gebruikt.

   De regel

   Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.

3. 3

   Leg niet-verstuurde facturen vast

   Gaten in de reeks verklaren

   Controleer of een ontbrekend nummer hoort bij een voorbereide factuur die je niet hebt verstuurd. Leg in dat geval vast waarom je die factuur niet hebt verstuurd.

   De regel

   De beslissing om een voorbereide factuur niet uit te reiken moet controleerbaar blijven.

4. 4

   Herstel fouten met een correctiefactuur

   Correcties aan het origineel koppelen

   Herstel een fout met een creditnota of aanvullende factuur. Verwijs duidelijk naar de oorspronkelijke factuur. Zorg dat de documenten naar elkaar verwijzen als je de oorspronkelijke factuur niet terugneemt.

   De regel

   Als je het origineel niet terugneemt, moeten de documenten samen alle wettelijk vereiste gegevens bevatten.

5. 5

   Bewaar je facturen

   Facturen beschikbaar houden voor controle

   Bewaar je facturen 7 jaar. Bewaar facturen over onroerende zaken 10 jaar. Voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling geldt ook 10 jaar.