Kasboek: wat je vastlegt, controleert en bewaart

Stappenplan: zo houd je je kasadministratie bij

Werk in vijf stappen van je contante betalingen naar een bewaarde kasadministratie.

1. 1

   Bepaal welke contante betalingen je verwerkt

   Je contante geldstromen in beeld brengen

   Breng je contante ontvangsten en uitgaven in kaart. Verzamel de bijbehorende bonnen en andere bewijsstukken voor je kasadministratie.

   De regel

   Bij contant betalingsverkeer is de kasadministratie onderdeel van je verplichte administratie.

2. 2

   Leg transacties en correcties vast

   Elke kassaboeking kunnen terugvinden

   Leg in je afrekensysteem de datum, tijd, medewerker en doorlopende nummering vast. Herstel een fout met een tegenboeking die naar de oorspronkelijke transactie verwijst. Verwijder de oorspronkelijke kassaregel niet.

   De regel

   Correcties in een afrekensysteem moeten via controleerbare tegenboekingen plaatsvinden.

3. 3

   Controleer je kassaldo

   Verschillen vinden en verklaren

   Tel het geld in je kas en vergelijk dit met je kasadministratie. Onderzoek verschillen aan de hand van je ontvangsten, uitgaven en privéopnames. Zoek bij een negatief saldo naar de ontbrekende of onjuiste registratie.

   De regel

   Een negatief kassaldo is fysiek onmogelijk en kan wijzen op een gebrekkige administratie.

4. 4

   Verwerk je ontvangsten voor de btw

   De btw per tarief vaststellen

   Gebruik bij het kasstelsel je kas- en bankadministratie voor de btw-berekening. Neem de inkomsten die je in de aangifteperiode daadwerkelijk hebt ontvangen. Houd omzet met verschillende btw-tarieven apart.

   De regel

   Bij het kasstelsel telt de ontvangst in de kas of op de bankrekening voor de btw.

5. 5

   Bewaar je kasgegevens en bewijsstukken

   Je kasadministratie controleerbaar houden

   Bewaar je kasadministratie samen met je kladaantekeningen, kassabonnen en controleberekeningen. Bewaar ook de bijbehorende digitale bestanden.

   De regel

   Voor je basisgegevens en kasbescheiden geldt een bewaartermijn van minimaal 7 jaar.