Grootboek: je administratie indelen, controleren en bewaren

Stappenplan: zo orden en controleer je je grootboek

Loop deze vijf stappen door bij het vastleggen, controleren en bewaren van je administratie.

1. 1

   Verzamel je gegevens voor de btw

   Je btw-gegevens compleet vastleggen

   Houd per aangiftetijdvak overzichten bij van ontvangen facturen en privégebruik. Leg uitgaande facturen vast bij het factuurstelsel en inkomsten bij het kasstelsel. Registreer ontvangsten afzonderlijk per btw-tarief.

   De regel

   Uit je administratie moet blijken hoeveel btw je moet betalen en terugvraagt.

2. 2

   Deel inkomsten en uitgaven in

   Overzicht krijgen per categorie

   Verdeel je inkomsten en uitgaven over categorieën in het grootboek. Houd daarnaast bij welke klanten nog moeten betalen en welke leveranciers jij nog moet betalen.

   De regel

   Het grootboek en de administratie van openstaande facturen behoren tot je basisgegevens.

3. 3

   Controleer je RGS-indeling

   De standaard correct gebruiken

   Gebruik je het Referentie Grootboekschema, verander of verleng de referentiecodes dan niet zelf. Controleer ook de omslagcode bij rekeningen die zowel een debet- als creditsaldo kunnen hebben.

   De regel

   De omslagcode verwijst naar de tegengestelde rekening.

4. 4

   Controleer je vastlegging

   Boekingen en bewijsstukken naast elkaar leggen

   Gebruik je facturen, bankafschriften en inkoop- en verkoopboek bij je controleberekeningen. Bewaar de berekeningen samen met je administratie.

   De regel

   Ook tussentijds gemaakte controleberekeningen horen bij je administratie.

5. 5

   Bewaar je grootboek en onderliggende gegevens

   Je administratie beschikbaar houden

   Bewaar je grootboek, openstaande facturen en inkoop- en verkoopfacturen minimaal 7 jaar. Bewaar ook je kasadministratie en, als je goederen inkoopt en verkoopt, je voorraadadministratie.

   De regel

   Deze gegevens vallen onder de basisadministratie die je in ieder geval 7 jaar moet bewaren.