Inkoopfacturen verwerken: controleren, boeken en bewaren

Stappenplan: zo verwerk je inkoopfacturen

Verwerk je inkoopfacturen met deze zes stappen.

1. 1

   Controleer de factuur en de levering

   Vaststellen of btw-aftrek mogelijk is

   Controleer of de factuur aan de btw-factuureisen voldoet. Ga na of je de goederen of diensten echt hebt ontvangen. Controleer ook of je de aankoop gebruikt voor belaste omzet.

   De regel

   Over uitgaven voor vrijgestelde omzet mag je geen btw aftrekken.

2. 2

   Bepaal hoe je het bedrijfsmiddel boekt

   Kosten en investeringen uit elkaar houden

   Controleer bij een bedrijfsmiddel de aanschafwaarde en de gebruiksduur. Onder € 450 exclusief btw mag je de aanschaf direct als kosten boeken. Vanaf € 450 exclusief btw zet je een bedrijfsmiddel met meerjarige gebruiksduur op de balans en schrijf je het af.

3. 3

   Verwerk de aftrekbare btw

   Btw in het juiste tijdvak opnemen

   Neem de aftrekbare btw op in rubriek 5b. Gebruik het tijdvak waarin de leverancier de btw aan je in rekening heeft gebracht.

   De regel

   Voor btw-aftrek hoef je niet te wachten tot je de leverancier hebt betaald.

4. 4

   Controleer de betaaltermijn en betaal

   De geldende betaaltermijn volgen

   Controleer welke betaaltermijn je hebt afgesproken. Heb je niets afgesproken, betaal dan binnen 30 dagen.

   De regel

   Grote ondernemingen moeten het mkb binnen maximaal 30 dagen betalen.

5. 5

   Controleer wat nog onbetaald is

   Onterechte btw-aftrek herstellen

   Controleer welke facturen nog niet volledig zijn betaald. Betaal te veel afgetrokken btw terug zodra vaststaat dat je niet volledig betaalt. Doe dit uiterlijk bij 1 jaar na de uiterste betaaldatum.

   De regel

   Betaal je later alsnog, dan mag je de btw over die betaling opnieuw aftrekken.

6. 6

   Bewaar de factuur controleerbaar

   Je administratie beschikbaar houden voor controle

   Sla ontvangen digitale facturen digitaal op. Bewaar facturen 7 jaar en facturen over onroerende zaken 10 jaar.

   De regel

   Een scan moet het origineel juist en volledig weergeven, inclusief de echtheidskenmerken.