Kwitantie: bewijs van betaling en regels voor je boekhouding

Stappenplan: zo leg je een betaling vast

Volg deze zes stappen om je bewijsstukken op te stellen en te bewaren.

1. 1

   Bepaal of je een factuur moet maken

   Je factuurplicht vaststellen

   Controleer of je klant een ondernemer, rechtspersoon of particulier is. Voor leveringen aan ondernemers en rechtspersonen geldt in beginsel een factuurplicht. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te geven.

   De regel

   Voor bepaalde leveringen aan particulieren gelden uitzonderingen.

2. 2

   Leg de betaling schriftelijk vast

   Een ondertekend betalingsbewijs maken

   Maak een schriftelijk bewijs van de ontvangen betaling. Onderteken de kwitantie als ontvanger van het geld.

   De regel

   Een ondertekende kwitantie kan tussen partijen als bewijs van betaling dienen, maar tegenbewijs blijft mogelijk.

3. 3

   Vul de verplichte factuurgegevens aan

   Aan de gewone factuureisen voldoen

   Vermeld bij een gewone btw-factuur de volledige namen en adressen van jou en je klant, je btw-identificatienummer en je KVK-nummer als je bent ingeschreven. Voeg de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer en de leverdatum of vooruitbetalingsdatum toe. Beschrijf de goederen met hun hoeveelheid of de diensten met hun omvang en vermeld het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

4. 4

   Verstuur je factuur op tijd

   De uitreikingstermijn halen

   Controleer in welke maand je hebt geleverd. Verstuur een verplichte factuur uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand.

5. 5

   Koppel je boeking aan het bewijsstuk

   Je administratie controleerbaar houden

   Zorg dat je vanuit de boeking de bijbehorende kwitantie of factuur kunt terugvinden. Controleer ook hoe de betaling in je totalen is verwerkt.

   De regel

   Een controlespoor laat zien waar een boeking vandaan komt.

6. 6

   Bewaar je zakelijke bewijsstukken

   Aan de bewaarplicht voldoen

   Bewaar je zakelijke kassabonnen en kwitanties minimaal 7 jaar. Bewaar gegevens over onroerende zaken en het btw-éénloketsysteem 10 jaar.