Offerte maken: geldigheid, voorwaarden en bindend akkoord

Stappenplan: zo maak en verwerk je een offerte

Met deze zes stappen ga je van voorstel naar een bewaard offertedossier.

1. 1

   Leg je aanbod vast

   Maak duidelijk wat je aanbiedt.

   Vermeld je bedrijfsgegevens, klantgegevens, datum en offertenummer. Beschrijf de werkzaamheden en je tarief of projectprijs. Stem een eventuele aanbetaling af op het soort klant en je aanbod.

2. 2

   Kies hoe je aanbod geldig blijft

   Weet wanneer je nog kunt intrekken.

   Kies bewust of je een termijn voor akkoord opneemt. Wil je een vrijblijvend aanbod doen, zet dat dan uitdrukkelijk in de offerte.

   De regel

   Een aanbod met een termijn voor akkoord kun je niet zomaar intrekken; een uitdrukkelijk vrijblijvend aanbod kun je nog direct na akkoord intrekken.

3. 3

   Maak je voorwaarden beschikbaar

   Laat je klant de voorwaarden bewaren.

   Verstrek bij een digitale offerte je algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Zorg dat de klant ze kan opslaan en later opnieuw kan lezen.

4. 4

   Vraag om een duidelijk akkoord

   Stel vast dat je klant instemt.

   Laat je klant duidelijk bevestigen dat die akkoord gaat met je offerte. Dat kan bijvoorbeeld met een handtekening of per e-mail.

   De regel

   Zodra de klant akkoord gaat, ontstaat een overeenkomst en gelden de afspraken uit je offerte.

5. 5

   Bevestig de opdracht en factureer

   Voer de opdracht uit en factureer.

   Stuur na akkoord een opdrachtbevestiging en eventueel een aanbetalingsfactuur. Voer de opdracht uit en houd je klant op de hoogte. Stuur direct na afronding je factuur met duidelijke betaalafspraken.

6. 6

   Bewaar je offertedossier

   Houd je administratie toegankelijk.

   Bewaar je offertes, contracten en e-mails in je bedrijfsadministratie. Zorg dat je digitale bestanden kunt blijven openen, ook als je van programma verandert.