- #boekhouden
- #factureren
- #btw
Proforma-factuur: regels voor btw, vooruitbetaling en export
Lees waarom een proforma geen btw-factuur is. Bekijk wat je doet bij vooruitbetalingen en welke documenten je gebruikt bij export.
Proforma-factuur in het kort
- Btw aftrekken
- Niet op basis van een proforma
- Verplichte vooruitbetaling
- Factureer voordat het bedrag opeisbaar wordt
- Vrijwillige vooruitbetaling
- Btw verschuldigd zodra je de betaling ontvangt
Op deze pagina6 onderdelen
Wat betekent een proforma-factuur voor jou als ondernemer?
Maak onderscheid tussen een proforma, een voorschotnota en de regels voor vooruitbetaling.
Een proforma is geen btw-factuur
Gebruik een proforma niet als basis voor btw-aftrek. Het document is juridisch geen btw-factuur.
Vrijwillig vooruitbetalen heeft gevolgen voor de btw
Je bent btw verschuldigd zodra je een vrijwillige vooruitbetaling ontvangt. Wacht met het verwerken van die btw niet op de eindfactuur.
Een voorschotnota bevat wel btw
Op een voorschotnota breng je btw in rekening en vermeld je het btw-bedrag. Op de definitieve factuur reken je het restant en de resterende btw af.
Deze pagina is gebaseerd op informatie van de Belastingdienst en andere officiële bronnen en geeft algemene informatie plus een indicatieve keuzehulp. De uitkomst is geen persoonlijk belastingadvies.
Welke situatie geldt voor jou?
Kies je situatie en bekijk welke actie daarbij hoort.
| Situatie | Wat je moet doen | Toelichting |
|---|---|---|
| Ik exporteer goederen buiten de EU | Uitvoer aangeven | Leg facturen, paklijsten en vervoersdocumenten klaar voor de uitvoeraangifte. Naar stap 4 → |
| Mijn klant moet verplicht vooruitbetalen | Tijdig factureren | Stuur bij het factuurstelsel een factuur voordat het bedrag opeisbaar wordt. Naar stap 1 → |
| Mijn klant betaalt vrijwillig vooruit | Btw verwerken | Verwerk de btw zodra je de vrijwillige vooruitbetaling ontvangt. Naar stap 5 → |
| Ik ontvang vooruitbetaling voor een intracommunautaire goederenlevering | Uitzondering toepassen | Pas bij deze vooruitbetaling de uitzondering op de factuurplicht toe. Naar stap 1 → |
| Ik wil btw aftrekken met een proforma | Niet aftrekken | Trek geen btw af op basis van een proforma. Naar stap 2 → |
| Ik vergeet btw op mijn voorschotnota | Btw vermelden | Breng op je voorschotnota btw in rekening en vermeld het btw-bedrag. Naar stap 2 → |
Stappenplan: zo regel je facturen en vooruitbetalingen
Doorloop deze zes stappen voor je facturen, betalingen en eventuele exportdocumenten.
- 1
Bepaal welk soort vooruitbetaling je ontvangt
De juiste factuurregel kiezen
Controleer of je klant verplicht of vrijwillig vooruitbetaalt. Controleer ook of het om een intracommunautaire levering van goederen gaat.
De regel
Voor een vooruitbetaling voor een intracommunautaire goederenlevering hoef je geen factuur te sturen.
- 2
Controleer de gegevens op je btw-factuur
Voldoen aan de factuureisen
Vermeld de volledige namen en adressen van jou en je klant, je btw-identificatienummer en zo nodig je KVK-nummer. Vul de factuurdatum, het factuurnummer en de leveringsdatum of datum van vooruitbetaling in. Beschrijf de goederen en aantallen of de diensten en hun omvang, met het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
- 3
Voeg duidelijke betaalgegevens toe
De betaling duidelijk maken
Vermeld het te betalen bedrag, de naam van de ontvanger en diens IBAN. Voeg een betalingskenmerk of omschrijving toe.
- 4
Verzamel je exportdocumenten
De uitvoeraangifte voorbereiden
Leg bij verkopen buiten de EU de facturen, paklijsten en vervoersdocumenten klaar. Stem de uitvoeraangifte af met je vervoerder of douane-expediteur.
De regel
Meestal regelt de vervoerder of douane-expediteur de uitvoeraangifte voor je.
- 5
Verwerk de btw op het juiste moment
Btw bij vooruitbetalingen juist aangeven
Verwerk bij een vrijwillige vooruitbetaling de btw zodra je de betaling ontvangt. Geef bij een verplichte vooruitbetaling de btw aan in het tijdvak van de factuurdatum.
De regel
Bij een vrijwillige vooruitbetaling ben je de btw al bij ontvangst verschuldigd.
- 6
Reken het restant af
De definitieve factuur juist opstellen
Breng op de definitieve factuur het bedrag in rekening dat je klant nog moet betalen. Vermeld ook het resterende btw-bedrag.
Controleer je facturen en vooruitbetalingen
Vink af wat je voor jouw situatie hebt gecontroleerd.
Je vinkjes blijven alleen in deze browser bewaard.
0 van 9 afgevinkt
Soort betaling en document
Factuur en betaalgegevens
Export en afrekening
Veelgestelde vragen
Nee, een proforma is geen btw-factuur. Je kunt op basis van dit document geen btw aftrekken.
Bij het factuurstelsel stuur je de factuur voordat het bedrag opeisbaar wordt. Je geeft de btw aan in het tijdvak waarin de factuurdatum valt.
Zodra je de vrijwillige vooruitbetaling ontvangt, ben je de btw verschuldigd. Wacht dus niet tot je de definitieve factuur verstuurt.
Nee, voor een vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering van goederen hoef je geen factuur te sturen. Dit is een uitzondering op de algemene factuurregel voor vooruitbetalingen.
Ja, je brengt op een voorschotnota btw in rekening en vermeldt het btw-bedrag. Op de definitieve factuur vermeld je het resterende bedrag en de resterende btw.
Je gebruikt facturen, paklijsten en vervoersdocumenten. Je geeft de goederen voor uitvoer aan bij de douane. Meestal regelt je vervoerder of douane-expediteur die aangifte.
Ja, als je bij de KVK bent ingeschreven, vermeld je je KVK-nummer. Je vermeldt ook je btw-identificatienummer.
Vermeld het te betalen bedrag, de naam van de ontvanger en diens IBAN. Voeg een betalingskenmerk of omschrijving toe.
Zo controleren we deze pagina
De regels op deze pagina komen uit officiële bronnen. Elke bewering is terug te voeren op een bron met datum, en de pagina wordt periodiek opnieuw gecontroleerd.
Aantal bronnen
12
Laatst inhoudelijk gecontroleerd
6 oktober 2026
Controlefrequentie
Maandelijks
Waarden die maandelijks worden gevolgd
24
Deze pagina is gebaseerd op 12 bronnen, laatst gecontroleerd op 6 oktober 2026.
Gebruikte bronnen
De overige 9 bronnen⌄
- CL-01Facturen maken voor uw btw-administratie: wat moet u daarover weten? | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-02Een factuur maken in 4 stappen | KVKwww.kvk.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-05Exporteren met de juiste documenten | KVKwww.kvk.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-07Betaalinstructie - Betaalvereniging Nederlandwww.betaalvereniging.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-08https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI%3ANL%3AGHDHA%3A2022%3A607uitspraken.rechtspraak.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-09Referentie Grootboekschema: iets voor u? | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-10Beschrijving velddefinities RGS | Referentie GrootboekSchemawww.referentiegrootboekschema.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-11Opbouw RGS | Referentie GrootboekSchemawww.referentiegrootboekschema.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
- CL-12BLOG - Wat is wijsheid: RGS niveau 4 of 5 implementeren? | Referentie GrootboekSchemawww.referentiegrootboekschema.nlgecontroleerd op 6 oktober 2026
Wil je deze regels bewaren?
Bewaar deze pagina in je routekaart in deze browser.
Gratis · Geen verplichting · Je kunt alles later verwijderen
Meer over proforma factuur
- boekhoudenRekeningschemaJe rekeningschema bepaalt hoe je boekhouding is ingedeeld. Je kunt een eigen schema gebruiken of het Referentie Grootboekschema (RGS). Het verschil merk je bij een controle en bij een overstap naar andere software of een andere boekhouder.Lees meer
- boekhoudenBalansbegrotingEen balansbegroting laat zien hoe je verwachte bezittingen, schulden en eigen vermogen zich ontwikkelen. Door investeringen, financiering en werkkapitaal vooraf goed in te schatten, behoud je grip op de financiële gezondheid van je bedrijf.Lees meer
- boekhoudenOpenstaande facturenWelke actie je onderneemt bij een openstaande factuur, hangt af van hoelang die openstaat. Hier zie je wanneer je herinneringen verstuurt en wanneer incasso, factoring (je vordering overdragen) of afboeken aan de orde is.Lees meer