Urenregistratie: wat je vastlegt en hoe je uren aantoont

Stappenplan: zo leg je je uren vast

Met deze zes stappen richt je je urenadministratie in voor jouw situatie.

1. 1

   Richt je urenstaat in

   Je werkzaamheden herkenbaar vastleggen

   Maak velden voor datum, opdrachtgever en een omschrijving van het werk. Leg ook vast of uren direct of indirect zijn. Noteer het aantal uren, je uurloon en de omzet.

   De regel

   Deze gegevens vormen de standaardvelden van een urenstaat.

2. 2

   Leg gewerkte uren en bewijs vast

   Je tijdsbesteding aannemelijk maken

   Registreer ook de tijd voor offertes, administratie en je zakelijke website. Tel bereikbaarheid zonder werkzaamheden niet mee. Onderbouw je uren met je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen.

   De regel

   Je moet de tijd die je aan je onderneming besteedt aannemelijk maken.

3. 3

   Registreer arbeids- en rusttijden bij personeel

   Toezicht op werktijden mogelijk maken

   Heb je personeel, leg dan de arbeids- en rusttijden vast. Richt de registratie zo in dat toezicht op de naleving van de Arbeidstijdenwet mogelijk is.

   De regel

   Als werkgever ben je verplicht deze tijden deugdelijk te registreren.

4. 4

   Werk je onderzoeksuren tijdig bij

   Je WBSO-administratie actueel houden

   Gebruik je de WBSO, houd dan de gerealiseerde uren voor speur- en ontwikkelingswerk bij. Werk deze S&O-uren minstens elke 10 werkdagen bij in je eigen urenadministratie.

   De regel

   Voor de WBSO geldt een vaste termijn voor het bijwerken van gerealiseerde uren.

5. 5

   Waardeer je onderhanden werk

   Winst verwerken volgens de voortgang

   Neem bij langlopende opdrachten de direct toerekenbare kosten en het vaste deel van de algemene kosten op in de waardering. Neem ook een evenredig deel van de winstopslag mee. Is de opdracht voor de helft klaar, neem dan de helft van de afgesproken prijs op als onderhanden werk.

   De regel

   Je mag met winstneming niet wachten tot de opdracht klaar is.

6. 6

   Bewaar je administratie en bewijsstukken

   Je gegevens beschikbaar houden voor controle

   Bewaar je administratie, inclusief agenda's, facturen en correspondentie. Houd hiervoor een bewaartermijn van ten minste 7 jaar aan.

   De regel

   Bij een onvolledige of te kort bewaarde administratie kan de Belastingdienst zelf je omzet en winst vaststellen.