Zakelijke kosten boeken: kosten, privé of investering?

Stappenplan: zo boek je zakelijke kosten

Beoordeel en verwerk je uitgaven met deze zes stappen.

1. 1

   Bepaal het zakelijke belang

   Zakelijke uitgaven herkennen

   Beoordeel waarvoor je de uitgave doet. Leg vast hoe de kosten verband houden met je onderneming.

   De regel

   Alleen kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming zijn aftrekbaar.

2. 2

   Controleer je factuur

   De onderbouwing van je aankoop controleren

   Controleer bij een vereenvoudigde factuur de datum en de naam en het adres van de leverancier. Controleer ook de omschrijving van de levering en de btw of de gegevens waarmee je die kunt berekenen. Controleer bij een wijzigingsfactuur de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

   De regel

   Een vereenvoudigde factuur moet deze gegevens bevatten.

3. 3

   Verwerk de btw apart

   Het juiste kostenbedrag bepalen

   Bepaal of je de btw mag aftrekken in je btw-aangifte. Verwerk de kosten zonder btw als je die kunt aftrekken. Verwerk ze met btw als je de btw niet mag aftrekken of geen btw-aangifte hoeft te doen.

   De regel

   Niet-aftrekbare btw hoort bij het kostenbedrag.

4. 4

   Bepaal of je moet afschrijven

   De kosten over gebruiksjaren verdelen

   Controleer de aanschafprijs en hoe lang je de aankoop gebruikt. Schrijf de aankoop af als deze € 450 of duurder is en je deze langer dan 1 jaar gebruikt.

   De regel

   Afschrijven betekent dat je de kosten gespreid over de gebruiksjaren aftrekt.

5. 5

   Koppel de factuur aan je boeking

   Boeking en factuur terug kunnen vinden

   Neem een nummer of ander kenmerk op bij de boeking. Controleer of je daarmee de factuur kunt vinden en vanuit de factuur de boeking.

   De regel

   Voor ontvangen facturen mag je volstaan met het vastleggen van de vergoeding en de btw, als de koppeling werkt en de factuur alle verplichte gegevens bevat.

6. 6

   Bewaar je bewijsstukken

   Je administratie controleerbaar houden

   Controleer bij gescande facturen en bonnetjes of de weergave juist en volledig is. Sla ook de echtheidskenmerken op. Zorg dat de digitale administratie binnen een redelijke termijn controleerbaar blijft.

   De regel

   Je hoeft de papieren facturen en bonnetjes niet te bewaren als je aan de voorwaarden voor digitaal bewaren voldoet.