Facturen goedkeuren voor betaling: vergelijk workflowsoftware

Goedkeuren voor of na het inboeken?

Met software voor inkomende facturen kies je grofweg tussen twee routes:

• Eerst goedkeuren en daarna boeken.
• Direct inboeken met een automatische betaalblokkade.

Bij software zoals TriFact365 en Invoice Complete keur je de factuur vaak goed voordat deze definitief in de boekhouding komt.

Pakketten zoals Basecone, Blue10 en Elvy lezen de factuur direct in als voorstel of boeking. Daarna blijft een betaalblokkade actief totdat de goedkeurder akkoord geeft. Controleer vooraf of je boekhoudsysteem facturen automatisch kan blokkeren en vrijgeven.

Hoe regel je meerdere goedkeuringsstappen?

In complexere organisaties doorloopt een factuur meerdere fasen. Eerst controleert bijvoorbeeld een medewerker de levering. Daarna geeft de budgethouder, die verantwoordelijk is voor het budget, akkoord. Bij Basecone kun je tot 25 verschillende goedkeuringsprocessen instellen.

Leg ook vast wat er gebeurt als een factuur blijft liggen. Je loopt dan het risico de wettelijke betaaltermijn van 30 of maximaal 60 dagen te overschrijden. Stel daarom automatische herinneringen in en regel vervanging bij afwezigheid van goedkeurders.

Limieten exclusief btw

Niet elke medewerker mag elke factuur goedkeuren. In systemen zoals Blue10 stel je per medewerker een goedkeuringslimiet in. Die geldt voor het bedrag exclusief btw. Zo beïnvloedt het btw-tarief niet wie de factuur mag goedkeuren.

Ook Elvy filtert drempels en registers op het factuurbedrag exclusief btw. Dit sluit aan bij de interne budgetten van afdelingsmanagers, die op kosten zonder btw sturen.

Wat gebeurt er boven de limiet?

Komt een factuur boven de goedkeuringslimiet van een medewerker uit? Dan moet de software deze automatisch doorsturen. Visma Spend Cloud en Whitevision sturen zulke facturen direct naar de financieel directeur of de directie.

Bij Invoice Complete kun je instellen dat boven bijvoorbeeld €10.000 automatisch een tweede goedkeurder nodig is. Controleer of de aanbieder die je overweegt zulke bedragslimieten ondersteunt. Eenvoudigere instapsoftware kan facturen soms niet op basis van het bedrag doorsturen.

Is inhoudelijk akkoord ook een betaalopdracht?

Een veelgemaakte fout is om inhoudelijk akkoord gelijk te stellen aan een betaalopdracht. Houd deze taken gescheiden in je administratie van inkomende facturen. De projectleider controleert of de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn.

Pas na deze controle geeft de financiële afdeling de factuur formeel vrij voor betaling. Blue10 en Whitevision gebruiken hiervoor gescheiden rollen en rechten. Daardoor kan een inhoudelijk goedkeurder niet zelfstandig de betaalstatus aanpassen.

Wie mag de bankbetaling goedkeuren?

Een vrijgegeven factuur in je software is nog niet betaald. Het vierogenprincipe, waarbij verschillende personen controleren en goedkeuren, hoort ook bij de bankbetaling te gelden.

Ook als je goedkeuringssoftware een betaalbestand klaarzet, moeten bevoegde personen de overboeking goedkeuren en verzenden. Zorg dat goedkeurders in de software geen rechten hebben om opgeslagen bankrekeningnummers van leveranciers te wijzigen.

Welke controles doet de scansoftware?

Vrijwel elk scansysteem herkent dubbele documenten aan de combinatie van leverancier, factuurnummer en totaalbedrag. Pakketten zoals Zenvoices, TriFact365 en Scan Sys stoppen de automatische verwerking zodra hetzelfde factuurnummer opnieuw binnenkomt.

Scan Sys kan een factuur automatisch goedkeuren door deze met de inkooporder te vergelijken (Systeemakkoord). Dat kan als de pakbon en order overeenkomen. Bij afwijkingen stopt de verwerking direct voor een handmatige controle.

Voorkomt factuurherkenning ook dubbele betalingen?

Een melding van een dubbele factuur in je scansoftware garandeert niet dat je deze niet dubbel betaalt. Betaal je een factuur handmatig via online bankieren en komt deze later ook in een betaalbatch terecht? Dan grijpt de goedkeuringssoftware niet in.

Ook de sinds 9 oktober 2025 verplichte IBAN-Naamcontrole bij banken controleert alleen of de naam bij het rekeningnummer hoort. Deze controle laat niet zien of je de factuur al hebt betaald. Zorg daarom dat de betaalstatus in je administratie klopt.

Drie routes naar betaling

Goedgekeurde facturen kunnen op drie manieren bij de bank belanden:

• Betalen vanuit je boekhoudpakket.
• Betalen via een bankbestand.
• De betaling direct vanuit de goedkeuringssoftware starten.

Bij TriFact365, Basecone, Elvy en Visma Spend Cloud voer je de betalingen uit in je eigen boekhoudsoftware, zoals AFAS of Exact Online. De software voor inkomende facturen past na goedkeuring alleen de betaalstatus aan.

Betaalbestand of directe bankkoppeling?

Zenvoices maakt een SEPA PAIN.001-verzamelbestand met betaalopdrachten. Je downloadt dit bestand en uploadt het handmatig bij je bank om de betalingen goed te keuren. Hierbij is geen directe bankkoppeling voor betalingen actief.

Bizcuit biedt in het Boost-pakket wel een directe bankkoppeling onder PSD2, de Europese richtlijn voor betaaldiensten. Daarmee stuur je betaalbatches direct naar de bank. Je moet deze banktoestemming elke 180 dagen opnieuw geven.

Tarieven per document en pagina

Naast de vaste softwarekosten betaal je vrijwel altijd voor het verbruik. Let op hoe de aanbieder documenten telt. Bij TriFact365 en Zenvoices telt elke groep van 5 pagina's als één verwerkt document. Een factuur van 12 pagina's telt dus als 3 documenten.

De kosten per document verschillen:

• TriFact365: €0,18 per extra document.
• Bizcuit: €0,15 per extra document buiten de bundel.
• Basecone: een vast tarief van €0,35 per geboekte factuur.

Extra kosten per gebruiker en administratie

Werk je met veel budgethouders? Let dan op de gebruikerskosten:

• Blue10 rekent geen meerprijs voor extra goedkeurders of administraties.
• TriFact365 rekent €1,65 per extra gebruiker en €3,15 per extra administratie per maand.
• Bij Basecone kost Autorisatie management €4,95 per autorisator per maand, bovenop €1,45 per administratie per maand. Een autorisator is een gebruiker die mag goedkeuren.
• Bij Elvy is één gelijktijdige boekhouder inbegrepen. Een extra gelijktijdige boekhouder kost €29 per maand of eenmalig €495 aanschaf.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke gegevens wisselt de koppeling uit?

Controleer vooraf wat de koppeling met je boekhoud- of ERP-pakket ondersteunt. Een ERP-pakket is software voor je bedrijfsprocessen. Denk aan Exact Online, AFAS, Twinfield of SnelStart.

Een live API-koppeling, een directe verbinding tussen systemen, wisselt gegevens meteen uit. Het gaat om stamgegevens, zoals leveranciersgegevens, grootboekrekeningen voor het indelen van boekingen en betaalstatussen.

Sommige koppelingen importeren daarentegen periodiek bestanden, zoals CAMT-bestanden met bankafschriften. Vraag ook welke software-editie je nodig hebt. Voor Scan Sys staat bijvoorbeeld expliciet Exact Online Premium vermeld.

Hoe verwerkt de software digitale facturen?

Facturen komen steeds vaker digitaal binnen via het beveiligde Peppol-netwerk. Sinds 17 augustus 2026 zijn de nieuwe validatiestandaarden SI-UBL 2 en Peppol BIS 3 verplicht binnen Peppol. Dit zijn standaarden om digitale facturen te controleren.

Kies software die UBL-facturen, facturen in een vast digitaal formaat, en Peppol-facturen automatisch kan inlezen zonder aparte OCR-kosten. OCR is automatische tekstherkenning uit afbeeldingen. Direct inlezen voorkomt herkenningsfouten in factuurnummers en btw-bedragen.

Wat moet je bewaren bij een overstap?

Volgens de Belastingdienst moet je inkomende facturen 7 jaar digitaal bewaren. Bij onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, is dat 10 jaar. De digitale weergave moet exact overeenkomen met het origineel.

Bij een overstap raak je mogelijk de interactieve audit trail kwijt: het overzicht van wie wanneer heeft goedgekeurd. Dit risico bestaat als die gegevens niet in je boekhoudpakket staan. Exporteer daarom bij beëindiging alle facturen inclusief goedkeuringsstempel.

Welke contractvoorwaarden gelden?

Controleer de contractvoorwaarden voordat je tekent:

• TriFact365 en Blue10 zijn maandelijks opzegbaar.
• Zenvoices is bij een maandcontract dagelijks opzegbaar.
• Basecone heeft een opzegtermijn van één maand.
• Scan Sys en Whitevision hebben voor hun service en software standaard een eerste contractperiode van minimaal één jaar.

Plan tijd voor het invoeren van de software en eventuele trainingen voordat je het oude proces stillegt.