Van bedrijf starten naar administratie op orde

Je moet alle basisgegevens van je administratie minstens 7 jaar bewaren, waaronder bonnetjes, je overzicht van openstaande klantfacturen en je grootboek: het overzicht van je boekingen. Voor gegevens over onroerende zaken en OSS-leveringen geldt 10 jaar; OSS is de eenloketregeling voor btw. De bewaartermijn begint pas wanneer een contract of investering niet meer actueel is voor je onderneming. Verlies van gegevens kan leiden tot kostbare omkering van de bewijslast: je moet dan zelf bewijzen dat de berekening van de Belastingdienst onjuist is.

Ja, kosten en gewerkte uren uit je oriëntatie- en aanloopfase kun je vaak nog gebruiken voor de inkomstenbelasting en btw. Leg ze daarvoor correct vast in je administratie en bewaar de bonnetjes zorgvuldig. De btw over aanloopkosten kun je terugvragen tot binnen 6 maanden na het jaar waarin je de kosten maakte.

Bij kleine leveringen van maximaal €100 inclusief btw, zoals brandstof, mag je een vereenvoudigde factuur accepteren. De datum, je naam en adresgegevens, een omschrijving van de goederen en het btw-bedrag zijn dan voldoende. Betaal je meer dan €100 voor brandstof, dan geldt ook een betaling via pin of een zakelijke bank- of tankpas als geldig identificatiebewijs.

Nee, ook als je later in het jaar start, moet je minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteden. Voor belastingvoordelen in 2026, zoals de zelfstandigenaftrek van €1.200 en de startersaftrek van €2.123, mag je die ureneis niet verlagen naar het aantal maanden dat je ondernemer bent. Haal je de uren niet in je kortere startjaar, dan vervallen deze aftrekposten volledig.

Na de uiterste aangiftedatum geldt een wettelijke coulancetermijn van 7 kalenderdagen. Dien je de btw-aangifte daarna of helemaal niet in, dan volgt standaard een boete van €82; betaal je na deze termijn of helemaal niet, dan volgt een percentageboete van minimaal €50. Overschrijd je de termijnen herhaaldelijk, dan volgen veel zwaardere boetes tot €6.709.

De kleineondernemersregeling (KOR) heeft een jaargrens van €20.000. Zodra je met één factuur in een kalenderjaar boven die grens komt, vervalt de vrijstelling direct, ook voor de levering waarmee je de grens overschrijdt; meld je dan meteen digitaal af via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Doe je niets en draag je daardoor geen btw af, dan volgen forse naheffingen en verzuimboetes.

Inkoop- en verkoopfacturen moeten wettelijk uiterlijk op de 15e van de maand na levering zijn verstuurd. Betaalt een consument niet op tijd, stuur dan eerst een kosteloze WIK-brief met 14 dagen betaaltermijn, gerekend vanaf na ontvangst van de brief. Pas daarna mag je incassokosten volgens de wettelijke staffel berekenen, met een minimum van €40; tijdens de betaaltermijn bereken je geen extra kosten.

Nee, alleen btw-fouten van maximaal €1.000 te veel of te weinig mag je in je eerstvolgende aangifte verwerken. Een correctie boven die grens, zoals €1.250, moet je binnen 8 weken na constatering digitaal melden met het officiële formulier 'Suppletie omzetbelasting'. Door fouten vroeg vast te stellen, voorkom je verzuimrente.