Van boekhoudsoftware naar samenwerken met je boekhouder of accountant

Nee, je mag bonnen scannen en digitaal bewaren als de digitale kopie het origineel juist, volledig en authentiek weergeeft. Bewaar die kopieën de volledige wettelijke termijn van 7 jaar in een controleerbaar formaat. Gaan digitale echtheidskenmerken verloren, dan kan de Belastingdienst je administratie bij een controle afwijzen, waarna je zelf moet aantonen dat de schatting van de Belastingdienst onjuist is.

Ja, je blijft volgens de Nederlandse wet zelf juridisch verantwoordelijk voor al je belastingverplichtingen en de juistheid van je aangiften, ook als je een boekhouder of belastingadviseur machtigt. Die handelt namens je via Digipoort, maar boetes voor te late aangiften of grove nalatigheid komen voor rekening van je onderneming. Zorg daarom dat je adviseur ruim vóór de wettelijke deadlines alle gegevens ontvangt.

Na de uiterste datum voor je kwartaalaangifte, bijvoorbeeld 31 januari voor het vierde kwartaal, geeft de Belastingdienst je een coulancetermijn van 7 kalenderdagen. Ontvangt de Belastingdienst je aangifte binnen die termijn, dan krijg je geen boete; daarna volgt direct een standaardboete van €82. Betaal je de bijbehorende btw te laat, dan volgt een aparte betaalverzuimboete van 3%, met een minimum van €50.

Ja, als je onderneming in Nederland is gevestigd en je jaaromzet onder €20.000 blijft, kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je berekent dan geen btw en doet geen periodieke btw-aangifte, maar je kunt ook geen btw op je kosten terugvragen. Komt je omzet tussentijds onverwacht boven de grens, dan vervalt de vrijstelling direct en moet je weer aan de gewone btw-verplichtingen voldoen.

Loopt je boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan kun je vóór de standaarddeadline van 1 juni via Mijn Belastingdienst Zakelijk zelf 5 maanden uitstel aanvragen, tot 1 november. Een geregistreerde belastingadviseur met een PKIoverheid-certificaat kan in plaats daarvan collectief Becon-uitstel aanvragen tot 30 april van het volgende jaar. Uitstel voorkomt niet dat vanaf 1 juli 5% belastingrente loopt.

Ja, bij zakelijke klanten die in verzuim zijn, mag je 15% van het openstaande factuurbedrag aan incassokosten rekenen, met een wettelijk minimum van €75,00. Voor consumenten geldt de wettelijke WIK-staffel voor incassokosten, met een minimum van €40,00 en een vast maximum. Software voor debiteurenbeheer kan deze wettelijke grenzen automatisch berekenen en toepassen in je herinneringen.

Om bijtelling voor privégebruik te voorkomen, moet je ritregistratie overtuigend aantonen dat je jaarlijks minder dan 500 privékilometers rijdt, met per rit de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, adressen, routeafwijkingen en het zakelijke of privédoel. De Belastingdienst gaat alleen uit van een sluitende registratie als die afkomstig is uit een GPS-systeem met het officiële Keurmerk RitRegistratieSystemen. Een achteraf handmatig gereconstrueerde registratie geeft een hoog risico op afwijzing, naheffingen en hoge boetes.

Sommige systemen voor inkoopfactuurverwerking eisen bij een elektronische XML/UBL-factuur ook een leesbare PDF, ingesloten in het bestand of als bijlage. Zonder die PDF weigeren ze het bestand automatisch, ook al staan de Peppol-standaarden uitwisseling van alleen XML-gegevens wettelijk toe. Stel je facturatiesoftware daarom zo in dat die UBL+PDF-bundels maakt die je accountant probleemloos kan inlezen.