Van webshoporder tot betaling, btw en boekhouding

Nee, voor goederen of diensten aan uitsluitend particulieren (B2C) ben je in Nederland voor de btw niet verplicht een (UBL-)factuur uit te reiken, ook niet binnen de Unie- en Invoerregeling. Er zijn uitzonderingen, zoals accijnsgoederen en (bijna) nieuwe voertuigen. Verkoop je aan ondernemers, dan blijft factureren de hoofdregel.

Na ontbinding en terugbetaling, inclusief de standaard leveringskosten, heb je btw afgedragen over omzet die je niet hebt behouden. Je kunt dit corrigeren in de reguliere btw-aangifte over het tijdvak van de ontbinding: noteer in rubriek 1a of 1b negatieve omzet en de bijbehorende negatieve btw. Kosten van je betaalprovider, zoals €0,25 per terugbetaling, verlagen je nettomarge licht.

Voor de omzetdrempel van €10.000 tel je afstandsverkopen van fysieke goederen en digitale diensten aan EU-particulieren bij elkaar op, exclusief btw. Onder die diensten vallen bijvoorbeeld e-books, telecom en omroep. Zodra je de gezamenlijke drempel overschrijdt, is al die EU-omzet belast volgens het btw-tarief van het land van de afnemer.

Btw-correcties van in totaal €1.000 of minder mag je verwerken in de juiste rubrieken van je eerstvolgende reguliere kwartaalaangifte. Boven €1.000 moet je het digitale formulier 'Suppletie omzetbelasting' indienen; corrigeren via de gewone aangifte mag dan niet. Doe dit binnen 8 weken na ontdekking om een vergrijpboete te voorkomen.

Ja, als je met eigen software facturen opvolgt zonder rechter, behoud je in de regel 100% van de wettelijk berekende WIK-vergoeding van €40 tot €6.775. Traditionele incassobureaus houden deze opbrengst vaak als vergoeding bij succesvolle inning; bij online software blijft die vaak bij je. Bij een rechtszaak betaalt de verliezer ook vaak griffierechten, de kosten van de rechtbank, zoals €139 of €559 bij kantonprocedures, maar hiervoor heb je externe juristen nodig.

De Invoerregeling (IOSS) is bedoeld voor ingevoerde pakketten aan consumenten met een waarde onder €150 per zending. Je moet je aanmelden via een Europees tussenportaal, de btw direct bij het afrekenen innen en die maandelijks centraal betalen. Sla je een maandelijkse opgave over, dan volgt uitsluiting van het hele OSS-systeem voor 2 jaar.

De internationale Peppol-standaarden staan toe dat je facturen alleen als XML/UBL-bestand verstuurt en verwerkt. Toch eisen verschillende systemen voor automatische inkoopfactuurverwerking een leesbare PDF, als bijlage of ingesloten in het bestand, anders weigeren ze de factuur om veiligheidsredenen. Laat je leverancier beide formaten aanleveren om blokkades in je bedrijfssoftware (ERP) te voorkomen.

Binnen de KOR bereken je geen btw, draag je geen btw af en trek je geen btw op inkopen af, tot de kalenderjaargrens van €20.000. De levering waarmee je deze grens overschrijdt, is direct voor het volledige bedrag belast met btw. Vanaf dat moment moet je je uitschrijven en een volledige factuur met btw maken; je bent minimaal de rest van dat jaar en het volledige volgende jaar uitgesloten van de KOR.