Een werkbon ken je waarschijnlijk vooral van taken die je moet uitvoeren als je in loondienst bent. Maar als zzp’er kun je er ook voor kiezen om werkbonnen in te zetten. Dat is bijvoorbeeld handig als je een opdrachtnemer inhuurt of bijvoorbeeld werkt met een uitvoerder binnen de bouw. Een werkbon kan in verschillende sectoren handig zijn. Zelfs als je nooit werkbonnen gebruikt voor opdrachtgevers, kun je deze eventueel ook gebruiken om je urenadministratie mee bij te houden. Ga je een werkbon gebruiken, dan kun je dit het best digitaal doen. Zo vind je deze weer gemakkelijk terug.
Nog nooit van een werkbon gehoord? In principe is een werkbon een document waarmee het mogelijk is om een gewerkt aantal uren of taken te factureren. Op een werkbon noteer je bijvoorbeeld het gewerkte aantal uren, de tijd die je besteed hebt aan bellen met je opdrachtgever en dergelijke. Een werkbon wordt vooral vaak in de bouw en installatietechniek gebruikt, omdat het eenvoudig is om de gebruikte materialen en kosten te noteren.
Toch is een werkbon niet alleen handig als je aan de slag gaat met een opdrachtnemer of uitvoerder. Je kunt ook voor jezelf een werkbon maken waarop je bijhoudt hoeveel tijd je hebt besteed aan bepaalde onderdelen van een opdracht. Een werkbon kun je bijvoorbeeld bijhouden of je wel 1225 uur per jaar aan je bedrijf hebt gewerkt. Hoeveel tijd heb je deze week besteed aan het doen van de administratie of het aantrekken van nieuwe klanten? Dergelijke zaken kun je op een werkbon zetten. Deze oplossing is dus heel handig als je in aanmerking wilt komen voor de zelfstandigenaftrek of de startersaftrek.
Een werkbon is dus een papier waarop staat welke werkzaamheden je hebt verricht en hoeveel tijd dit heeft gekost. Een werkbon kun je soms ook inzetten als een soort offerte; een overzicht van wat er nog moet gebeuren en wat de kosten zijn die daaraan verbonden zijn.
Er zijn verschillende gouden regels om je aan te houden als je aan de slag gaat met het gebruiken van werkbonnen. Ten eerste raden we aan om geen analoge werkbonnen meer te gebruiken. Door digitaal te werken is het mogelijk zo weinig mogelijk impact te maken op het milieu. Dit heeft ook nog een ander voordeel: je hebt geen multomappen meer nodig om alle papieren in op te slaan en de kans dat je een werkbon kwijtraakt, is een stuk kleiner.
Bovendien, als je digitaal werkt met een werkbon, kun je de app meteen delen. Het is dan mogelijk de werkbon meteen te delen met collega’s. Dit gaat dan online via de smartphone of tablet. Heb je een werkbon klaar, dan kun je die meteen naar de klant versturen. Wanneer je geen internet hebt, kun je meestal ook gewoon werkbonnen maken. Deze worden dan lokaal opgeslagen en later via een automatische synchronisatie weer verstuurd naar de cloud.
Sla je werkbonnen altijd tussentijds op en verstuur de werkbon pas aan het einde van de week. Dat is wel zo fijn voor je opdrachtgever. Normaliter stuur je een werkbon dus op de laatste dag van de week dat je werkt. Dat is vrijwel altijd vrijdag.
Het is ook raadzaam regelmatig te vragen aan de opdrachtgever of hij de werkbon inderdaad heeft ontvangen. Het is mogelijk dat de opdrachtgever met een tegenbon komt. In zo’n geval kun je afspreken dat hij de bon toevoegt op het moment dat de werkbon wordt goedgekeurd.
Een ander voordeel van het gebruik van werkbonnen voor zzp’ers: een werkbon kun je gebruiken als basis om een factuur te maken. Je voegt de werkbon dan bij. Zo weet de opdrachtgever precies wat je gedaan hebt, hoeveel tijd je eraan hebt besteed en wat de kosten daarvan zijn.