Zakelijke laadpas kiezen voor zzp en mkb

Dekking in Nederland en Europa

Met een laadpas kun je bij honderdduizenden openbare laadpunten terecht. De aanbieders noemen deze dekking:

• TanQyou: meer dan 700.000 Europese laadpunten.
• E-Flux by Road: 1.500.000 laadpunten.
• Travelcard en MKB Brandstof: ruim een miljoen locaties in Europa.

In Nederland werken vrijwel alle zakelijke laadpassen op het volledige openbare netwerk. In het buitenland verschilt de dekking per aanbieder. Controleer daarom vooraf in de laad-app of je pas werkt bij laadstations langs je vaste internationale routes.

Welk stroomtarief betaal je?

MKB Brandstof rekent in Nederland vaste stroomtarieven, exclusief btw:

• Regulier laden: €0,57 per kWh. Een kWh is een kilowattuur, de eenheid voor stroomverbruik.
• Snelladen: €0,74 per kWh.

Zo weet je in Nederland vooraf welk stroomtarief je betaalt. Buiten Nederland gelden deze vaste prijzen niet. Daar betaal je het tarief van de buitenlandse laadpaal.

MoveMove en TanQyou rekenen geen eigen opslag bovenop het stroomtarief van de laadpaalbeheerder. Je betaalt dus het tarief van die beheerder.

Wanneer betaal je een netwerktoeslag?

Bij sommige netwerken betaal je roamingkosten: extra kosten voor laden via een ander netwerk. Bij E-Flux Comfort vervalt het standaard starttarief. Op de netwerken van Hubject, Gireve of e-clearing betaal je wel een toeslag van €0,48 per sessie.

Bij E-Flux Flex, zonder abonnement, betaal je een toeslag van €0,02 per kWh bij laadpalen die E-Flux niet zelf beheert. Kijk dus niet alleen naar de pasprijs. Controleer ook welke netwerken je gebruikt.

Automatische vergoeding van privéstroom

Laad je thuis voor de zaak of je bv? Met automatische thuisverrekening hoef je de stroomkosten niet handmatig te declareren. Je onderneming krijgt een factuur voor de geladen kilowatturen. De vergoeding gaat rechtstreeks naar de privérekening van degene die het energiecontract betaalt.

De Belastingdienst staat toe dat de werkgever of onderneming de werkelijke integrale kostprijs belastingvrij vergoedt. Dat is de volledige werkelijke kostprijs van de stroom. Bewaar de berekening van je stroomtarief in je administratie. Alleen een tariefinstelling in een laad-app is geen fiscaal bewijs.

Welke software en abonnementen heb je nodig?

Voor automatische verrekening moet je thuislaadpaal een actieve backoffice-koppeling hebben. Dat is een verbinding met het systeem dat je laadsessies registreert en verwerkt. De aanbieders rekenen hiervoor verschillende kosten:

• TanQyou: laadpalensoftware vanaf €6,95 per maand, exclusief btw.
• E-Flux: €5,50 per maand exclusief btw per AC-laadpunt. Een AC-laadpunt gebruikt wisselstroom. De minimale contractduur is 24 maanden.
• MKB Brandstof: een compleet Laadpaal Abonnement vanaf €39,90 per maand, met eenmalige installatiekosten van €250.

Werkt je thuislader mee en wanneer krijg je betaald?

Niet elke laadpas werkt met elke thuislader. MoveMove werkt met de meeste slimme thuislaadpalen, maar niet met thuislaadpalen van Shell Recharge. Travelcard rekent €0,01 per kWh voor het verwerken van thuislaadtransacties.

Houd ook rekening met de tijd tot de uitbetaling. E-Flux by Road verwerkt vergoedingen via self-billing: de aanbieder stelt namens jou de factuur op. Volgens de documentatie duurt uitbetaling op je privérekening doorgaans 30 tot 45 dagen.

Is je auto zakelijk of privé?

De btw-aftrek op laadkosten hangt af van hoe je auto fiscaal is ingedeeld. Staat de auto op naam van je bv of hoort deze bij je zakelijke vermogen? Dan kun je de btw op zakelijke laadkosten terugvragen in je btw-aangifte.

Rijd je als zzp'er met een privéauto voor de zaak? Dan mag je in 2026 €0,25 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst. In dat bedrag zitten alle autokosten, inclusief elektriciteit. Je mag de laadfacturen dus niet nogmaals apart aftrekken.

Wanneer moet je corrigeren voor privégebruik?

Voor de btw telt woon-werkverkeer altijd als privégebruik. Gebruik je een zakelijke auto ook privé of voor woon-werkverkeer? Dan moet je aan het einde van het boekjaar de afgetrokken btw corrigeren voor dat privégebruik.

Voor deze correctie geldt doorgaans een vast percentage:

• 2,7% van de cataloguswaarde, inclusief btw en bpm, de aanschafbelasting op auto's.
• 1,5% in specifieke gevallen. Dit geldt bijvoorbeeld als je bij aankoop geen btw hebt afgetrokken, of vanaf vier jaar na het jaar van eerste ingebruikname.

Hoe vraag je buitenlandse btw terug?

Laad je tijdens een zakelijke reis in het buitenland? Dan rekent de laadpaalbeheerder vaak de lokale btw. Die kun je niet verrekenen in je gewone Nederlandse btw-aangifte.

Om deze btw terug te krijgen, moet je digitaal een teruggaafverzoek indienen via het ondernemersportaal van de Belastingdienst. Dit heet de EU-teruggaafprocedure. Je kunt ook rechtstreeks aangifte doen in het betreffende land. Controleer je factuur daarom altijd op buitenlandse btw.

Eén verzamelfactuur voor al je laadsessies

Zonder zakelijke laadpas levert laden onderweg tientallen losse afschrijvingen en creditcardbonnetjes op. Een zakelijke laadpas bundelt alle laadsessies op een periodieke verzamelfactuur met een btw-specificatie. Eventuele extra diensten, zoals parkeren, staan daar ook op.

MoveMove, TanQyou, E-Flux en Travelcard leveren zo'n gespecificeerde verzamelfactuur. Medewerkers hoeven daardoor geen losse bonnetjes te declareren. Ook kun je de administratie makkelijker controleren.

Welke factuurgegevens zijn verplicht?

Een bankafschrift of overzicht uit een app geldt voor de Belastingdienst niet als bewijs voor btw-aftrek. Je hebt een factuur nodig die aan de wettelijke eisen voor een btw-factuur voldoet. Daarop moeten staan:

• De volledige naam en het adres van je onderneming.
• Je btw-identificatienummer.
• Het unieke factuurnummer.
• De leverdatum.
• Het laadvolume.
• Het uitgesplitste btw-bedrag.

Zorg bij de aanvraag van je pas dat je account op naam van je bedrijf staat, niet op je privénaam.

Wat moet je bewaren en schriftelijk vastleggen?

Je moet digitale laadfacturen wettelijk zeven jaar in hun oorspronkelijke digitale vorm bewaren. Alleen een overzicht in het online portaal van de laadpasaanbieder is niet genoeg.

Laat je thuislaadkosten automatisch verrekenen en factureert de aanbieder namens jou? Bij deze self-billing moeten leverancier en afnemer vooraf schriftelijk afspreken dat ze op deze manier factureren. Dat is een wettelijke voorwaarde.

Pas, laaddruppel of app

Bij de meeste openbare laadpalen start je het laden door je pas voor de scanner te houden. Sommige aanbieders bieden ook andere middelen:

• Travelcard: een laadsleutelhanger met een toeslag van €2,50 per maand op de paskosten.
• E-Flux: een fysieke pas voor €8,26 per laadpas. In de veelgestelde vragen staat ook een eenmalig bedrag van €4,14. Controleer het bedrag bij je aanvraag.

Wat kun je met de app?

In apps zoals MoveMove Next en de TanQyou EV-Charge app zie je waar laadpalen staan die met je pas werken. Je ziet ook of ze beschikbaar zijn en welk tarief geldt. Bij bepaalde snelladers kun je de laadsessie vanuit de app starten, zonder pas.

Vervangt de app je rittenregistratie?

Een laad-app is geen volledige rittenregistratie. Om bijtelling te voorkomen mag je per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijden.

Een laadoverzicht bevat geen ritdoelen, adressen of kilometerstanden. Volgens de Belastingdienst is het daarom geen bewijs voor een sluitende kilometeradministratie.

Wat betaal je per laadsessie?

Naast vaste maandkosten betaal je vaak kosten die afhangen van je laadgedrag. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Bij een pas zonder vast maandbedrag betaal je per sessie:

• MoveMove Zonder abonnement: €0,49 per laadtransactie.
• E-Flux Flex: €0,26 per laadsessie.
• MKB Brandstof Elektrisch Zonder abonnement: een starttarief van €0,39 per laadsessie.

Welke stroom- en netwerktoeslagen gelden?

Let op toeslagen bovenop de elektriciteitsprijs:

• E-Flux Flex: €0,02 per kWh bij laadpunten die E-Flux niet beheert. Daarnaast geldt €0,48 per sessie bij specifieke netwerken, zoals Hubject, Gireve of e-clearing.
• Travelcard: €0,01 per kWh voor het verwerken van thuislaadtransacties. Travelcard noemt daarnaast een toeslag van €0,01 per geladen kWh bovenop de app-tarieven.
• MoveMove en TanQyou: geen extra opslag per kWh.

Welke andere kosten kun je tegenkomen?

Voor activatie of fysieke producten betaal je vaak eenmalige kosten. Ook parkeren en de facturatie kunnen extra kosten geven:

• E-Flux: €8,26 voor de laadpas.
• MKB Brandstof: €250 eenmalige installatiekosten voor een thuislaadpaal.
• MoveMove: €0,25 per transactie als je via de laadpas parkeert.
• Travelcard: voor geselecteerde klanten met maandfacturatie geldt een toeslag van 2% of 3% bij een betaaltermijn van 7 of 37 dagen.

Hoe voorkom je handmatig overtypen?

Een pdf-factuur downloaden en overtypen kost tijd en geeft meer kans op fouten. Moderne aanbieders van mobiliteitsdiensten leveren bestanden die je boekhoudprogramma automatisch kan verwerken. Zo komen factuurregels, laadsessies en btw-bedragen direct in je boekhouding terecht.

Hoe werkt een UBL-koppeling?

MoveMove ondersteunt UBL (Universal Business Language), een bestandsformaat voor elektronische facturen. Daarmee kunnen boekhoudpakketten facturen automatisch verwerken. Dit werkt met pakketten zoals Exact Online, Informer, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden, SAP, Yuki en Twinfield.

Dat bespaart invoerwerk. Controleer bij het instellen wel of je pakket de btw-splitsing en thuislaadvergoedingen goed boekt. Ze moeten op de juiste grootboekrekeningen terechtkomen: de categorieën in je boekhouding.

Welke koppelingen bieden de andere aanbieders?

MKB Brandstof verstuurt facturen via Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), een beveiligd netwerk voor elektronische facturen. Je laadfactuur komt daarmee direct in boekhoudsoftware terecht die dit netwerk ondersteunt.

Voor grotere administraties zijn er ook ERP-koppelingen. ERP staat voor Enterprise Resource Planning: software waarmee je bedrijfsprocessen en administratie beheert.

• E-Flux: koppelingen met Exact Online en NetSuite voor grote organisaties.
• Travelcard: directe koppelingen met onder meer AFAS, SAP, AccountView en Navision.
• TanQyou: rittenrapportages in Excel. Controleer bij de genoemde ERP-koppeling eerst welke gegevens van laadfacturen deze precies verwerkt.

Contractduur en opzegtermijnen van de pas

Een laadpas opzeggen is meestal eenvoudig. De voorwaarden verschillen per aanbieder:

• MoveMove: geen vaste contractduur en een opzegtermijn van 1 maand.
• TanQyou en E-Flux Comfort: maandelijks opzegbaar.
• Travelcard: een opzegtermijn van één maand.
• MKB Brandstof: de opzegging loopt tot het einde van de lopende kalendermaand.

Stopt je laadpaalcontract ook?

Als je de laadpas opzegt, stopt een gekoppeld laadpaalcontract niet automatisch. De pas kan maandelijks opzegbaar zijn, terwijl voor het beheer van je thuislaadpaal soms een langere termijn geldt.

De beheercontracten voor AC-laadpunten bij E-Flux by Road lopen bijvoorbeeld minimaal 24 maanden. Controleer deze voorwaarden voordat je overstapt.

Hoe behoud je facturen en je laadpaal?

Na het einde van je contract sluit de aanbieder meestal je toegang tot het online portaal en de app af. Download daarom vooraf alle oude facturen en laadrapportages. Je hebt ze nodig voor de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Wil je je eigen laadpaal blijven gebruiken bij een nieuwe pasaanbieder? Controleer vooraf of je het beheersysteem van je huidige laadpaal kunt overzetten naar het netwerk van de nieuwe aanbieder.