AP-software voor goedkeuring, betalingen en audittrail vergelijken

Goedkeuring voor of na de boeking

Accounts payable (AP) is het beheer van je inkomende facturen. Het goedkeuringsproces bepaalt wanneer een inkoopfactuur in je boekhouding komt en wanneer je die kunt betalen.

Je kunt facturen fiatteren, oftewel goedkeuren, vóór je ze registreert. Je kunt ze ook direct voorlopig inboeken met een automatische betaalblokkade.

Software zoals Blue10 en Zenvoices scheidt de inhoudelijke controle door de budgethouder van de uiteindelijke vrijgave voor betaling. De factuur blijft in het boekhoudpakket geblokkeerd totdat de laatste goedkeurder akkoord geeft.

Hoe voorkom je vertraging?

Als de goedkeuring vastloopt, komen betalingstermijnen in gevaar. De wettelijke norm tussen bedrijven is 30 tot 60 dagen. Voor grote ondernemingen geldt bij leveranciers uit het mkb een grens van 30 dagen.

Stel daarom vervangers in voor afwezige goedkeurders. Laat de software de factuur op basis van de vervaldatum automatisch doorzetten naar een andere verantwoordelijke. Zo voorkom je dat openstaande facturen blijven liggen bij managers die onderweg zijn.

Wie mag welk bedrag goedkeuren?

Een procuratieregeling legt vast wie welke facturen mag goedkeuren. Je verdeelt de verantwoordelijkheden op basis van bedrag, kostenplaats, project of leverancier. Een kostenplaats is een onderdeel van je organisatie waaraan je kosten toewijst.

Teamleiders keuren bijvoorbeeld facturen tot €2.500 goed. Facturen boven dat bedrag gaan automatisch naar de financieel directeur.

Bij pakketten zoals Invoice Complete stel je deze goedkeuringsroutes per onderdeel in, met drempelbedragen en bijbehorende voorwaarden. Ook Visma Spend Cloud ondersteunt formele bevoegdheidsniveaus. Hogere verplichtingen gaan daarbij automatisch naar medewerkers die daarvoor bevoegd zijn.

Welke grenzen stelt de software?

Let op de technische grenzen van het systeem. Basecone heeft bijvoorbeeld een maximum van 25 goedkeuringsroutes. Elke route vereist minimaal één goedkeurder.

Voor een organisatie met veel afdelingen of meerdere vennootschappen kan die limiet te laag zijn. Controleer vooraf of de software je uitgebreide goedkeuringsschema's ondersteunt zonder dat je de limieten van je abonnement overschrijdt.

Vrijgeven versus betalen

Een factuur goedkeuren is niet hetzelfde als betalen. Het proces bestaat uit verschillende handelingen:

• De factuur goedkeuren.
• De factuur vrijgeven voor betaling.
• Een betaalbatch samenstellen: een groep betalingen die je samen klaarzet.
• De betaling daadwerkelijk bij de bank uitvoeren.

Veel AP-pakketten regelen alleen de vrijgave. De bankopdracht laat je dan aan het ERP-systeem over.

Bij Elvy, Scan Sys en Visma Spend Cloud verdwijnt de betaalblokkade in het financiële pakket na goedkeuring. Je start de betaling vervolgens zoals gebruikelijk via de betaaladvieslijst in software zoals AFAS of Exact.

Directe batches en bestandsimport

Wil je dat het systeem zelf betaalbestanden aanmaakt? Zenvoices kan goedgekeurde facturen exporteren naar een SEPA-verzamelbetaling, in een PAIN.001-bestand. Dat betaalbestand upload je daarna handmatig in je bankomgeving.

Bij Bizcuit kun je betaalbatches via een bankkoppeling direct vanuit de applicatie goedkeuren en starten.

Controleer bij betaalfuncties altijd wie de betaling daadwerkelijk uitvoert. Ga ook na of deze betaaldienstverlener onder toezicht staat van De Nederlandsche Bank.

Hoe controleer je goederenfacturen automatisch?

Koop je handelsvoorraad of projectmaterialen in? Dan wil je niet elke factuur handmatig controleren. Bij 3-way matching vergelijkt het systeem de inkoopfactuur automatisch met de geregistreerde inkooporder en goederenontvangst.

Scan Sys (ImageCapture) biedt hiervoor een 'Systeemakkoord'. Het systeem keurt facturen direct automatisch goed als alle factuurregels overeenkomen met de bestelling en ontvangst. Alleen afwijkingen in prijs of aantallen gaan naar de inkoper.

Wat moet je in je ERP vastleggen?

Automatische matching werkt alleen als je inkooporders en ontvangsten consequent vastlegt in je ERP-systeem. Systemen zoals Invoice Complete en Visma Spend Cloud bieden uitgebreide regels voor deze vergelijking. Daarvoor moet je het ontvangstproces wel volledig hebben ingericht.

Bij Blue10 en Elvy hangt de beschikbaarheid van matching sterk af van je boekhoudpakket en de specifieke koppeling. Test vooraf altijd in de praktijk hoe de software omgaat met deelleveringen en prijsverschillen.

Wat moet de audittrail aantonen?

Voor de accountantscontrole en de fiscale bewaarplicht moet duidelijk vaststaan wie wanneer welk document heeft goedgekeurd. Alleen de status 'akkoord' is niet voldoende als audittrail.

Scan Sys slaat het goedkeuringsverslag automatisch op als bijlage bij de boeking in het ERP-systeem. Daardoor kun je de volledige goedkeuringshistorie direct terugvinden in je centrale administratie.

Wat gebeurt er na vertrek van medewerkers?

Controleer wat er met de goedkeuringshistorie gebeurt als een medewerker vertrekt. Blue10 bewaart eerdere acties en opmerkingen bij de factuur, met de initialen van de gebruiker. Die blijven ook bewaard nadat je het gebruikersaccount hebt verwijderd.

Hoe krijg je een auditrapport?

Bij Basecone kun je via de helpdesk een overkoepelend auditrapport per boekjaar krijgen voor controle achteraf. Hiervoor geldt een apart tarief van €157 exclusief btw per boekjaar.

Controleer vooraf of je audittrails standaard kunt exporteren.

Hoe tellen documenten en pagina's mee?

Naast de vaste softwarelicenties bepaalt het aantal documenten de gebruikskosten van AP-systemen. Let daarom op wat de aanbieder als een document telt.

Bij Bizcuit gelden voor het Boost-pakket bijvoorbeeld deze aantallen en kosten:

• 30 scan & herken-documenten per maand binnen het pakket.
• €0,15 per extra document.

Zenvoices rekent bij scan & herken per document één verwerking per vijf pagina's. Facturen met meer pagina's tellen daardoor zwaarder mee.

Wat betaal je voor gebruikers?

De kosten voor gebruikers verschillen sterk per platform. Blue10 biedt binnen de bundel een onbeperkt aantal gebruikers en administraties.

Andere aanbieders rekenen apart voor goedkeurders. Bij Basecone gelden bijvoorbeeld deze tarieven:

• €4,95 per maand per autorisator, oftewel een gebruiker die facturen mag goedkeuren.
• Daarnaast €1,45 per maand aan administratiekosten.
• Daarnaast €0,35 per geboekte factuur.

Elvy rekent voor een extra boekhouder die tegelijk kan werken:

• €29 per maand.
• Of eenmalig €495.

Wat kosten de invoering en extra koppelingen?

Invoice Complete is een geavanceerde Purchase-to-Pay-oplossing: software voor het proces van inkoop tot betaling. Een standaard implementatie duurt gemiddeld 6 tot 12 weken. Daarbij betaal je eenmalige advieskosten op basis van een offerte op maat.

Ook specifieke ERP-modules kunnen geld kosten. Zo kost de Finance & Operations-koppelingsbijlage bij Blue10 €312,81 per maand.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Directe koppeling of bestanden uitwisselen?

AP-software werkt samen met je financiële administratie. Hoe volledig de koppeling is, bepaalt hoeveel handwerk overblijft tussen goedkeuring en verwerking.

Een API-koppeling wisselt gegevens direct tussen systemen uit. Koppelingen met systemen zoals AFAS Profit, Exact Online, Twinfield, AccountView of Microsoft Dynamics werken gegevens direct in beide systemen bij. Het gaat om basisgegevens van leveranciers, grootboekrekeningen en betaalblokkades.

Hoe verwerkt de koppeling wijzigingen?

Controleer hoe de systemen wijzigingen aan elkaar doorgeven. Bij een volledige koppeling heft goedkeuring in de AP-software automatisch de betaalblokkade in het ERP-systeem op.

Werkt een pakket met bestanden die je op vaste momenten uitwisselt? Dan ontstaat er vertraging. Dat gebeurt bijvoorbeeld als je CAMT-bestanden, met gegevens over banktransacties, handmatig inleest.

Test vooraf altijd hoe de koppeling afgewezen facturen, creditnota's en gewijzigde IBAN-nummers verwerkt.

Wat moet je na opzegging bewaren?

De Belastingdienst eist dat inkoopfacturen 7 jaar digitaal controleerbaar blijven. Voor facturen over onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt 10 jaar. Het originele document moet volledig beschikbaar blijven.

Let daarom op de voorwaarden bij beëindiging. Zenvoices verwijdert alle gegevens 45 dagen na afloop van het abonnement. Je moet vóór vertrek alle facturen met hun audittrails hebben geëxporteerd.

Wat kost toegang tot je archief?

Sommige platforms bieden na opzegging nog toegang tot je archief. Blue10 heeft hiervoor een speciaal inkijkabonnement voor MKB:

• €25,02 per maand voor inzage in het archief.
• €1 per document voor verwerkingen buiten de bundel.

Welke gegevens neem je mee?

Neem bij een overstap niet alleen de pdf-bestanden mee. Bewaar ook de metadata: de gegevens die bij de factuur horen. Het gaat om:

• Goedkeuringsstempels.
• Tijdstippen.
• Goedkeuringsverslagen.
• Gekoppelde inkoopordernummers.

Zonder deze gegevens verliest je archief zijn bewijskracht bij een controle.