Foutloos Factureren in 2026 (En Waarom Word Verleden Tijd Is)

Gefeliciteerd! Je hebt de sprong gewaagd en bent gestart als ondernemer. De eerste opdracht is binnen of het eerste product is verkocht. Dat geeft een geweldig gevoel. Maar dan komt het onvermijdelijke moment: de factuur moet de deur uit.

Het klinkt als de makkelijkste taak van de wereld. Je zet wat bedragen onder elkaar, plakt er een logo boven en klaar, toch? Helaas zien wij als financiële specialisten het hier nog te vaak misgaan. Zeker in 2026, waar de Belastingdienst steeds strenger en digitaler wordt, is een amateuristisch factuurtje in Word of Excel niet meer de "meest voordelige" optie. Het is zelfs een risico.

In dit blog duiken we in de regels voor 2026, delen we een herkenbare video over de valkuilen, en laten we zien hoe je gratis en professioneel je facturen maakt.

De "Word-Valkuil": Waarom handmatig factureren geld kost

Veel starters denken slim te zijn door geen software te gebruiken. "Ik maak wel even een template in Word," is een veelgehoorde uitspraak.

Het probleem met Word of Excel is dat deze programma's niet 'denken' als een boekhouder. Ze waarschuwen je niet als je een verplicht veld vergeet, ze rekenen niet automatisch de BTW om als de regels wijzigen, en ze houden niet bij of je factuurnummering wel opeenvolgend is (een harde eis van de fiscus).

Bekijk de onderstaande video eens. Hierin wordt pijnlijk duidelijk hoe snel het mis kan gaan, en – belangrijker nog – hoe simpel de oplossing is.

@boekhouder.nl Want niemand heeft tijd & zin om boekhouding te doen toch?! 🫢💰 @e-Boekhouden.nl #freelancer #ondernemer #startendeondernemer #boekhouder #boekhouding ♬ original sound - Boekhouder.nl

"Factuur maken lijkt simpel, totdat het fout gaat. Toen ik net begon met ondernemen, toen maakte ik mijn facturen in Word. Maar dat ging wel eens mis: verkeerde BTW, dubbele factuurnummers en soms onvolledige gegevens. En dat merkte ik dus pas toen ik mijn boekhouding ging doen. Gelukkig niet bij een controle van de Belastingdienst, want anders had ik een nog groter probleem gehad."

Herkenbaar?

Zoals in de video wordt gezegd: je merkt de fouten vaak pas als het te laat is. Bijvoorbeeld wanneer je aan het einde van het kwartaal je BTW-aangifte wilt doen en de cijfers niet kloppen, of erger: tijdens een boekenonderzoek.

Een foutieve factuur kan leiden tot:

Boetes: Voor het niet voldoen aan factuureisen.

Vertraagde betaling: Klanten (zeker grotere bedrijven) weigeren facturen die niet aan de eisen voldoen.

Dubbele administratie: Je moet alles handmatig overtypen in je boekhouding.

Hoe maak je in 2026 wél een perfecte factuur?

In 2026 draait alles om efficiëntie en automatisering. Als starter wil je bezig zijn met je passie, niet met gepriegel in spreadsheets. Er zijn twee routes die wij aanraden, afhankelijk van hoe ver je bent met je onderneming.

Optie 1: De snelle, gratis tool (Voor de incidentele factuur)

Heb je net je eerste klant en wil je gewoon snel, veilig en zonder kosten een factuur maken die aan alle wettelijke eisen voldoet? Gebruik dan onze eigen tool.

Wij hebben een generator ontwikkeld die precies weet wat de Belastingdienst verlangt. Je vult je gegevens in, en er rolt een professionele PDF uit. Geen gedoe met opmaak, geen rekenfouten.

Voordeel: Direct klaar, geen account nodig, 100% gratis.

Geschikt voor: Ondernemers die sporadisch factureren.

👉 Maak hier direct je gratis factuur via onze tool

Optie 2: Volledige automatisering (Voor de serieuze starter)

Zoals de video ook aanstipt: "Wil je daarna nou ook alles online blijven doen? Dan is er nu een goede actie voor jou."

Als je serieus van start gaat, wil je dat die verstuurde factuur direct in je administratie wordt verwerkt. Dat scheelt je uren werk. Voor starters is er in 2026 een ongelooflijke deal bij e-Boekhouden.nl.

De Actie: Starters kunnen 15 maanden lang gratis factureren én boekhouden.

Waarom dit werkt: Je maakt de factuur, verstuurt hem met één klik (eventueel met iDEAL-link), en de BTW wordt direct op de juiste plek in je aangifte gezet.

Checklist: Wat moet er verplicht op je factuur staan?

Of je nu onze gratis tool gebruikt of boekhoudsoftware, controleer altijd of deze elementen aanwezig zijn. In 2026 zijn de basiseisen van de Belastingdienst als volgt:

Je volledige bedrijfsnaam en adres (zoals ingeschreven bij de KvK).

De gegevens van je klant (naam en adres).

Je KvK-nummer.

Je BTW-identificatienummer.

De factuurdatum.

Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.

Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.

Het factuurbedrag (uitgesplitst in: bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage, het BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW).

Let op met de KOR

Maak je gebruik van de Kleineondernemersregeling (KOR)? Dan mag je geen BTW rekenen. Vermeld dan op de factuur: "Vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB". Onze tool en e-Boekhouden kunnen dit automatisch voor je instellen.

Conclusie: Start slim, niet moeilijk

Het tijdperk van Word-facturen is echt voorbij. Het risico op fouten is te groot en het kost je simpelweg te veel tijd.

Mijn advies als boekhouder? Maak het jezelf makkelijk.

Moet er nu één factuur uit? Gebruik de Gefeliciteerd! Je hebt de sprong gewaagd en bent gestart als ondernemer. De eerste opdracht is binnen of het eerste product is verkocht. Dat geeft een geweldig gevoel. Maar dan komt het onvermijdelijke moment: de factuur moet de deur uit.