Loonadministratie uitbesteden? vraag een offerte aan
Boekhouder plaatje Boekhouder.nl

Prijzen loonadministratie

Minimaal
€ 15
Gemiddeld kosten per loonstrook
€ 20
Maximaal
€ 25
Gemiddelde kosten per jaar
€ 15 - € 20

Wat zijn de gemiddelde prijzen voor de loonadministratie? Een organisatie die een of meerdere werknemers in dienst heeft, krijgt te maken met loon en loonheffingen. De loonheffing is een term die meerdere belastingen en premies omvat.

Denk hierbij aan zaken zoals loonbelasting, premies voor volks- en werknemersverzekeringen en een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Al deze componenten vormen de loonheffingen, waarvoor elke tijdsperiode aangifte loonbelasting bij de Belastingdienst moet worden gedaan. Deze periode is per organisatie en loonadministratie verschillend, variërend van elke vier weken tot maand, kwartaal, half jaar of kalenderjaar.

De prijzen voor de loonadministratie zijn onder meer afhankelijk van het aantal werknemers en of je deze werkzaamheden door een specialist laat doen. Gemiddeld bedragen de kosten ongeveer €10 tot €15 per medewerker per maand. Exclusief eventuele eenmalige (opstart)kosten en optionele extra’s.

Prijzen loonadministratie

De gemiddelde prijzen voor het uitbesteden van de loonadministratie: Gemiddelde eenmalige opstart- en inrichtingskosten
Inrichten van de loonadministratie voor werkgevers: €85 tot €300
Eenmalige inrichtingskosten voor loonadministratie DGA:  €75 tot €150
Eenmalige registratiekosten per werknemer: €20 tot €40
Aanmelding werkgever bij pensioenfonds: €40 tot €75

Veel loonadministratiekantoren rekenen opstartkosten voor het beginnen en inrichten van de loonadministratie, zoals het invoeren van alle gegevens en koppelingen met verschillende systemen. Wanneer de loonadministratie van de DGA (directeur-grootaandeelhouder) ook verzorgd moet worden, dan ligt deze prijs over het algemeen iets hoger dan bij reguliere werknemers. Als de loonadministratie ook de pensioenen verwerkt en de aanmeldingen hiervoor verzorgt, komen er vaak eenmalige kosten bij. Maandelijkse kosten van de loonadministratie per medewerker

Gespecificeerde loonstrook per medewerker: €10 (25+ medewerkers) tot €30 (1 medewerker)
Koppeling met pensioenfonds: €2,50 per maand extra.
Journaalposten €2,50 per medewerker per maand.

Loonadministratie: gemiddelde prijzen per loonstrook

Afhankelijk van de gekozen loonadministrateur verschillen de maandelijkse kosten per medewerker. Hieronder vind je een indicatie van de gemiddelde kosten per loonstrook per maand:

1 werknemer: ca. €15 tot €20 per loonstrook per maand
1 werknemer (DGA): ca. €20 tot €25 per loonstrook per maand
5 werknemers of meer: ca. €14 tot €16 per loonstrook per maand
10 werknemers of meer: ca. €12 tot €14 per loonstrook per maand
25 werknemers of meer: ca. €7 tot €10 per loonstrook per maand
Vaste jaarkosten per onderneming: €50 tot €150

Tip: Bij veel administratiekantoren vervallen vaste jaarkosten bij 10 of meer werknemers.

Prijzen optionele aanvullende diensten

Veel loonadministrateurs helpen op verzoek ook met aanvullende diensten, zoals het opstellen van arbeidsovereenkomsten, registeren van ziekte- en verlof, ondersteunen bij vragen van werknemers en meer. Afhankelijk van de gekozen administrateur is dat mogelijk op basis van uurtarief (ca. €40 tot €75 per uur), of via een prijs per afgenomen dienst.

De kosten van een loonadministratie zelf doen of gedeeltelijk uitbesteden

Kleine organisaties met weinig werknemers kiezen er soms voor hun eigen loonadministratie te doen. Hiervoor is een salarissoftwarepakket of online software erg geschikt. Enige fiscale en boekhoudkundige kennis is hiervoor wel een vereiste. (online) software helpt je het overzicht te bewaren en geeft tijdig signalen als er een bepaalde actie verwacht wordt. De kosten van een loonadministratie zelf doen, bestaan voornamelijk uit de maandelijkse of jaarlijkse kosten voor het gekozen softwarepakket.

Kosten loonadministratie uitbesteden per maand

Indirecte kosten bestaan vooral uit tijdsverlies. De uren die de loonadministratie in beslag neemt, kun je namelijk ook besteden aan het werven van nieuwe klanten of het bouwen aan je eigen organisatie. De loonadministratie uitbesteden is vooral geschikt voor organisaties met 1 tot 50 werknemers. Een klein bedrijf betaalt relatief iets meer aan kosten voor loonadministratie. Veel administratiekantoren berekenen voor bedrijven tot 10 medewerkers een vaste prijs, waardoor de kosten per medewerker per maand relatief hoger uitvallen. Vanaf 10 medewerkers betaal je per persoon of loonstrook een geringe meerprijs. Voor organisaties met meer dan 50 medewerkers is het in dienst nemen van een eigen salarisadministrateur een interessante optie.

Houd een goede loonadministratie bij

Een goede loonadministratie is onmisbaar om het overzicht te bewaren en elk tijdvak een correcte aangifte loonbelasting te kunnen doen. De loonadministratie bevat alle berekeningen en gegevens rondom de salarissen, zoals loonstaten (voor de werkgever), loonstroken (voor de werknemer) en jaaropgaven. Ook het afgeven en invullen van loonbelastingverklaringen, het bijhouden van onkosten of reiskostenvergoedingen is onderdeel van de loonadministratie. De loonadministratie omvat eigenlijk alle financiële zaken rondom het in dienst hebben van werknemers. Het voeren van een loonadministratie en het doen van aangifte loonheffingen is een verplichting. Op de site van de Kamer van Koophandel vind je meer informatie over de actuele wetten en regels rondom loonheffing. De loonadministratie dient op elk moment een duidelijk overzicht te geven. Omdat het opzetten van een goede loonadministratie een behoorlijke klus is, besteden veel organisaties dit werk uit aan een administratiekantoor. Het voeren van een correcte en goed ingerichte loonadministratie vereist bovendien specialistische kennis. Bekijk een toelichting van formulieren bij de loonadministratie.

Loonverwerking

Iedereen wil graag elke maand op tijd zijn loon of salaris ontvangen. Binnen de loonadministratie is de loonverwerking de daadwerkelijke betaling van het loon en de administratie die daarbij komt kijken. Kortom, alle praktische handelingen die direct verband houden met het loon en de uitbetaling daarvan.