Eisen factuur als zzp'er: wat vereist de Belastingdienst?

Home

Blog

Wat moet er op een factuur staan?

Home

Blog

Wat moet er op een factuur staan?

Joyce van Vliet

Gewijzigd, 09 juli 2026

Door Joyce van Vliet

Gewijzigd, 09 juli 2026

Een factuur moet aan een aantal vaste eisen voldoen. Vooral als je factureert aan een andere ondernemer, moet je factuur compleet en duidelijk zijn. Ontbreken verplichte gegevens, dan kan dat problemen geven bij je administratie, btw-aangifte of de btw-aftrek van je klant.

In het kort: dit moet op een factuur staan

Op een standaard Nederlandse factuur zet je in ieder geval:

De volledige naam en het adres van jouw bedrijf.
De volledige naam en het adres van je klant.
Je btw-identificatienummer.
Je KVK-nummer, als je bent ingeschreven bij KVK.
De factuurdatum.
Een uniek en opeenvolgend factuurnummer.
Een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten.
De datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
Het bedrag exclusief btw.
Het btw-tarief dat je toepast.
Het btw-bedrag.
Bij meerdere btw-tarieven: een uitsplitsing per tarief.

Niet alles wat handig is, is ook wettelijk verplicht. Een IBAN, betalingstermijn en totaalbedrag inclusief btw zijn bijvoorbeeld sterk aan te raden, maar horen niet tot de algemene btw-kern van verplichte factuurgegevens.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Je moet meestal een factuur sturen als je levert aan:

Een andere ondernemer.
Een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals een stichting of vereniging.
Een klant die vooruitbetaalt voor goederen of diensten.

Verkoop je aan particulieren? Dan hoef je meestal geen factuur te sturen. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld in bepaalde branches of bij specifieke soorten leveringen. Twijfel je? Controleer dit dan bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Een factuur moet uiterlijk worden verstuurd op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.

Voorbeeld: lever je op 10 april, dan moet de factuur uiterlijk op 15 mei zijn verstuurd.

Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?

Hieronder vind je de belangrijkste verplichte onderdelen voor een normale Nederlandse btw-factuur.

Onderdeel	Verplicht?	Uitleg
Naam leverancier	Ja	Zet de volledige juridische naam van je bedrijf op de factuur. Een handelsnaam mag alleen als deze duidelijk herleidbaar is.
Adres leverancier	Ja	Gebruik het feitelijke bedrijfsadres. Alleen een postbus is niet genoeg.
Naam klant	Ja	Zet de volledige naam van de klant of organisatie op de factuur.
Adres klant	Ja	Ook van de klant moet het adres op de factuur staan.
Btw-identificatienummer	Ja	Dit is je openbare btw-id, meestal beginnend met “NL”.
KVK-nummer	Ja, als je bent ingeschreven	Sta je ingeschreven bij KVK, dan hoort je KVK-nummer op de factuur.
Factuurdatum	Ja	De datum waarop je de factuur maakt of uitreikt.
Factuurnummer	Ja	Elk factuurnummer moet uniek zijn en logisch oplopen.
Omschrijving	Ja	Beschrijf duidelijk wat je hebt geleverd.
Leverdatum	Ja, als die bekend is	Vermeld wanneer je de dienst of het product hebt geleverd.
Bedrag exclusief btw	Ja	Zet het bedrag zonder btw op de factuur.
Btw-tarief	Ja	Bijvoorbeeld 21%, 9%, 0% of vrijgesteld.
Btw-bedrag	Ja	Zet het bedrag aan btw apart op de factuur.

Wat is niet verplicht, maar wel verstandig?

Sommige gegevens zijn niet altijd wettelijk verplicht, maar maken je factuur wel veel duidelijker. Ze helpen ook om sneller betaald te worden.

Onderdeel	Waarom handig?
Totaalbedrag inclusief btw	Je klant ziet meteen welk bedrag betaald moet worden.
IBAN of betaallink	Maakt betalen makkelijker en sneller.
Betalingstermijn	Voorkomt discussie over wanneer de factuur betaald moet zijn.
Contactpersoon	Handig bij grotere organisaties.
Projectnummer of referentie	Vaak nodig bij zakelijke klanten.
Inkoopordernummer	Soms verplicht volgens afspraak met je klant.
Logo en huisstijl	Maakt je factuur herkenbaar en professioneel.

Voorbeeld: zo kan een factuur eruitzien

Een eenvoudige factuur kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Factuurdatum: 9 juli 2026
Factuurnummer: 2026-071

Leverancier:
Voorbeeldstudio BV
Voorbeeldstraat 10
1012 AB Amsterdam
KVK: 12345678
Btw-id: NL123456789B01

Klant:
Klantbedrijf BV
Marktplein 5
3511 AA Utrecht

Leverdatum: 8 juli 2026

Omschrijving:
UX-audit website, 8 uur à € 95

Bedrag exclusief btw: € 760,00
Btw-tarief: 21%
Btw-bedrag: € 159,60

Totaal te betalen: € 919,60
Betalingstermijn: 14 dagen
IBAN: NL00BANK0123456789

Bijzondere situaties

Niet elke factuur is hetzelfde. In sommige situaties gelden aangepaste regels of moet je extra tekst op de factuur zetten.

Factuur met btw verlegd

Gebruik je de verleggingsregeling? Dan breng je geen btw in rekening. Je zet dan duidelijk op de factuur:

Btw verlegd

Ook vermeld je het btw-identificatienummer van de afnemer.

Dit komt bijvoorbeeld voor bij bepaalde binnenlandse verleggingsregelingen en bij veel diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen.

Factuur naar een zakelijke klant in de EU

Lever je diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan factureer je vaak zonder Nederlandse btw. Op de factuur zet je dan meestal:

Jouw btw-id.
Het btw-id van de klant.
De tekst “btw verlegd”.
Het bedrag zonder btw.

Bij goederen naar een ondernemer in een ander EU-land geldt vaak het 0%-tarief. Dan moet uit de factuur duidelijk blijken dat het om een intracommunautaire levering gaat.

Factuur buiten de EU

Bij export buiten de EU kan vaak het 0%-tarief gelden. Het is dan belangrijk dat je kunt bewijzen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom altijd de juiste exportdocumenten in je administratie.

Factuur als je de KOR gebruikt

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je geen btw aan je klant. Zet dan ook geen btw-percentage en geen btw-bedrag op de factuur.

Een gebruikelijke vermelding is:

Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB

Let op: de KOR is niet hetzelfde als een gewone btw-vrijstelling. Gebruik dus de juiste tekst voor jouw situatie.

Vereenvoudigde factuur

Bij kleine bedragen mag soms een vereenvoudigde factuur worden gebruikt. Dit mag onder andere bij facturen van maximaal € 100 inclusief btw.

Op een vereenvoudigde factuur staan minder gegevens, maar in ieder geval:

De factuurdatum.
Je naam en adres.
Wat je hebt geleverd.
Het btw-bedrag of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend.

Een vereenvoudigde factuur mag niet in elke situatie. Bij internationale transacties gelden vaak strengere eisen.

Creditfactuur

Maak je een fout op een factuur? Dan corrigeer je dit meestal met een creditfactuur. Daarop verwijs je duidelijk naar de oorspronkelijke factuur.

Zet bijvoorbeeld op de creditfactuur:

Creditfactuur voor factuur 2026-071

Daarna maak je eventueel een nieuwe, correcte factuur.

Margeregeling

Verkoop je margegoederen, zoals tweedehands goederen? Dan gelden andere btw-regels. Bij de margeregeling zet je meestal geen btw-bedrag op de factuur.

Gebruik dan een duidelijke aanduiding, zoals:

Bijzondere regeling - gebruikte goederen

E-factuur aan de overheid

Lever je aan de Rijksoverheid? Dan moet je meestal een e-factuur sturen. Een pdf is dan niet hetzelfde als een e-factuur.

Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand, vaak via UBL of Peppol. De factuur bevat de normale factuurgegevens, maar vaak ook extra informatie zoals een ordernummer, referentie of OIN.

Veelgemaakte fouten op facturen

Deze fouten komen vaak voor:

Fout	Waarom dit een probleem is
Alleen een postbus gebruiken	Een feitelijk adres is verplicht.
Geen uniek factuurnummer gebruiken	Factuurnummers moeten logisch en uniek zijn.
Factuurnummers overslaan zonder uitleg	Dit kan vragen oproepen bij controle.
Geen leverdatum vermelden	De leverdatum is verplicht als die bekend is.
IBAN vergeten	Niet altijd verplicht, maar wel slecht voor snelle betaling.
Btw verkeerd berekenen	Dit kan gevolgen hebben voor je btw-aangifte.
Btw rekenen terwijl btw verlegd moet worden	Dan klopt de factuur fiscaal niet.
KOR en btw-vrijstelling door elkaar halen	Dit zijn verschillende situaties.
Een pdf een e-factuur noemen	Voor de overheid is een pdf geen echte e-factuur.
Facturen niet lang genoeg bewaren	Facturen moeten meestal 7 jaar bewaard blijven.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Je moet facturen meestal 7 jaar bewaren. Dat geldt voor zowel inkomende als uitgaande facturen.

Voor facturen die te maken hebben met onroerende zaken geldt een langere bewaartermijn van 10 jaar.

Bewaar facturen zo dat ze goed leesbaar blijven. Dat geldt ook voor digitale facturen.

Checklist: controleer je factuur voor verzending

Gebruik deze checklist voordat je een factuur verstuurt:

Staat jouw volledige bedrijfsnaam op de factuur?
Staat jouw feitelijke adres erop?
Staat de naam en het adres van je klant erop?
Staat je btw-id erop?
Staat je KVK-nummer erop?
Heeft de factuur een unieke factuurdatum?
Heeft de factuur een uniek en opeenvolgend factuurnummer?
Is duidelijk omschreven wat je hebt geleverd?
Staat de leverdatum of datum van vooruitbetaling erop?
Klopt het bedrag exclusief btw?
Klopt het btw-tarief?
Klopt het btw-bedrag?
Staat het totaalbedrag duidelijk vermeld?
Staat je IBAN of betaallink erop?
Staat de betalingstermijn erop?
Is er sprake van KOR, btw verlegd, export, EU-levering of een andere uitzondering?
Is de factuur opgeslagen in je administratie?

Veelgestelde vragen

Moet mijn KVK-nummer op de factuur staan?

Ja, als je bedrijf of organisatie is ingeschreven in het Handelsregister, moet je KVK-nummer op je factuur staan.

Is een bankrekeningnummer verplicht op een factuur?

Een bankrekeningnummer is niet altijd een algemeen btw-vereiste, maar het is wel sterk aanbevolen. Zonder IBAN of betaallink maak je het je klant onnodig moeilijk om te betalen.

Moet ik altijd btw op mijn factuur zetten?

Nee. Soms reken je geen btw, bijvoorbeeld bij de KOR, een vrijstelling, btw verlegd, export of bepaalde internationale transacties. Zet dan duidelijk op de factuur waarom je geen btw rekent.

Wanneer moet ik mijn factuur versturen?

Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.

Mag ik een factuur als pdf sturen?

Ja, in veel gevallen mag dat. De klant moet wel akkoord zijn met digitaal factureren. Let op: voor e-facturen aan de overheid is een pdf meestal niet genoeg.

Wat is het verschil tussen een pdf en een e-factuur?

Een pdf is een digitaal document dat vooral door mensen wordt gelezen. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat automatisch door systemen kan worden verwerkt.

Wat zet ik op een factuur bij btw verlegd?

Zet op de factuur “btw verlegd” en vermeld het btw-identificatienummer van de afnemer. Je brengt dan zelf geen btw in rekening.

Wat zet ik op een factuur als ik de KOR gebruik?

Je rekent geen btw en vermeldt geen btw-percentage of btw-bedrag. Gebruik een duidelijke tekst, bijvoorbeeld: “Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB.”

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Meestal 7 jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt 10 jaar.

Wat als ik een fout maak op een factuur?

Corrigeer de fout met een creditfactuur en maak daarna eventueel een nieuwe factuur. Verwijzen naar de oorspronkelijke factuur voorkomt verwarring.

Conclusie

Een goede factuur is compleet, duidelijk en makkelijk te controleren. De belangrijkste onderdelen zijn je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, je btw-id, KVK-nummer, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving, leverdatum, bedragen en btw.

Voeg daarnaast altijd praktische gegevens toe, zoals je IBAN, betalingstermijn en totaalbedrag inclusief btw. Die zijn niet altijd wettelijk verplicht, maar zorgen wel voor minder vragen en snellere betaling.

Werk je met KOR, btw verlegd, internationale klanten, margegoederen of e-facturen aan de overheid? Controleer dan altijd welke aanvullende regels gelden voordat je de factuur verstuurt.

#ZZP

#boekhouding

Vind je deze informatie nuttig?

Dienst