Van administratie bijhouden tot btw-, IB- of VPB-aangifte

Je moet je basisgegevens 7 jaar bewaren: je grootboek met alle boekingen, je klanten- en leveranciersadministratie, in- en verkoop, voorraad en loonadministratie. Voor facturen en contracten over onroerende zaken en het éénloketsysteem, waarmee je btw voor meerdere EU-landen aangeeft, geldt 10 jaar. Gooi je gegevens te vroeg weg, dan riskeer je dat de Belastingdienst zelf je omzet berekent en jij moet bewijzen dat dit niet klopt.

Op je factuur moeten altijd je juridische naam, volledige fysieke adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer staan. Ook verplicht zijn de datum, een opeenvolgend factuurnummer, de geleverde goederen of diensten, bedragen exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Ontbreken deze gegevens, dan riskeer je dat klanten niet betalen of dat je de btw over je eigen inkopen niet mag aftrekken.

Ja, correcties en vergeten btw tot €1.000, te veel of te weinig, mag je verwerken in je eerstvolgende btw-aangifte. Voor grotere bedragen moet je het aparte formulier Suppletie btw gebruiken. Corrigeer je onjuist of herhaaldelijk te laat, dan krijg je vergrijpboetes.

Zolang je bv voldoet aan de eisen voor de bedrijfsklasse 'micro' of 'klein', zoals bezittingen onder €7,5 mln en omzet onder €15 mln, is accountantscontrole niet verplicht. Vanaf de bedrijfsklasse 'middelgroot' moet je een onafhankelijke accountantsverklaring toevoegen aan de jaarstukken die je bij de KVK deponeert. Deponeer je als middelgrote bv zonder die verplichte verklaring, dan kan dat leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid als bestuurder.

Dien je de aangifte te laat of helemaal niet in, dan geldt na een coulancetermijn van 7 dagen een vaste verzuimboete van €82. Betaal je te laat of niet volledig, dan legt de Belastingdienst een betaalverzuimboete op van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van €50 en een maximum van €6.709. Betaal je structureel te laat, dan loop je ook risico op rente en invorderingsmaatregelen.

Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een bv moet je jezelf volgens de gebruikelijkloonregeling een minimumsalaris betalen; in 2026 is het normbedrag ten minste €58.000. Betaal je elders in een vergelijkbaar dienstverband of binnen je eigen bedrijf een veelverdienende werknemer meer, dan moet je DGA-salaris minstens even hoog zijn. Houd je je niet aan deze loonregel, dan kan dat leiden tot aanzienlijke fiscale naheffingen en boetes.

Je behoudt de KOR-vrijstelling zolang je omzet in Nederland maximaal €20.000 per kalenderjaar is: je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte. Overschrijd je de omzetgrens met een factuur, dan vervalt de regeling direct en moet je je meteen afmelden. Ook de handeling of factuur waarmee je de grens overschrijdt valt niet meer onder de vrijstelling, dus vanaf dat moment gelden de normale btw-regels.

Om fiscale bijtelling te voorkomen mag je per kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé rijden in je zakelijke auto. Je bewijst dit met een sluitende rittenregistratie met datums, begin- en eindstanden, adressen, routes en omrijkilometers. Gebruik je een GPS-systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst er vooraf van uit dat je registratie sluitend is. Bij een onvolledige of ontbrekende registratie volgt direct volledige bijtelling met terugwerkende kracht.

Ja, met tien of minder werknemers mag je de gratis omgeving Mijn Belastingdienst Zakelijk gebruiken. Met meer dan tien werknemers, zoals in de situatie met personeel, moet je wettelijk verplicht commerciële software gebruiken die aan Digipoort is gekoppeld. Daarvoor heb je een PKIoverheid-certificaat nodig, een digitaal identificatiemiddel; zonder dat certificaat kan de aangifte niet rechtsgeldig worden verwerkt.

Voor een bv met een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar doe je normaal gesproken vóór 1 juni VPB-aangifte. Voor de jaarrekening geldt een andere uiterste datum: je moet die binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar bij de KVK deponeren, ook bij uitstel. Te laat deponeren telt bij faillissement zwaar mee als wanbestuur.