Van klantbetaling tot gezonde cashflow

Je moet je factuur wettelijk uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand na de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd. Verstuur je de factuur later, dan is dat een fiscaal verzuim: je voldoet niet op tijd aan je verplichting. Je moet de btw dan alsnog aangeven in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen.

Voor goederen die je aan consumenten levert, is de wettelijke maximale aanbetaling 50%. Bij zakelijke dienstverlening (B2B) geldt geen wettelijk maximum voor aanbetalingen. Vraag niet meer dan de wet toestaat, anders zijn je algemene voorwaarden op dit punt onredelijk nadelig voor de klant en niet rechtsgeldig.

Volgens de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) is de standaardvergoeding minimaal €40, ook bij een factuur van bijvoorbeeld €10. Voor vorderingen onder €2.500 geldt 15%. Consumenten moeten eerst een formele, kosteloze 14-dagenbrief ontvangen voordat je deze kosten mag opeisen.

Je moet de basisgegevens uit je administratie wettelijk 7 jaar bewaren, zoals je in- en verkoopadministratie, grootboek en facturen. Voor gegevens over onroerende zaken en het btw-eenloketsysteem (OSS) geldt 10 jaar. Zonder correct archief, of bij betaalde gegevensexports na opzegging van je software, riskeer je omkering van de bewijslast bij belastingcontroles: je moet dan zelf aantonen dat de aanslag niet klopt.

Na de uiterste aangiftedatum geldt een coulancetermijn van 7 kalenderdagen, bijvoorbeeld na 30 april voor het eerste kwartaal. Is je aangifte na die 7 dagen niet of te laat binnen, dan volgt een vaste verzuimboete van €82. Voor een betaling die na die 7 dagen niet of te laat binnen is, volgt een boete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met minimaal €50 en maximaal €6.709.

Ja, je kunt de afgedragen btw terugvragen zodra zeker is dat je de vordering geheel of gedeeltelijk niet meer kunt innen. Volgens de wet is een vordering in ieder geval oninbaar uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum. Je kunt de teruggave verwerken in je gewone periodieke btw-aangifte.

Nee, naar de Rijksoverheid moet je een elektronische UBL-factuur sturen via een netwerk zoals Peppol. Je identificeert de overheidsorganisatie met het Organisatie-identificatienummer (OIN). Een gewone pdf of e-mail is geen geldige e-factuur: de overheid stuurt die terug, waardoor je betaling ernstig vertraagt.

Je krijgt die aanslag als je rittenregistratie ontbreekt of niet aan de wettelijke eisen voldoet én je niet kunt bewijzen dat je dat jaar maximaal 500 kilometer privé hebt gereden. De Belastingdienst verrekent dan de autokosten met de fiscale bijtelling. Gebruik daarom bij voorkeur GPS-hardware met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (KRRS), zodat de Belastingdienst ervan uitgaat dat je administratie sluitend is.