[ez-toc] Als zzp'er hoef je geen verantwoording af te leggen, je werkt zelfstandig en dat werkt natuurlijk heel relaxed. Maar voor sommige zzp'ers zorgt het ook voor de nodige problemen. Als je administratie niet up to date is, kun je het overzicht verliezen.
Want geen verantwoording afleggen klinkt heel aantrekkelijk, maar er moet wel degelijk verantwoording afgelegd worden aan de belastingdienst. Je bent wettelijk verplicht om (onder andere) een crediteuren- en debiteurenadministratie te voeren en om je bonnetjes en facturen te bewaren.
Bovendien heb je als zzp’er ‘bewaarplicht’. Of je het wilt of niet, je bent simpelweg verplicht om alle belangrijke documenten uit je administratie te minimaal 7 jaar te bewaren.
Dit is de standaard en wettelijk vastgelegde bewaartermijn voor alle basisgegevens van een zakelijke administratie. Deze termijn geldt dus ook voor zzp'ers. De bewaarplicht geldt (onder andere) voor deze onderdelen van de administratie:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Grootboek
- In- en verkoopadministratie
- Voorraadadministratie
- Indien van toepassing: loonadministratie
Gelukkig zijn er allerlei tools, tips & tricks om het voeren van je administratie makkelijker te maken. Hier komen onze drie beste tips.
Dit zijn drie tips die je administratie makkelijker maken
Maak van urenregistratie een gewoonte
Het registreren van je uren is geen verplicht onderdeel van je administratie, maar het maakt je administratie wel makkelijker. Geen enkele zzp'er beleeft plezier aan het registreren van uren.
Waarschijnlijk heeft iedereen er zelfs een hekel aan. Maar het belang van goede urenregistratie wordt vaak onderschat. Waarschijnlijk heb je er ook geen goed gevoel bij om per kwartier vast te leggen wat je precies aan het doen bent voor je klanten.
Een goede urenregistratie is de basis van je administratie. Goede urenregistratie zorgt voor betere offertes, snellere en makkelijkere facturatie en een beter inzicht in winst / verlies.
Maak optimaal gebruik van beschikbare tools
Software maakt alles makkelijk.
Maak gebruik van een CRM-tool. CRM betekent Customer Relationship Management. In principe gebruik je CRM-software dus om relaties te beheren. Met CRM staat alle informatie over je relaties in één geïntegreerd systeem. Een aantal voorbeelden: gegevens van (potentiële) klanten, maar ook leveranciersgegevens, offertes en correspondentie. Zo staat alles centraal in één database.
Digitaliseer je boekhouding
Door gebruik te maken van software, kun je op een slimme manier geld en tijd besparen.
Want laten we ervan uitgaan dat je business groeit. Je gaat dus meer facturen verkopen, je krijgt het drukker en je gaat nog een paar uurtjes extra werken. Maar hoe meer facturen je verstuurt, hoe meer tijd je aan je aan je boekhouding moet besteden.
Met slimme softwareoplossingen kun je tijdrovende processen namelijk automatiseren.
Een boekhoudprogramma kan offertes automatisch omzetten in facturen, maandelijkse facturen automatisch versturen en de software kan automatisch een betalingsherinnering sturen naar debiteuren (als ze te laat zijn met betalen).
