Wanneer cijfertjes helemaal niet jouw ding zijn en je zelfs niet overweg kunt met een boekhoudprogramma, zij het online of offline, dan is het raadzaam om een boekhouder in te huren. Een boekhouder doet de boekhouding van een of meerdere bedrijven of zelfstandigen. Hieronder vallen zaken als het bijhouden van je inkomsten en uitgaven, het bewijzen van jouw btw-aangiften en juiste inkomstenbelasting en het in de gaten houden van de voor jou geldende aftrekposten, waar je recht op hebt als zzp’er. Als zzp’er kun je er veel baat bij hebben om een boekhouder in te huren.
Wat doet een boekhouder precies?
Wat de functies van een boekhouder zijn, is ook afhankelijk van wat jij zelf al doet en wat jullie gezamenlijk afspreken. De belangrijkste taak van een boekhouder is de administratie bijhouden. Hij houdt de transacties bij, boekt deze in en controleert op nauwkeurigheid. Hij houdt ook je vermogensdocumenten, voorraadadministratie, urenadministratie, contacten en zelfs je agenda bij.
Overige functies van een boekhouder
Een boekhouder kan ook de btw-aangifte voor je onderneming opstellen. Dit kan maandelijks, jaarlijks of per kwartaal. Doe je dit zelf, kan hij ook controleren of je btw-opstelling correct is. De aangifte Inkomstenbelasting regelt de boekhouder eveneens voor je. De boekhouder is op de hoogte van alle wet- en regelgevingen van de Belastingdienst en aan de hand van een praktische checklist zorgt de boekhouder ervoor dat jij alle benodigde documenten aanlevert. Als laatste stelt de boekhouder de balans/winst- en verliesrekening en de jaarrekening op en adviseert hij zijn klanten over financiële bedrijfsvoering en belastingen.
Voordelen van het inhuren van een boekhouder
Het inhuren van een boekhouder heeft twee grote voordelen. Ten eerste ontzorgt een boekhouder je. Het kost je minder tijd en bespaart je een hoop stress. Je weet dat je boekhouding in bekwame handen is en kunt je volledig richten op het ondernemen. Ten tweede levert een boekhouder je wat op. Ofschoon je een boekhouder moet inhuren en hiervoor wel aardig wat geld moet betalen, verdient een boekhouder zich terug met zijn praktische adviezen over jouw financiële bedrijfsvoering. En doordat je tijd bespaart, kun jij je richten op winstvol ondernemen. Hierdoor ontstaat een situatie van economische specialisatie.
Hoe vind je een geschikte boekhouder?
Het inhuren van een goede boekhouder heeft als resultaat dat je beter weet hoe je onderneming er financieel voor staat, dat je nooit teveel belasting betaalt en dat de kans op fouten bij de belastingaangifte stukken kleiner is. Om een goede boekhouder te vinden, is het raadzaam onderstaande tips te volgen.
Zorg zelf ook voor een basis boekhoudkennis
Aangezien je zelf verantwoordelijk blijft, wanneer je ingehuurde boekhouder er een potje van maakt, is het raadzaam dat je zelf ook een basiskennis opdoet over boekhouding en belastingen. Dit kun je doen aan de hand van een boekhoudtraining of startersbijeenkomsten van de Belastingdienst. Zo kun je toch een beetje een oogje in het zeil houden bij wat je boekhouder doet.
Kies je voor een boekhouder of accountant?
Vaak worden die termen door elkaar gebruikt, maar deze begrippen zijn niet hetzelfde. Grotendeels komen de werkzaamheden overeen, maar een accountant is een beschermd beroep. Een accountant heeft een universitaire opleiding gedaan en moet ieder jaar verplicht zijn kennis updaten, terwijl iedereen die aan boekhouding doet en er weet van heeft zich een boekhouder mag noemen. Een accountant is dus exclusiever en daarom betaal je veelal ook meer om een accountant in te huren. Er zijn echter genoeg professionele boekhouders, die je kwaliteit kunnen bieden tegen een lagere prijs.
Welke taken wil je uitbesteden aan een boekhouder?
Als je een goede boekhouder wilt vinden, moet je eerst voor jezelf bepalen welke taken je zou willen uitbesteden aan een boekhouder. Je kunt natuurlijk je gehele administratie uitbesteden, maar er is ook wat voor te zeggen om een gedeelte zelf te doen zodat je meer inzicht houdt in je financiële situatie. Je kunt bijvoorbeeld zelf je btw-aangifte te doen, maar de aangifte inkomstenbelasting of het opstellen van de jaarrekening overlaten aan een boekhouder. Wat voor jou een goede boekhouder is, hangt deels af van welke taken je aan je boekhouder wilt uitbesteden. Of je nu alles uitbesteed of alleen een gedeelte van je boekhouding, vraag altijd aan je boekhouder om je uit te leggen wat hij heeft gedaan zodat je het ook begrijpt.
Maak duidelijke afspraken
Ook is het aan te raden om duidelijke afspraken te maken met je boekhouder over de rolverdeling. Wat verwacht jij dat de boekhouder voor je doet en andersom? Maak vooral afspraken over:
- Wat doe jij zelf?
- Wie doet welke aangifte?
- Doet je boekhouder alle aangiften of kijkt hij slechts mee?
- Wat zijn de kosten en wat doet een boekhouder voor die prijs?
- Wat vraagt een boekhouder voor extra diensten en overwerk?
- Hoe lever je documenten aan bij je boekhouder? Online of op papier?
Zoek en vind een boekhouder die bij jouw onderneming past
De verschillende ondernemingen vergen ook verschillende boekhoudmethodes. Let er bij het kiezen van een boekhouder op dat hij of zij ook ervaring heeft in jouw vakgebied, want vakspecifieke factoren zijn vaak ook van invloed op de administratie en boekhouding.
Let op de ervaring
Met een boekhouder wil je geld besparen. Een goede boekhouder weet namelijk met zijn kennis en ervaring hoe je voordeel haalt uit de wet- en regelgeving van ondernemers. Hij wijst je op voordelen waar je recht op hebt. Eveneens zal hij aangeven wat je wel en niet als kosten voor je bedrijf kunt opvoeren. Dit levert al snel duizenden euro’s op. Let er ook op dat de boekhouder met zijn tijd mee gaat. Werkt hij online of doet hij nog alles in schrift?
Praat Nederlands met me
Boekhouders zijn experts in wat ze doen, maar het zou fijn zijn als een boekhouder in begrijpelijke taal je kan adviseren en aan je kan uitleggen wat hij doet. Een boekhouder moet daarom ook in staat zijn om jou als klant op een eenvoudige manier uitleg te kunnen verschaffen. Kan hij dit niet, dan is het niet de juiste man voor de zaak. Hier kun je reeds achter komen bij een kennismakingsgesprek.
Wie is er verantwoordelijk voor de boekhouding, jij of de boekhouder?
Als je je boekhouding wilt uitbesteden doe je dat vooral om je kostbare tijd beter te besteden. Maar dat je de boekhouding door een ander laat doen wil niet zeggen dat jij als ondernemer geen verantwoordelijkheid meer hebt, zelfs als je het laat doen door een professioneel boekhoudkantoor. De belastingdienst stelt dat de verantwoordelijkheid voor de boekhouding ligt bij de ondernemer. Dus als er een fout in je boekhouding of aangifte zit, kun je die niet afschuiven op je boekhouder.
Om te voorkomen dat je in de situatie terecht komt dat de belastingdienst jou verantwoordelijk houdt voor een fout die je boekhouder heeft gemaakt kun je een aantal stappen ondernemen.
- Zorg ervoor dat je zelf enige basiskennis van boekhouden hebt.
- Vraag je boekhouder om uit te leggen wat hij heeft gedaan en waarom.
- Hou zelf ook de deadlines voor aangiftes in de gaten.
- Kies een boekhouder met een goede reputatie, en ga niet alleen op de goedkoopste prijs af.
Offertes opvragen
Voor een zzp’er is een goede boekhouder vinden voor je onderneming van een groot belang, omdat deze gaat over je financiële transacties en omdat hij met je onderneming meedenkt en van advies voorziet. Ben je nog zoekende, dan is het raadzaam om meerdere offertes aan te vragen bij boekhouders, die je aanspreken. Dit kun je eenvoudig én gratis doen via deze link.
