🙋♂️ Wil je meer weten over het opzetten van een goede online boekhouding? Lees dan deze gids: Starten met boekhouden →
Welke onderdelen van de administratie zijn als zzp'er belangrijk? De Belastingdienst vereist een aantal verplichte onderdelen, waarmee je kunt zorgen voor de verplichte ‘deugdelijke administratie die zich makkelijk laat controleren’. Wij zetten die onderdelen voor je op een rij en leggen je uit waar je voor moet zorgen.
Een goede zzp administratie
Het is niet altijd even makkelijk om te bepalen wat een zzp administratie ‘goed’ maakt. Een goede administratie heeft één voornamelijk doel, namelijk zodat de Belastingdienst makkelijk en snel duidelijk inzicht kan krijgen tot de financiële zaken van de onderneming van een zzp’er. Hierdoor is het cruciaal om alle boekhoud gerelateerde zaken zo nauwkeurig bij te houden, zowel de inkomsten als de uitgaven. Daarnaast levert een goede administratie meer overzichtelijkheid zodat de zzp’er makkelijker beslissingen kan nemen. Een goede zzp administratie moet duidelijk zijn voor zowel de eigen bedrijfsuitvoering als het invullen van de aangiften. Zo moet de zzp’er niet alleen snel tot alle financiële plaatjes en gegevens kunnen komen van de onderneming, maar het is ook essentieel voor het invullen van belastingaangiften.
Verplichte onderdelen zzp administratie
De Belastingdienst stelt een aantal onderdelen verplicht binnen de administratie. Het gaat om de basisgegevens voor de boekhouding, waar je in ieder geval voor zal moeten zorgen. Dat mag via een boekhouder, in een boekhoudprogramma, in Excel of volledig handmatig. De manier waarop je de zaken bijhoudt maakt niet uit, zolang je daarmee maar zorgt voor een deugdelijke administratie die makkelijk gecontroleerd kan worden. Zorg in ieder geval voor de volgende onderdelen:
Grootboekadministratie
Dit is de overkoepelende laag over de volledige administratie. Het is de groepering van verschillende posten in de administratie, zoals de in- en verkoopfacturen of de bankrekeningen. Iedere groepering krijgt een eigen nummer, wat de grootboekrekening daarvan is. Samen vormen de groeperingen de volledige administratie.
Debiteuren- en crediteurenadministratie
Het is een overzicht van jouw klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren). Per klant en leverancier dien je bij te houden van wie je nog geld moet ontvangen en wie je aan de andere kant nog bedragen schuldig bent. Dat doe je in combinatie met de in- en verkoopfacturen, die je bijhoudt in de in- en verkoopadministratie.
In- en verkoopadministratie
Dit is het onderdeel van de administratie waarin je de inkoopfacturen van leveranciers verzamelt, net als de verkoopfacturen aan klanten. Je zorgt voor een helder overzicht van de beide soorten facturen, waarvan je bovendien bijhoudt welke er al wel en welke er nog niet zijn betaald.
Voorraadadministratie
Verkoop je goederen of producten? Dan ben je verplicht om minimaal één keer per jaar in kaart te brengen wat de voorraad op dat moment is. Lever je diensten als zzp'er? Dan hoeft dit onderdeel geen deel uit te maken van jouw zzp administratie.
Loonadministratie
Als zzp'er werk je zelfstandig en zonder personeel. Je hoeft geen loonadministratie bij te houden, een verplichting die wel geldt voor andere ondernemers die personeel in dienst hebben.
Administratie opzetten: stap voor stap
Het opzetten van een administratie bestaat uit een aantal stappen. Er komt veel op je al als zelfstandige, dus het is verstandig om dit stap voor stap aan te pakken.
Begin met het openen van een zakelijke rekening. Daarop kun je de betalingen van klanten ontvangen. Tegelijkertijd kun je de rekening gebruiken om zakelijke betalingen aan leveranciers te doen. De zakelijke rekening voorkomt dat zakelijke en privé-betalingen door elkaar lopen, waardoor je makkelijk het overzicht kwijt zou raken.
Bepaal vervolgens of je de administratie voor zzp'ers zelf wilt doen of dat je die liever wilt uitbesteden. Als je er zelf voor wilt zorgen is het verstandig om een boekhoudprogramma te kiezen. Dat bespaart veel tijd en helpt fouten te voorkomen. Zorg er tenslotte voor dat je alle onderdelen van de administratie goed begrijpt, zodat je het voor jezelf makkelijker kunt maken om de belangrijke gegevens bij te houden.
Zorgvuldigheid: tips voor 5 papieren bakken
Hoe je ook wilt zorgen voor de administratie, het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met alle belangrijke onderdelen. Dat geldt voor de grootboekadministratie en voor de debiteuren- en crediteurenadministratie, net als voor de in- en verkoopadministratie met de facturen.
Zodra je net gestart bent lijkt de administratie misschien nog overzichtelijk en eenvoudig. Het kan dan nog weinig kwaad om een keer een factuur te laten slingeren, omdat je die snel weer terug zal vinden. Leer jezelf aan om hier zorgvuldig mee om te gaan. Je hebt daar veel plezier van op het moment dat je meer klanten krijgt en meer facturen verstuurt. Door al vroeg te leren hoe een geordende administratie eruit ziet voorkom je dat je op een later moment het overzicht kwijtraakt.
Veel boekhouders adviseren hun klanten om een ‘bakkensysteem’ te gebruiken. Er is sprake van 5 bakken:
- Bak 1
Hierin bewaar je inkomende facturen, zoals die van een leverancier of op het moment dat je diensten inkoopt. - Bak 2
De bak voor uitgaande facturen, die je verstuurt aan klanten en opdrachtgevers.
Tip: bewaar hier ook de urenlijst bij met de uren die je werkte voor klanten. - Bak 3
Het bakje met bonnetjes, voor kassabonnen en eventuele papieren bankafschriften. - Bak 4
De fiscale bak met gegevens voor de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting. Gebruik je een modelovereenkomst? Ook die hoort hier in. - Bak 5
De laatste bak gebruik je voor contracten en belangrijke juridische documenten, die gaan over afspraken die je maakt met klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
Een digitale zzp administratie
Papieren bakken zijn tegenwoordig niet perse nodig. Veel zzp’ers kiezen steeds vaker voor het achterwege laten van de mappen, balkjes en ordners. In de plaats hiervoor kan de zzp’er gebruik maken van een online portaal. Middels dit portaal worden veel administratieve zaken op automatische wijze bijgehouden zodat de zzp’er op gebruikersvriendelijke wijze makkelijk zelf de administratie bij kan houden. Ook de btw-aangifte en de inkomstenbelasting aangifte kan de zzp’er tegenwoordig makkelijk online doen. Als de zzp’er kiest voor een digitale zzp administratie in tegenstelling tot de papieren bakken methode, dan is een goed back-up systeem zeer cruciaal. Zo kan de zzp’er gedekt zijn mocht er sprake zijn van een crash of andere onvoorziene gebeurtenissen. Een andere manier om de administratie digitaal te bewaren is door het gebruiken van de ‘cloud’. Of een zzp’er nou kiest voor de papieren methode of voor een digitale administratie, de keuze is geheel persoonsgebonden en het belangrijkste is dat de administratie structureel correct is en dat deze voldoet aan de geldige richtlijnen volgens de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen:
Wanneer is het beste moment om de verschillende onderdelen van een zzp administratie op te zetten?
Het beste moment om te starten is nu direct. Het opzetten van de verschillende onderdelen van een goede zzp administratie moet zo vroeg mogelijk worden gedaan, liefst nog voor het starten van de onderneming.
Wat is de beste manier om de administratie bij te houden als zzp’er?
De beste manier is het tijdig bijhouden van alle inkomsten en uitgaven van de onderneming. Bewaar alle bonnen en zorg voor het tijdig betalen van de facturen. Hou daarnaast de btw-aangifte elke maand zo goed mogelijk bij.
Welke methode is het beste? Het papieren bakken systeem of een digitale administratie?
Deze keuze moet de zzp’er zelf maken. Waar de zzp’er voor gaat hangt voornamelijk af van de wensen en behoeften van de ondernemer. De een vindt een digitale administratie makkelijker, terwijl de ander liever met traditionele bakken werkt.
Hoeveel moet een zzp’er gemiddeld betalen voor het opzetten van een digitale administratie?
De meest verstandige keuze is om gebruik te maken van een goed zzp boekhoudprogramma. De kosten voor een boekhoudpakket liggen tussen de €10 en €100 per maand. Hoe meer functionaliteiten, des te hoger te prijs voor het boekhoudpakket.
Benieuwd hoe je het best een bakkensysteem kunt opzetten? Of zoek je advies bij een van de andere onderdelen van de zzp administratie? Boekhouders helpen je er graag mee op weg.
